پایگاه دانش داخلی چیست؟
پایگاه دانش داخلی (Knowledge Base) برای این ایجاد می‌شود که در صورت نیاز به دانش (خصوصی یا محرمانه)، در دسترس اعضای تیم باشد. این پایگاه دانش باید تا حد امکان اطلاعات و مستنداتی داشته باشد که با حداقل وقفه ممکن بتواند کمک و راهنمای کارمندان باشد. تیم‌های موجود در یک شرکت معمولا از پایگاه‌های دانش داخلی خاصی برای رفع نیازهایشان استفاده می‌کنند. بااین‌حال بهترین روش، ایجاد پایگاه دانش مرکزی است. این پایگاه شامل اطلاعاتی از کل شرکت است و کمک می‌کند اختلاف نظرها کاهش پیدا کرده و همکاری تیمی ارتقاء یابد.
چه نوع اطلاعاتی در پایگاه دانش شرکت ثبت می‌شود؟
اگر پایگاه دانش مرکزی داشته باشید هر تیم می‌تواند پایگاه‌های دانش مختص به خود را داشته باشد. این پایگاه برای دستیابی به دانش و اطلاعات موردنیاز کارمندان استفاده می‌شود تا در انجام وظایف تیم به آنها کمک کند.
یک پایگاه دانش می‌تواند شامل اطلاعاتی از قبیل موارد زیر باشد:
- اطلاعات شرکت: آدرس دفاتر، نماد(های) سهام، مخاطبین، مطبوعات و وب‌سایت‌ها؛
- مزایا: هدایای موجود، نحوه و زمان ثبت‌نام و شروع دوره‌های ثبت‌نام؛
- پذیرش سازمانی (آنبوردینگ): انتظاراتی که کارمندان جدید در هفته‌های اول ورود باید از سازمان داشته باشند، فناوری‌هایی که به آنها مربوط می‌شود، اینکه نحوه‌ی انجام کارها به چه صورت است و اینکه باید به چه کسانی برای پرسش سؤالاتشان مراجعه کنند؛
- کمک فنی: خدمات کامل مرتبط با اطلاعات IT، امنیت دستگاه پایه؛
- ساختار سازمانی: سلسله‌مراتب فرماندهی، فرایند رشدکار و جایی که تیم‌ها به آن تعلق دارند؛
- اطلاعات و رکوردهای مالی: نحوه دستیابی به فیش‌های حقوقی، اسناد مالیاتی و همچنین بررسی چرخه سالانه اطلاعات مالی؛
- تقویم‌ها: فهرست تعطیلات شرکت و تاریخ‌های مهم؛
- تحقیقات بازار: مقالات خارجی، اطلاعات رقابتی و قیمت‌گذاری؛
- اطلاعات محرمانه: به‌روزرسانی‌های فرآیند داخلی (موقت یا دائمی)، راهکارهای جایگزین واعلان‌های شرکت.
در سازمان‌ها برای سهولت اشتراک‌گذاری دانش، اطلاعات باید در سطح آگاهی و نیاز افراد تیم باشد. به‌عنوان‌مثال کارشناس پشتیبانی مشتریان، به سؤالات متداول مشتریان و داده‌های مصرفی آنها نیاز دارد. از طرفی مدیریت حسابداری به داده‌های مصرفی و مالی نیازمند است و تیم مهندسی به داده‌های ناشناس(anonymized)؛ درنتیجه دسترسی به ابزارها و اطلاعات مختص مهندسی هم مستلزم مستندات خاص خود است. ازاین‌رو، بنابر چنین نیازهای منطبق و متفاوتی؛ پایگاه دانش یک شرکت باید هم انعطاف‌پذیر و هم قابل گسترش باشد، و سرمنشاء آن باید استراتژیهای مدیریت‌دانش و حرکت آن به سمت تاکتیکهای سازمان باشد. ولی نکته با اهمیت اینجاست که این مقالات از سطح پایین سازمان شکل می‌گیرد و به سمت استراتژیهای بالادستی حرکت می‌کند. پس باید برای شکل‌گیری هرچه بهتر پایگاه دانش، بین این دو سطح تعادل ایجاد شود.
