عناصر اصلی تشکیل دهنده یک سیستم بایگانی کارآمد، مکان ذخیره‌سازی، دسترسی و نظم است. انتخاب سیستم مدیریت اسناد (DMS)مناسب، در کسب‌وکارهای کوچک می‌تواند گردش کاری را ساده کند. از طرفی امنیت و بازیابی اسنادی که به علت حوادث مختلف از بین رفته‌اند را افزایش می‌دهد، در وقت صرفه‌جویی می‌شود، خطاها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد. کسب‌وکارهای کوچک برای مدیریت اسناد باید به دنبال راهکاری آسان با این مشخصات باشند: امنیت بالا، قابلیت توسعه، پشتیبانی از مشتریان، اسکن اسناد، کنترل نسخه، بازیابی اسناد از بین رفته، ابزارهای همکاری و قابلیت‌های ادغام. در مورد نرمافزار مدیریت اسناد بیشتر بخوانید.
سازماندهی، عنصر اصلی مدیریت در یک کسب و کار
اگرچه هر شرکتی نیازهای سازمانی منحصربه‌فردی دارد، اما نحوه ردیابی، ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد داخلی می‌تواند تأثیر به‌سزایی در کارایی تیم داشته باشد. همین باعث شده بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک برای راحت کردن فرآیندهای کسب و کار به سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) روی بیاورند.
طیف گسترده‌ای از سیستم‌های مدیریت اسناد که برای کسب‌وکارهای کوچک در دسترس صاحبان مشاغل است، شامل نسخه‌های رایگان و پولی هستند. بااین‌حال، بهترین نرمافزار مدیریت اسناد برای کسب‌وکار شما در درجه اول به کارکردهایی که به آن نیاز دارید بستگی دارد.
برای شناخت هر چه بیشتر شما با این سیستم‌ها و انتخاب صحیح سیستم مدیریت اسناد، با تعدادی از صاحبان کسب‌وکارهای کوچک در مورد مزایا و کارکردهای نرمافزار مصاحبه شده است. نتایج حاصل از این گفتگو را در مقاله پیش‌رو می‌خوانید.
سوال اول: توسعه سیستم بایگانی برای کسب‌وکار کوچک
صرف‌نظر از اندازه‌ی کسب‌وکار شما به یک سیستم بایگانی مناسب برای اسناد نیاز دارید.
به گفته جیم کالینز، مدیرعامل Datamation Imaging Services، عوامل اصلی تشکیل‌دهنده‌ی یک سیستم اسناد مناسب، محل ذخیره، دسترسی و نظم است. در این مصاحبه کالینز گفته: «پرونده‌ها باید در مکانی قرار بگیرند که همیشه در دسترس کارمندان باشند». «پرونده‌ها باید برای دسترسی و بهره‌وری کارآمد سازماندهی شوند که این خود شامل نحوه مشخص کردن فایل‌ها و مدت‌زمان نگهداری آنها هست. پرونده‌ها همچنین باید دارای نظام ساختارمندی باشند تا اطمینان حاصل شود که محتوای مورد نظر در مکان امن و قابل‌اطمینانی قرار می‌گیرند.
نکته مهم در رابطه با ارزیابی و فاکتورهای بایگانی اسناد
گرچه روند کلی بایگانی فایل‌ها برای همه مشاغل مشابه است، اما ارزیابی عوامل خاص و فاکتورهایی مثل بایگانی اسناد بر اساس نام، به‌صورت عددی یا به ترتیب زمانی می‌تواند بسته به فرد متفاوت باشد. شیوه‌ی استفاده از سیستم بایگانی ممکن است در ادارات مختلف متفاوت باشد. به‌خاطر بسپارید زمانی که سیستم را تنظیم کردید، ملزم به پیروی از آن هستید.
