هدف اصلی سیستم مدیریت دانش بهبود راندمان و بهره‌وری سازمان و حفظ دانش در شرکت است. غالباً مدیریت دانش اشاره به آموزش و یادگیری در یک سازمان یا از مشتریان آن دارد. مدیریت دانش شامل چرخه ایجاد، به اشتراک‌گذاری، ساختاردهی و بازبینی دانش به‌منظور افزایش اثربخشی دانش جمعی یک تیم یا سازمان است.
ایجاد فرآیند مدیریت دانش نیازمند وجود مدیر دانشی کار بلد است برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید مقاله مدیر دانش کیست و چه وظایفی دارد؟ را مطالعه کنید.
3 حوزه اصلی در سیستم مدیریت دانش
- گردآوری/ دانش
- ذخیره دانش
- به اشتراک‌گذاری دانش
هدف از مدیریت دانش، یادگیری سازمانی و ترویج فرهنگ یادگیری در محیطی‌ست که از اشتراک‌گذاری دانش حمایت می‌شود و چنین محیطی برای کسانی که به دنبال یادگیری و پیشرفت بیشتر خود هستند فضای مساعدی فراهم می‌کند.
توجه کنید که وقتی به مدیریت دانش می‌اندیشید، در نظر داشتن انواع دانش و امکان اشتراک‌گذاری این دانش در داخل سازمان حائز اهمیت است.
دانش آشكار و ضمني در مدیریت دانش
دانش ضمني، ادراکی بوده و در روحيه، روان و درك انسان‌ها پنهان است، ازاین‌رو، تجزیه‌وتحلیل و طبقه‌بندی آن مشکل است. تفکر خلاقانه و درک زبان بدن، نمونه‌هایی از دانش ضمنی هستند.
دانش آشکار، اطلاعاتی ست که به‌راحتی تجزیه‌وتحلیل، طبقه‌بندی و آموزش داده می‌شود مانند نحوه تغییر تونر در چاپگر و یا معادلات ریاضی. برای اطلاعات بیشتر در زمینه انواع دانش مقاله انواع دانش در مدیریت دانش چیست؟ (دانش آشکار، ضمنی، آشکار شدنی و…) را مطالعه کنید.
مدیریت دانش موفقیت‌آمیز عملکرد سازمان را از چند جهت بهبود می‌بخشد. به طور مثال سعی دارد دانش تخصصی کارکنان را حتی بعد از استعفا و یا خروج آنها از شرکت حفظ کند یا استفاده نشدن دانش توسط کارمندانی که می‌توانستند از این دانش بهره ببرند را نشان دهد. مدیریت دانش، آگاهی محیطی را افزایش می‌دهد. به کمک مدیریت دانش درهای جدیدی برای یادگیری از روش‌ها و درس‌آموخته‌ها و نهایتاً بهبود کل تیم یا سازمان به روی شما باز می‌شود.
چرا مدیریت دانش مهم است؟
مدیریت دانش از این لحاظ حائز اهمیت است که باعث افزایش کارایی در تصمیم‌گیری یک سازمان می‌شود. زمانی که کارکنان به تمام تخصص و خبرگی مورد نیازشان که در سراسر سازمان پراکنده است دسترسی داشته باشند، تبدیل به کارکنان هوشمندی می‌شوند که قادرند تصمیمات سریع و آگاهانه بگیرند. تصمیماتی که منجر به منفعت سازمان شود.
علاوه بر این پرورش نوآوری و خلاقیت در سازمان آسان‌تر شده، مشتریان سریع‌تر به پاسخ سؤالات و راه‌حل مشکلات خود می‌رسند می‌شوند و حتی ترک سازمان توسط کارکنان کاهش می‌یابد.مدیریت دانش هرساله اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. بازارها (مارکت پلیسها) هر روز رقابتی‌تر از قبل می‌شوند. اگر در این بازار رقابتی روبه رشد خواهان شناسایی سریع‌تر مسائل هستید و می‌خواهید به‌سرعت به اطلاعات و نوآوری‌های جدید پاسخ دهید، یکی از بهترین و کاربردی‌ترین روش‌ها این است که تیم یا سازمان خود را به روشی بسازید که هوشمند و انعطاف‌پذیر باشد.