چگونه پایگاه دانش داخلی ایجاد کنیم؟
1. می‌خواهید چه چیزی را حل کنید.
اگر در درجه اول نگاهی به اشتراک گذاری دانش و اطلاعات در زمان حال بیندازید، پایگاه دانش همان چیزی است که باید به آن بپردازید؛ و اگر به دنبال آموزش‌های گه‌گاه هستید، احتمالاً خواستار در نظر گرفتن سیستم مدیریت یادگیری (Learning Management System) هستید.
2. ایجاد استراتژی مدیریت دانش
استراتژی مدیریت دانش برنامه‌ای خاص برای کمک به سازمان شما در مدیریت اطلاعات، داده‌ها و دانش در جهت منافع سازمان و سهامداران است. قبل از اینکه پایگاه دانش ایجاد کنید برنامه خودتان را مشخص کنید.
3. برنامه‌ای کاربردی ایجاد کنید
در اصل اجرای مدیریت دانش، تمرینی برای مدیریت تغییر است در عین حال عملی‌ست که شامل راه‌حل‌های خاص خود است. همانطور که اشتراک‌گذاری دانش، مدیریت تغییر را آسان‌تر می‌سازد. قبل از نوشتن مقاله‌ایی یکتا، پایه و اساس دانش خود را بر اساس شکل‌دهی برنامه‌ای موفقیت آمیز بسازید.
4. یک نرم‌افزار پایگاه دانش انتخاب کنید
شش نوع پایگاه دانش اصلی و مهم وجود دارد. اگر سؤالات متداول(FAQ)، سند، وب‌سایت یا بستر جدیدی را انتخاب می‌کنید، اطمینان حاصل کنید که منافع و چالش‌های مربوط به هر کدام را درک می‌کنید.
5. پایگاه دانش خود را ایجاد کنید!
سعی می‌کنیم راهنمایی‌های ساده‌ای برای ایجاد پایگاه دانش ارائه دهیم تا متوجه شوید چگونه می‌توان پایگاه دانش داخلی ایجاد کرد. پایگاه دانش داخلی باید به روشی بصری ساخته شود. این طراحی باید به‌منظور تأکید بر سهولت دسترسی و قابلیت کشف باشد؛ نه‌فقط برای ذخیره‌ی اطلاعات. با درنظرگرفتن چنین روشی، ساختار سلسله‌مراتب فقط از این نظر حائز اهمیت است که قالب‌بندی/ فرم‌دهی اطلاعات را آسان‌تر می‌سازد. اطلاعات مرتبط باید از طریق هایپر‌لینک یا برچسب‌گذاری و یا هر دو به هم متصل شوند، تا بستر کامل و جامع‌تری تشکیل شود. بیاد داشته باشید هر ساختاری که برای شرکت شما مفید باشد، همان چیزیست که باید از آن استفاده کنید.
نحوه‌ی نگارش مقاله‌ی پایگاه دانش داخلی
مهمترین نکته‌ای که هنگام ایجاد یک پایگاه دانش داخلی باید به خاطر بسپارید، حفظ مطالب مرتبط، قابل‌فهم و قابلیت دسترس است. اطلاعات باید کوتاه و مرتبط باشد تا از اشتباه در تفسیر آن جلوگیری شود. تا حد امکان، از پنهان کردن و نگهداری اطلاعات به مدت طولانی در صفحاتی با چندین موضوع یا مدرک(سند)، خودداری کنید.
تا جایی که می‌توانید اطلاعات مربوط به یک موضوع را ایجاد و موضوعات مرتبط را به هم پیوند دهید، با متمرکز کردن هر مقاله تا آنجا که ممکن است، جستجو را ساده‌تر کنید تا خواننده برای یافتن پاسخ، لازم نباشد چندین پاراگراف (یا صفحه) را موردبررسی قرار دهد.