اریکا ژیلیاند، بنیان‌گذار Peachy Los Angeles پیشنهاد می‌کند: فرآیندی سیستماتیک همانند ایجاد پوشه‌ها را بر اساس دسته‌های خاص به وجود آورید تا بتوانید از آنها پیروی کنید. وی نمونه‌هایی از دسته‌هایی که برای سیستم بایگانی خود می‌توانید از آنها استفاده کنید را به شرح زیر بیان کرده است:
- پایگاه اسناد مرکزی (به‌عنوان‌مثال، مارک، محتوا، امور مالی، اسناد داخلی، حقوقی، متفرقه)
- پوشه‌های جداگانه شخصی برای مشتریان (به‌عنوان‌مثال، طراحی، آرم، قرارداد، مجموع‌هایی از اطلاعات در مورد سلامت سازمانی/ گزارش پیشرفت کار)
- تحصیلات
- شخصی
- بایگانی‌شده
جارد وایتز، مدیرعامل و بنیان‌گذار United Capital Source، معتقد است: فارغ از سیستم بایگانی که انتخاب می‌کنید، ایجاد الگویی استاندارد برای مشخص‌سازی و ایجاد پرونده‌ها برای انسجام و انطباق همه کارکنان لازم است.
سیستم مدیریت اسناد چیست؟
سیستم مدیریت اسناد بخشی جدایی‌ناپذیر از سیستم بایگانی شماست. نرم‌افزاری جامع است که به شما کمک می‌کند دفتر خود را به یک دفتر بدون کاغذ مبدل کنید. این نه‌تنها برای محیط‌زیست مفید است، بلکه برای تجارت شما نیز مزایایی دارد. داشتن یک نقطه دسترسی به همه اسناد می‌تواند جریان کار را آسان و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
سیستم‌عامل‌های مدیریت اسناد اغلب دارای قابلیت اسکن برای تبدیل اسناد فیزیکی به فایل‌های دیجیتالی هستند. این کار باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود. در غیر این صورت باید وقتتان را صرف ورود اطلاعات به‌صورت دستی به کامپیوتر کنید. علاوه بر اسکن اسناد، اکثر دستگاه‌های مدیریت اسناد به شما این امکان را می‌دهند تا فایل‌های دیجیتالی فعلی خود را وارد یک سیستم واحد کنید. این اسناد می‌توانند فایل‌های پردازش کلمه (واژه‌پردازی)، صفحات وب، پی‌دی‌اف‌ها، تصاویر و سایر موارد باشند.
مجوزها و سطوح دسترسی
پس از واردکردن موفقیت‌آمیز یک سند فیزیکی یا دیجیتالی به سیستم مدیریت اسناد خود، هرکسی که دارای مجوزهای لازم باشد می‌تواند به آن دسترسی پیدا کند. اکثر نرم‌افزارهای مدیریت اسناد به شما امکان می‌دهند مجوزها و محدودیت‌هایی را برای دسترسی و ویرایش اسناد تعیین کنید. این به اعضای تیم امکان می‌دهد که در زمینهٔ اسناد و رسیدگی به نسخه‌های به‌روز شده باهم همکاری کنند.
مزایای سیستم مدیریت اسناد برای کسب‌وکارهای کوچک
دستگاه‌های مدیریت اسناد از طرق دیگری هم برای کسب‌وکارهای کوچک مفید هستند. با مدیریت اسناد بدون کاغذ (دیجیتالی)، این کسب‌وکارها می‌توانند روندهای کاری خود را آسان‌تر سازند، در وقت صرفه‌جویی کرده و خطاها را کاهش دهند.
جیم کالینز معتقد است، امنیت بیشتر و پشتیبان گیری برای بازیابی فایل‌ها در صورت بروز مشکل جزو مزایای اولیه DMS است. این مشاغل به خاطر کوچک بودن فضای اداری موردنیاز خود می‌توانند هزینه اجاره کمتری پرداخته و به دلیل دسترسی فوری به اسناد و مدارک موردنیازشان نیز از افزایش بهره‌وری برخوردار شوند.
جریان سازمانی
دستگاه‌های مدیریت اسناد جریانی سازمانی را ایجاد می‌کند که می‌تواند توسط اعضای تیم پیگیری شود و این خود به نفع تیم است.