دلایل شرکت‌ها برای استفاده از فرآیند مدیریت دانش
- ادغام یا خرید که بین تیم و یا شرکت‌ها اتفاق میافتد، ضرورت مدون کردن دانش و انگیزه تیم‌ها برای اشتراک‌گذاری دانش تخصصی را بالا می‌برد.
- بازنشستگی ناگهانی و غیرقابل‌پیش‌بینی کارمندان خبره، ضرورت ضبط و حفظ دانش تخصصی آنها را دوچندان می‌کند.
- نیاز مبرم به استخدام‌های آتی در شرکت یا تیم شما، ضرورت استفاده از مدیریت دانش برای کمک به آموزش کارمندان جدید یا همان آنبوردینگ را نشان می‌دهد.
مزایای سیستم مدیریت دانش
- محیط کار کارآمد و بهره‌ور
- تسریع و بهبود تصمیم‌گیری
- افزایش همکاری بین کارمندان (collaboration)
- بهینه‌سازی مراحل آنبوردینگ (Onboarding) و آموزش کارمندان تازه‌وارد
- افزایش رضایت و شادی کارکنان به‌واسطه ارزش نهادن به دانش، آموزش و نوآوری
جالب است بدانید برای شرکت‌هایی که قصد دارند سهم بازار و عملکرد مالی بهتری به دست بیاورند مدیریت دانش ابزاری مهم بشمار می‌رود.
مدیریتِ دانشِ تیم یعنی کلیک مایند
مثال‌ها و به‌روش‌ها مدیریت دانش
بسته به نیازمندی‌های هر تیم یا شرکت، مدیریت دانش متفاوت خواهد بود. در زیر به شرح متداول‌ترین کاربردهای مدیریت دانش می‌پردازیم.
1. آموزش و راهنمایی گام‌به‌گام، پرسش و پاسخ و جستجوی خبره‌ها.
در همه این نمونه‌ها انتقال مستقیم و بی‌واسطه دانش از دارنده دانش و از طریق راهنمایی گام‌به‌گام، جلسات آموزشی، گفت‌وگوی آنلاین و بحث‌های گروهی و یا روش‌های دیگر صورت می‌گیرد. برای اینکه در تیم یا سازمان خود از چنین روش‌هایی استفاده کنیم باید جدولی آماده شود که در آن مشخص باشد چه فردی چه موضوعاتی را بلد است.
مزایا:
- پرسش‌ها سریع‌تر به پاسخ می‌رسند؛
- در صورت عدم درک مطلب دسترسی به توضیحات بیشتر وجود دارد؛
- از خرد جمعی به بهترین شکل استفاده می‌شود مانند اتفاقی که در جلسات طوفان فکری میافتد؛
- یادگیری رو در رو باعث افزایش یادگیری در افراد می‌شود.
معایب:
- زمان زیادی از دارنده دانش می‌گیرد و ممکن است از کارهای خود عقب بماند؛
- ایجاد و نگهداری سیستمی که بتوان با آن افراد خبره را پیدا کرد زمان‌بر است؛
- ازآنجاکه در این حالت انتقال دانش بین افراد اغلب حالت کلامی و شفاهی دارد مستندسازی و ذخیره‌سازی آن برای استفاده در آینده دشوار است؛
- احتمال از دست رفتن دانش با ترک کار دارنده دانش/ از شرکت وجود دارد.
2. مستندات، راهنماها، دستورالعمل‌ها (خط‌مشی‌ها)، سؤالات متداول و آموزش‌های ویدئویی
این مدل از ارتباطات/ مکتوب برای ذخیره‌سازی و انتقال دانش بسیار مؤثر است. یک سیستم مدیریت دانشِ مبتنی بر متن، به دسته‌بندی و پیمایش موضوعات نیازمند است و در اکثر موارد، متا دیتا کمک بزرگی برای این امر محسوب می‌شود.
مزایا:
- آرشیو و ذخیره‌سازی به‌سادگی انجام می‌شود؛
- اشتراک‌گذاری به‌صورت آنلاین آسان می‌شود؛
- دانش افراد مختلف در مورد جنبه‌های مختلف یک پدیده به‌سادگی تجمیع می‌شود؛
- به خاطر سازمان‌دهی خوب دسترسی سریع به اطلاعات امکان‌پذیر است.
