اگر چه امروزه دیگر خبری از کبوتران نامهبر نیست اما نامهها و نامهبرها همچنان به قوت باقیاند، گاهی حتی بیشتر از قبل با نامهها سرو کار داریم چرا که رسمیترین شکل ارتباط بین سازمانها و شرکتها هنوز همین نامهها هستند. اما ارسال و دریافت نامهها در طولانی مدت، دردسرهایی مثل گم شدن آنها و یا در دسترس نبودنشان دارد. اگر شما هم با مشکلاتی از این دست مواجه هستید تمپلیت نامههای صادره برای رفع مشکل شما طراحی شده است.
چطور از این تمپلیت استفاده کنم؟
1
گام اول: تمامی فیلدها با اهمیت هستند
عنوان نامه صادره، موضوع نامه، تاریخ، شماره دستی، شماره ثبت دبیرخانه و یا اینکه این نامه مربوط به قرارداد خاصی است، اینها همگی جزو فیلدهایی اولیه تمپلیت هستند که لازم است با دقت تمام پر شوند.
2
گام دوم: یک بار برای همیشه انواع نامههایی که با آنها سر و کار دارید را ثبت کنید
در ابتدا و زمانی که قرار است از این تمپلیت در کلیکمایند استفاده کنید، میتوانید انواع نامههایی که احتمالا بیشتر با آنها سر وکار دارید را در قسمت نوع نامهها اضافه کنید؛ بهطور پیشفرض انواع نامه از جمله: نامه درخواست مفاصا حسابِ تامین اجتماعی، نامه پیگیری پرداخت، نامه اعلام شماره حساب نامه و …. هستند، و شما میتوانید دیگر نامههای پرکاربرد مثلا نامه هماهنگی، نامه سازمانی، نامه خبری وهر نامهای که لازم دارید را در اینجا ایجاد کنید.
3
گام سوم : نامههای صادره خودتان را با کددهی اختصاصی کنید
در صورتی که داخل نرمافزار دسترسی ادمین داشته باشید میتوانید با فعال کردن قابلیت کددهی، دسترسی و دستهبندی نامهها را ساختارمند کنید، نمونههای این کددهی میتواند بر اساس الفبایی عددی، فیلدی از فرم،کد حوزه ثبت، کد نسخه اول، کد نسخه قبل، شمارنده نسخه، سال خورشیدی، تعداد موضوعات در سال میلادی جاری و … باشد.
4
گام چهارم : جستجوی پیشرفته و ذخیره زمان
فرض کنید قراراست نامهای را داخل زونکنهای شرکتتان پیدا کنید یا تنها سرنخی که الان در ذهنتان است، بخشی از محتوای نامهایست که بین صدها نامه حبس شده؛ این سرنخ میتواند نامهای با مضمون تاخیر پروژه و یا درخواست پرداخت به شرکتی خاص باشد، قطعا یافتن این نامه به صورت دستی بسیار سخت و زمانبر است، و این کاری است که جستجوی پیشرفته کلیکمایند تنها در کسری از ثانیه انجام میدهد.
5
گام پنجم : استفاده از تمپلیت نامه صادره مناسب شماست
کسبوکارهای کوچک و بزرگ، مراکز پژوهشی و تیمهای چابک و حتی استارتاپها جزو مهمترین سازمانها و شرکتهایی هستند، که میتوانند بیشترین استفاده را از این قالب ببرند.
پیشنمایش تمپلیت «نامه صادره»
تمامی فیلدهای زیر به صورت پیشفرض در این تمپلیت قرار گرفتهاند، یعنی شما میتوانید متناسب با نیازتان هر کدام از آنها را تغییر دهید.
من یک آیتم محتوا هستم.برای ویرایش برروی دکمه کلیک کنید.لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است. چاپگرها و متون بلکه روزنامه و مجله در ستون و سطرآنچنان که لازم است.
من یک آیتم محتوا هستم.برای ویرایش برروی دکمه کلیک کنید.لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است. چاپگرها و متون بلکه روزنامه و مجله در ستون و سطرآنچنان که لازم است.
من یک آیتم محتوا هستم.برای ویرایش برروی دکمه کلیک کنید.لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است. چاپگرها و متون بلکه روزنامه و مجله در ستون و سطرآنچنان که لازم است.