امروزه هزینه ارتباط با مشتری خیلی کمتر از قبل شده است. تکنولوژی‌های مدرن امکان برقراری ارتباط از طریق ایمیل، فکس، ویدئو کنفرانس، پیام فوری و سایر رسانه‌های الکترونیکی و اجتماعی را فراهم می‌کند. ولی با وجود این تغییرات، هنوز اکثر تعاملات به‌صورت مکتوب انجام می‌شود و معمولاً در قالب اسناد ضبط و ذخیره می‌شود. ازآنجایی‌که این اسناد حاوی اطلاعات مهم مربوط به کسب و کار شما هستند، حفظ امنیت آنها اولویت بالایی دارد. به همین دلیل در این مقاله به شما توصیه‌هایی در مورد نحوه نگهداری سوابق کسب و کار و راهکاری برای ایجاد امنیت در اسناد و مدارک ارائه می‌دهیم.
آرشیو کاغذی یا آرشیو الکترونیکی
همان‌طور که گفتیم علی‌رغم پیشرفت‌های تکنولوژیکی، بیشتر مشاغل برای ثبت، ذخیره و مدیریت اطلاعات هنوز به کاغذ وابسته‌اند. هم‌زمان که یک کسب و کار کوچک در طول سال‌ها رشد می‌کند، ده‌ها هزار سند مختلف هم به مرور ایجاد می‌شود. به‌عنوان‌مثال، دفاتر ثبت حساب‌ها، صورت‌حساب‌ها، کپی چک‌ها، اظهارنامه‌ها، موافقت‌نامه‌ها، نامه‌ها و غیره. برای خیلی از این اسناد، کپی‌های متعددی تهیه و بایگانی می‌شود. کپی‌هایی که ممکن است با گذشت زمان فراموش و یا گم شوند. اسناد اغلب در آرشیوهای کاغذی اسناد ذخیره می‌شوند. این کار می‌تواند برای یک کسب و کار بسیار تهدیدکننده باشد. پس چگونه می‌توان سوابق کسب و کار را ایمن نگه داشت؟ جواب، تغییر روش و استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد است. شاید با آن مخالف باشید و شاید فکر کنید این سیستم‌ها فقط برای سازمان‌های بزرگ طراحی شده است ولی دلایل قانع‌کننده‌ای برای تغییر این تفکر وجود دارد.
در یک سیستم مدیریت محتوای کارآمد:
ساییدگی و پاره شدن اسناد را تهدید نمی‌کند.
کاغذ در برابر شرایط آب و هوایی نامطلوب آسیب‌پذیر است. همچنین سایش و پارگی ناشی از جابه‌جایی مکرر به‌مرور باعث ازبین‌رفتن اسناد و اطلاعات آن می‌شود. احتمال مرطوب یا کثیف شدن اسناد کاغذی وجود دارد. وقتی اسناد را در اتاقی خارج از محل کار ذخیره می‌کنید، کنترل کمتری روی آنها خواهید داشت، زیرا ممکن است مکان ذخیره اسناد مثل دفترتان شرایط مساعدی نداشته باشد. حالا و ازآنجایی‌که اسناد ذخیره‌شده دیجیتالی در برابر فرسودگی آسیب‌پذیر نیستند، بهتر است اسنادی مانند داده‌های مشتریان، قراردادها، صورت‌حساب‌ها، صورتجلسه‌ها و اسناد مهم کسب و کارتان را به شکل الکترونیکی در تمپلیت‌های خاص و در فضایی یکپارچه ذخیره کنید.
پشتیبان‌گیری و بازیابی آسان می‌شود.
ممکن است بپرسید: «در صورت وقوع یک بلای طبیعی و یا هک شدن، حتی این سیستم‌ها هم دچار اختلال می‌شوند، یا حتی ممکن است اسناد به طور کامل از بین بروند. با قبول این فرضیات اسناد من چگونه در چنین شرایطی امن می‌ماند؟» جواب این سؤال در تهیه نسخه پشتیبان از اسناد و به‌صورت آنلاین، نهفته است. اکثر نرم‌افزارهای مدیریت اسناد مبتنی بر ویندوز و یا ابری، امکان پشتیبان‌گیری از اسناد را برای شما فراهم می‌کنند. با این کار در صورت خرابی و یا برخورد با مشکل، می‌توانید اسناد خود را تنها با چند کلیک بازیابی کنید. این کار بسیار ارزان‌تر و ایمن‌تر از تولید مجدد فیزیکی آرشیو اسناد است. در واقع از تمام اسناد شما، نسخه پشتیبانی الکترونیکی گرفته می‌شود. کاری که انجام آن با اسناد کاغذی تقریباً غیرممکن است و یا در صورت انجام، هزینه بسیار بالایی دارد. همچنین این کار فضای فیزیکی زیادی اشغال می‌کند.
کسب و کارتان مستحکم‌تر از قبل می‌شود.
ازآنجایی‌که تهیه نسخه پشتیبان از اسناد ذخیره شده به‌صورت الکترونیکی و بازیابی سریع آنها بسیار آسان است؛ در صورت بروز حادثه، دفتر کوچک شما بدون تلف‌شدن زمان و به‌آسانی می‌تواند به روال کاری سابق برگردد. این موضوع، تصویری ایده‌آل از کسب و کار شما در چشم مشتریان، فروشندگان و سایر طرف حساب‌هایی که با آنها سر و کار دارید ایجاد می‌کند. آنها از کار با شما مطمئن خواهند شد، چراکه می‌دانند حتی اگر مشکلی به وجود بیاید، سوابق آنها نزد شما محفوظ است.
تجربه ذخیره امن محتوا با کلیک مایند
در واقع، اگر اسناد را به شکل الکترونیکی ذخیره کنید، تقریباً آنها را دائمی و غیر قابل تخریب می‌کنید (مگر اینکه تصمیم بگیرید آنها را از بین ببرید، یا از آنها نسخه پشتیبان تهیه نکنید). نکته آخر اینکه تغییر روش به سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد (DMS) احتمالاً بهترین مشاوره‌ای است که می‌توانید در مورد نحوه ایمن نگه‌داشتن سوابق تجاری دریافت کنید. روشی که برای کسب و کارهای کوچک بسیار کاربردی است.