وایتز در این رابطه می‌گوید این روند سازمانی بدون کاغذ (دیجیتال) می‌تواند برای کسب‌وکارهای کوچک آزادی و آرامش خاطر به ارمغان بیاورد. وایتز، در میان دیگر صاحبان مشاغل، مقیاس‌پذیری را نیز به‌عنوان یکی از بزرگ‌ترین مزایای DMS ذکر کرد. وایتز اظهار داشت: «کسب‌وکار شما به‌مرور زمان رشد خواهد کرد و داشتن اسناد و مدارک مناسب باعث افزایش سرعت در روند رشد می‌گردند». «اگر شما قصد دارید تجارت خود را به مالکی جدید بفروشید یا خریدی را انجام دهید، باز هم همین امر صدق می‌کند. قراردادن همه داده‌ها در سیستمی واحد زمان‌بر است اما در آینده باعث صرفه‌جویی در زمان انجام کارهای بیشتر می‌شود.»
اگر الان می‌توانید به‌راحتی پرونده خود را به‌صورت دستی مدیریت کنید، دلیل بر اینکه همیشه این‌گونه باشد نیست.
به‌احتمال‌زیاد با افزایش کار در صنعت خود به یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک نیاز خواهید داشت. اگر در اوایل کار، دفتر خود را به دفتری بدون کاغذ(دیجیتال) مبدل کنید، قطعا روند کاری ساده‌تری را تجربه می‌کنید. یک سیستم‌عامل مدیریت اسناد مناسب، همچنین می‌تواند به شما این اطمینان را بدهد که سوابق خود را از دست نمی‌دهید و به اسناد مهم آسیبی نمی‌رسد، چون دیگر نسخه‌های چاپی وجود ندارند.
در سیستم مدیریت اسناد باید در جستجوی چه باشیم؟
پیش از انتخاب سیستم مدیریت اسناد برای کسب‌وکار خود، باید نیازمندی‌های مدیریت اسنادتان را ارزیابی کنید.
بدانید که هر سیستم مدیریت اسنادی متناسب با کسب‌وکارتان نیست، بنابراین شناسایی کارکردهای موردنظرتان به شما کمک می‌کند تا گزینه‌های انتخابی خود را محدود کنید.
مقیاس‌پذیری و کارکردهای پیشرفته
علاوه بر نیازهای فعلی خود، حتماً فهرستی از کارکردهای پیشرفته‌ایی که بعدها مدنظر دارید با گسترش کسب‌وکار خود پیاده‌سازی کنید، تهیه کنید. انتخاب نرمافزار مدیریت اسنادی که بتواند همراه با تجارت شما ارتقا یابد ضروری ست، در غیر این صورت مجبور خواهید بود نرمافزار خود را تغییر دهید.
امنیت و بازیابی اطلاعات
اولین کارکردی که در سیستم مدیریت اسناد باید در پی آن باشید امنیت است. بایگانی کردن تمامی اسناد به‌صورت دیجیتالی آخرین موردی است که باید مدنظر قرار دهید و مورد بعدی مسئله جداسازی و دسته‌بندی داده‌هاست. به‌دنبال نرم‌افزاری باشید که تأکید زیادی بر محافظت از اطلاعاتتان داشته باشد.
به گفته‌ی وایتز راهکاری بیابید که دارای برنامه‌ی امنیتی باشد اما در صورت لزوم انعطاف‌پذیر باشد. اگر در صنعتی کاملاً نظارتی مانند امور مالی یا پزشکی فعالیت می‌کنید مطمئنا به‌عنوان اولویتی اصلی به امنیت نیاز دارید.
قابلیت استفاده
کالینز علاوه بر امنیت، سهولت استفاده و به‌روز بودن را به‌عنوان ویژگی‌های اصلی ذکر کرد. شما باید بتوانید به‌آسانی به پرونده‌های خود دسترسی یافته، آنها را مدیریت و اداره کنید. در رابطه با منابعی که برای DMS خود اختصاص می‌دهید، واقع‌بین باشید. اگر منابع زیادی ندارید، کالینز توصیه می‌کند به‌جای استفاده از راهکارهای مدیریت داخلی در جستجوی استفاده از دستگاه‌های مدیریت اسناد تحت وب باشید.