معایب:
- برای ایجاد مستندات زمان زیادی نیاز است؛
- درصورتی‌که دانش به‌درستی سازمان‌دهی نشود، پیدا کردن آن برای کاربران بسیار سخت می‌شود؛
- دانش باید دائماً به‌روزرسانی شود؛
3. انجمن‌ها (فروم)، اینترانت‌ها و فضاهای همکاری
امکانات آنلاین ازاین‌دست، زمینه گفتگو و گردهم آمدن دارندگان دانش را فراهم می‌کند. موضوعات و مباحث گروه‌ها را می‌توان بر اساس موضوع، سطح تخصص یا شاخصه‌هایی دیگر دسته‌بندی کرد.
مزایا:
- همکاری محرک نوآوری است؛
- صرف‌نظر از موقعیت جغرافیایی، می‌توان افراد خبره را دورهم جمع کرد؛
- با برقراری ارتباط بین تیم‌های دور کار، کار گروهی و انتقال دانش بهتر می‌شود.
معایب:
- به دلیل لزوم ارتباطات کلامی در این روش فضای کاری شلوغ و پرسروصدا می‌شود؛
- به دلیل باز بودن دست افراد در انتشار محتوا امکان صحه‌گذاری وجود ندارد؛
- جستجوی در میان تعداد زیادی پیام و موضوع برای یافتن پاسخ‌های مرتبط، وقت‌گیر است.
4. محیط‌های یادگیری
بیشتر اوقات اگر بتوانید در تیم خود فرهنگ یادگیری را حاکم کنید، به‌طور خودکار افراد هم به یادگیری و توسعه توانمندی خود اهمیت بیشتری خواهند داد. در چنین محیطی، وجود ابزارهای مدیریت دانش خصوصاً سیستم‌های یادگیری (مثل آموزش الکترونیکی) نقش مهمی پیدا می‌کند.ابزارهایی مثل سیستم‌های مدیریت یادگیری (LMS) و سیستم‌های مدیریت محتواهای یادگیری (LCMS) در این جنبه از مدیریت دانش مهم خواهند بود چون امکان به اشتراک‌گذاری دانش را در قالب بسته‌های آموزشی الکترونیکی فراهم می‌کنند.
مزایا:
- توسعه فردی کارمندان بر اساس خواست و اراده خودشان شکل می‌گیرد؛
- مسیرهای آموزشی مختلف قابل‌تعریف و اجراست؛
- به دلیل ساختارمند بودن موضوعات دسترسی به آنها آسان است.
معایب:
- نیاز به تلاش زیادی برای ساخت و نگهداری دارد؛
- نیاز هست که محتوای آموزشی به شکل مداوم ایجاد و به‌روزرسانی شود.
5. مطالعات موردی
زمانی که نیاز است راهنمایی جامع در مورد موضوعی خاص ایجاد شود، از این مطالعات که دقت بالایی دارد استفاده می‌شود. با نگاهی به اقدامات انجام‌شده، نتایج حاصل از این اقدامات و درس آموخته‌ها می‌توانند بسیار ارزشمند بوده و امکان مستند و آرشیو سازی کامل درس آموخته‌ها فراهم می‌شود.
مزایا:
- امکان مستندسازی و بایگانی درس آموخته‌ها را فراهم می‌کند.
- اشتراک‌گذاری به‌آسانی انجام می‌شود؛
- برای انتقال اطلاعات پیچیده بسیار مؤثر و کارا است.
معایب:
- نیازاست زمان و مهارت زیادی / برای ایجاد چنین مستندی به کار گرفته شود.
- به دلیل خاص بودن دانشی که در آن گنجانده‌شده برای استفاده گسترده مناسب نیست (قابل‌تعمیم) نیست.