همکاری و ادغام
ازآنجایی‌که به‌احتمال‌زیاد بخش‌های مختلفی برای استفاده از سیستم مدیریت اسنادتان در سایر شرکت‌ها دارید بنابراین Gilliand اظهار داشته که یک DMS باید دارای قابلیت همکاری و ادغام باشد. به دنبال کارکردهایی مانند ویرایش درلحظه و در زمان واقعی، ابزارهای اشتراک فایل، ادغام با سایر افزونه‌ها و امکان افزودن یا محدود کردن دسترسی کاربران به برخی اسناد باشید.
کنترل نسخه
ژیلیاند همچنین کنترل نسخه را به‌عنوان یکی دیگر از جنبه‌های اصلی مدیریت اسناد ذکر کرده است. مهم است که همیشه آخرین نسخه‌های یک سند را در فایل اسناد داشته باشید، حتی اگر در حال مشاهده و یا ویرایش آن هستید. به گفته‌ی ژیلیاند داشتن قابلیت بارگیری اسناد در فرمت‌های دیگر و بازگشت به نسخه‌های قدیمی از «تاریخچه اطلاعات» برای کسب‌وکارهای کوچک بسیار ضروری و مهم است؛ زیرا اغلب اوقات فردی چیزی را حذف می‌کند و بازگشت به نسخه قبلی می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت و جلوگیری از دردسر شود.
وایتز افزود که صاحبان کسب‌وکارهای کوچک باید از وجود فایل‌های ورودی و خروجی، برای ردیابی آخرین بازدید یا ویرایش محتوا اطمینان حاصل کنند. این کار احتمال خطاهای تجاری را می‌تواند کاهش دهد. وایتز همینطور اظهار داشت: «این آخرین چیزی که شما نیاز دارید، چرا که فرض کنید یک کپی قدیمی از نقش‌هایی مهندسی را به کسی بسپارید و او با توجه به نسخه اشتباه کار را به درستی انجام ندهد؛ پس اینجاست که به اهمیت نگهداری نسخه‌های قدیمی درست پی می‌برید.
هزینه سیستم مدیریت اسناد چقدر است؟
قیمت‌گذاری نرمافزار مدیریت اسناد بسته به نوع میزبانی شما و تعداد افراد موردنظری که به دسترسی نیاز دارند، متفاوت باشد. کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند از بین نرم‌افزارهای میزبان ابری یکی را انتخاب کنند. هرکدام از این گزینه‌ها مزایا و معایب مخصوص به خود را داراست.
دستگاه‌های مبتنی بر فضای ابری:
- نرمافزار مدیریت اسناد مبتنی بر ابر معمولاً انعطاف‌پذیر است. به‌طور متوسط با اشتراک ماهیانه، 40 تا 250 دلار در ماه شارژ می‌شود. بهترین برنامه‌های (ابری) مبتنی بر ابر شامل پشتیبانی فنی و به‌روزرسانی است. کسب‌وکارهای کوچک معمولاً بیشترین بهره را از نرمافزار مدیریت اسناد ابری میزبان می‌برند.
نرم‌افزارهای On-premise:
- راهکارهای مدیریت اسناد On-premise به این صورت است که معمولاً هزینه اولیه به‌اضافه اشتراک سالانه برای پشتیبانی فنی و بروز رسانی‌های نرمافزار نیاز است. آنها به‌طور متوسط حدود 1000 دلار به ازای هر کاربر، به‌علاوه هزینه اشتراک سالانه تقریباً 20% از هزینه‌های اولیه را می‌پردازند.
تعداد کاربرانی که به دسترسی نیاز دارند می‌توانند تأثیر شگرفی بر کل هزینه‌ها بگذارند، زیرا اشتراک‌های ماهانه به‌طورمعمول برای هر کاربر در هرماه قیمت‌گذاری می‌شود. اکثر شرکت‌های DMS طرح‌های طبقه‌بندی‌شده در سطوح مختلفی از کاربرد و پشتیبانی را ارائه می‌دهند. بنابراین بهترین برنامه برای تجارت و صنعت‌کاری شما به نیازمندی‌های شما بستگی دارد.
نیازهای خاص کسب‌وکارهای کوچک در زمان استفاده از DMS چیست؟
گرچه بسیاری از ویژگی و کارکردهای DMS، برای کسب‌وکارهای خرد و کلان در هر صنعتی لازم است، اما چند ویژگی قابل‌توجه وجود دارد که کسب‌وکارهای کوچک باید به‌طور خاص مورد توجه قرار دهند:
- پشتیبانی مشتریان
- قابلیت بارگذاری دیجیتال
- مقیاس‌پذیری (توسعه‌یابی)
- امنیت و بازیابی اطلاعات مخدوش شده / ازدست‌رفته
- سهولت در استفاده
اگر شما صاحب یک تجارت کوچک هستید، احتمالا تیم IT کامل و آماده‌ایی برای عیب‌یابی و پشتیبانی از سیستم مدیریت اسناد خود ندارید. پس نرمافزار مدیریت اسنادی که دارای تیم پشتیبانی خوب برای تأمین نیازهای پشتیبانی شما باشد، بیابید.
به گفته وایتز شما به نرم‌افزاری نیاز دارید که بتواند تمام اطلاعات شمارا به‌سرعت بارگذاری کرده و از رشد مورد انتظار شما، حمایت و پشتیبانی کند. وی همچنین گفت: تایپ دستی تمامی پرونده‌هایی که در حال حاضر دارید دیر یا زود تبدیل به کابوس وحشتناکی خواهد شد. بنابراین بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که قابلیت اسکن با روشی آسان برای به‌روز کردن آنچه در حال حاضر دارید و آنچه می‌خواهید به آن دست‌یابید را داشته باشد. مطمئن باشید آنچه امروز برای آن سرمایه‌گذاری می‌کنید در حین رسیدن به اهدافتان از شما حمایت خواهد کرد.
امنیت و بازیابی اطلاعات
یافتن سیستم مدیریت اسناد (DMS) امنی که دارای ویژگی‌های امنیتی و بازیابی اطلاعات ازدست‌رفته باشد امری ضروری است.
کالینز گفت که یک DMS می‌تواند سیستم بازیابی اطلاعات با هزینه مقرون‌به‌صرفه برای اطلاعات مهم و داده‌ها فراهم کنند.
با رشد کسب‌وکارتان شما باید کارکنان جدیدی را برای استفاده از سیستم مدیریت اسناد خود آموزش دهید. اگر سیستم مدیریت اسناد شما در عملکرد، اداره و درک ساده باشد؛ آنگاه آشنایی (آنبوردینگ) کارکنان و آموزش آنها امری ساده‌تر خواهد بود.
کالینز بر این باور است که باورهای بسیار غلطی در رابطه با سیستم مدیریت اسناد وجود دارد. اصلی‌ترین آن پیچیده بودن این سیستم‌هاست درحالی‌که به‌راحتی می‌توان گفت که چنین چیزی واقعیت ندارد. یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) خوب بسیار ساده است و استفاده از آن هم همینطور آسان است. استفاده از سیستم ابری راهی عالی برای دسترسی به مطالب برای کارمندانی ست که ممکن است در مکان‌های مختلفی حضورداشته باشند چه دورکار باشند و چه در مسافرت بسر ببرند.
برای یافتن بهترین سیستم مدیریت اسناد برای کسب‌وکارهای کوچک، تحقیق کردن اولین امر لازم و ضروری است. پس قبل از هر چیز اطلاعاتی در مورد این سیستم ها به دست بیاورید. از نسخه‌های آزمایشی نرم‌افزارها استفاده کنید تا بتوانید در مورد عملکرد نرمافزار از منظر قابلیت استفاده، کاملاً مطمئن شوید. چرا که ممکن است همه‌چیز روی کاغذ عالی به نظر برسد اما سیستم بصری نبوده و اداره کردن آن ساده نباشد. و در نهایت از داشتن نرمافزار مدیریت اسنادی که شبیه همکاری دقیق و قابل اعتماد است لذت ببرید.
منبع: www.business.com