مدیریتِ دانشِ تیم یعنی کلیک مایند
سیستم مدیریت دانش چیست؟
سیستم‌های مدیریت دانش راه‌حل‌های مبتنی بر فناوری اطلاعات هستند که امکان ذخیره‌سازی و بازیابی اطلاعات ذخیره‌شده تیم یا شرکت شما را فراهم می‌سازد و امکان همکاری بهتر و حل کارآمدتر مشکلات را فراهم می‌کنند. همان‌طور که در بخش‌های قبلی هم اشاره شد، بسته به اولویت‌ها، نیازها و نوع کسب‌وکار شما، انواع مختلفی از سیستم‌های مدیریت دانش وجود دارد:
نمونه‌هایی از سیستم مدیریت دانش عبارت‌اند از:
پایگاه دانش (Knowledgebase):
در یک پایگاه دانش، کلیه اطلاعات، دسته‌بندی‌ها و نکات مرتبط با یک یا چند حوزه کاری، فرایند، محصول یا خدمات جمع‌آوری می‌شود؛ این اطلاعات باید به‌روز بوده و به‌خوبی قابل جستجو و مطالعه باشد. این پایگاه دانش می‌تواند در اختیار کارکنان، مشتریان، ایجنت‌های مرکز تماس و … قرار گیرند تا مطمئن باشیم همه برای حل مسائل و پاسخ به سؤال‌ها به یک نسخه معتبر و واحد از اطلاعات دسترسی دارند. برای اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانید مقاله پایگاه دانش داخلی سازمان چیست و چه کارایی دارد؟ را مطالعه کنید.
پایگاه بازخوردها (Feedback database):
همه افراد مؤثر در پروسه تولید و فروش محصول از طراحان گرفته تا فروشندگان و مشتریان، می‌توانند بازخورد خود را با سازمان به اشتراک بگذارند و همه افراد مرتبط با آن موضوع می‌توانند به این بازخوردها دسترسی یابند به‌این‌ترتیب آنها با توجه به اطلاعاتی که در اختیارشان قرار دارد، به‌سرعت می‌توانند تغییرات مطلوبی ایجاد کنند.
گزارش‌های تحقیقاتی:
در پروژها یا ایده‌های درحال‌توسعه، شرکت یا تیم در بازار و بین مشتریان به تحقیق و تفحص می‌پردازد تا دریابد نیاز بازار چیست، چه رده‌هایی از بازار هنوز اشباع‌نشده است و بازار چه روندهایی را در پیش دارد. فایل‌ها و نتایج مرتبط با این تحقیقات داخل تیم به اشتراک گذاشته می‌شوند تا به همه‌ی بخش‌ها امکان استفاده از تحقیقات انجام‌شده داده شود.
آرشیو اسناد پروژه:
یکی از مواردی که همیشه در پروژه‌ها دیده می‌شود نیاز به اطلاعات پروژه‌ها یا فعالیت‌های مشابه پیشین است. آرشیو اسناد پروژه به تیم یا شرکت شما کمک می‌کند مستندات و فایل‌های تولیدشده در پروژه‌های خود را به‌خوبی سازمان‌دهی کنید تا تیم شما بتواند هم در پروژه حاضر هم در پروژه‌های بعدی به‌سرعت به آنها دسترسی داشته باشد و استفاده کند.
سیستم‌های درس آموخته:
درس آموخته‌ها نکات ارزشمندی هستند که تیم شما از شکست یا موفقیت در انجام فعالیت‌ها یاد می‌گیرد و نقش مهمی در موفقیت یا شکست‌های آتی تیم شما دارد. برای همین نگهداری و استفاده مرتب از آنها عملاً راندمان تیم شما را طرز شگفت‌انگیزی افزایش می‌دهد، خصوصاً در مقاطع حساسی مثل رشد تیم‌ها یا اضافه شدن افراد. درس آموخته‌ها را می‌توان به دو نوع درس آموخته سنجه محور و درس آموخته حادثه محور تقسیم کرد.
درنهایت این شما هستید که بعد بررسی مزایا و معایب مرتبط با ابزارهای مدیریت دانش یکی را انتخاب کرده و از آن بهره می‌برید در ضمن داشتن نرم‌افزار مدیریت دانش هم‌راستا با انتخاب هرکدام از این موارد می‌تواند در پیشبرد اهداف مدیریت دانش و محتوای تیم بسیار تسریع‌کننده باشد.
منبع: www.valamis.com
