تقریباً 80 درصد متخصصان حوزۀ فناوری اطلاعات (IT) معتقدند که حرکت به سمت فضای ابری، بهرهوری آنها را بهبود بخشیده است. در این مقاله به جزییات این ادعا میپردازیم. راههای زیادی وجود دارند که سبب میشوند به کمک آنها، هرچه بیشتر از منابع شرکتتان بهره ببرید. میتوانید مستعدترین افراد را استخدام کنید (تاثیر گذاری و کارآمدیِ کارمندان برتر هشت برابر بیشتر از سایر عوامل است). میتوانید تعاملتان را با کارمندانتان بهبود ببخشید (شرکت هایی با کارمندانِ دارایِ دلبستگیِ شغلی، 17 درصد بهره وری بالاتری دارند) و یا حداقل، عوامل ایجاد کنندۀ فاصلۀ میان خود و کارمندانتان را از میان بردارید. همواره با اجرای تغییراتی نظیر به حداقل رساندن جلسات، ارتقای امنیت روانی و حتی طراحی مجدد فضای اداری، میتوانید ثمربخشیِ ساعات کاری را چندین برابر کرد.
در استفاده از فضای ابری پیشگام شوید.
طبق مطالعۀای که توسط گروه تحقیقات استنفورد انجام گرفته است، کارمندانی که از برنامههای ابری و سرویسهای دسترسی از راه دور استفاده میکنند، 13 درصد بیشتر از همتایان خود بهرهوری دارند. بنابراین، اگر میخواهید میزان کاراییتان را افزایش دهید، حرکت به سمت فضای ابری، شروع خوبی است؛
طبق تحقیقات گالوپ، از آنجایی که بهرهوریِ پایین، سالانه حدود 7 تریلیون دلار برای شرکتها هزینه دارد، احتمالاً این گرایش به سمت فضای ابری بتواند بیشتر از اقداماتی نظیر عرضۀ به موقع چندین پروژه برای شرکت نتیجه بخش باشد.
فضای ابری از لیست کارهای تیم IT میکاهد.
زمانی که نصب روی سرور مشتری (on-premise setups) را داریم، شاهد فهرستی از کارهای در دست اقدام تیمهای آیتی هستیم. از راهاندازی سرور و تعویض قطعات گرفته تا رسیدگی به تسکهای بزرگ و مطلع بودن از تازهترین نوآوریهای امنیتی بسیار طویل و خستهکننده. این در حالی است که به کمک فضای ابری میتوانید بسیاری از این وظایف مذکور را به فروشندگان خدمات نرم افزار ابری بسپارید. به این طریق ضمن صرفهجویی در زمان تیم آیتی، کمک میکنید این تیم تمرکز خود را معطوف وظایف مهمتری برای کسب و کارتان کند. همانطور که جیمز سدون، مدیر ارشد ابزارهای ایگلو (Igloo) میگوید:
از زمانی که در فضای ابری شروع به انجام کارهایمان کردیم، تیکتهای داخلی آیتی حدود 50 درصد نسبت به قبل کاهش پیدا کرد. به جای اینکه کاربران مدام مسیج داده و درخواست رسیدگی به باگها یا رفع اشکالاتشان را به ادمین بدهند؛ بیشتر در خصوص برنامهها و ابزارهای جدیدی میشنویم که مایلند از آنها استفاده کنند. در نهایت به کمک فضای ابری به تیمها کمک میکنیم تا وظایفشان را بهتر انجام دهند. به کمک این فضا، برای مشتریانمان ارزش بیشتری قائل میشویم.
مدیر ارشد ابزارهای Igloo (ایگلو)
نایب رییس مهندسی AIRBNB در مصاحبه ای که در خصوص معماری سازمانش داشت، عقاید مشابهی را بیان کرد: برای مهندسانمان بسیار حائز اهمیت است که تا حد امکان، بر روی مسائلی که منحصراً مختص کسب و کارمان است متمرکز شوند به جای اینکه بخواهند همواره زیرساختهای جدیدی را اجرا و پیاده سازی کنند.
نایب رییس مهندسی AIRBNB
مهاجرت (از سرور به فضای ابری) همچنین بر نحوۀ استخدام نیروهایتان هم تأثیر میگذارد. فهرست مهارتهای ضروری مورد نیاز جهت حضور در تیم IT را کم میکند. به شما این امکان را میدهد که به جای مهارتهای گسترده و سطحی، افرادی را استخدام کنید که تخصص متمرکز و عمیقتری دارند. دقت کنید که تمامیِ اینها مزیت استفاده از فضای ابری به شمار میروند.
فضای ابری تمرکز و تخصص را در اولویت قرار میدهد.
کاستن از تعداد وظایف موجود در لیست اقدامهای تیم IT، صرفاً جهت آزادسازی زمان نیست بلکه به آزاد سازیِ فضای ذهنی افراد هم مربوط میشود. فضایی که نامحسوس و جزئی است ولی تاثیر بسیاری بر بهرهوری دارد. به بیان دیگر: هرچه لیست اقدامهای تیم IT شما طولانیتر و حجیمتر باشد، کمتر احتمال دارد که تمامیِ کارها را به بهترین نحو ممکن انجام دهند.
در حقیقت، زمانی که بخواهیم چندین کار را بهطور همزمان انجام دهیم، نرخ خطا تا 50 درصد افزایش مییابد. کارمندانی که لیست کارهای در دست اقدامشان طولانیست، سطوح استرس بالایی را گزارش میکنند (و استرس منجر به عدم مشارکت، تعامل و کاهش بهره وری میشود). انجام همزمان چندین کار، نه تنها بر عملکرد، بلکه در دراز مدت بر سلامت مغز و ضریب هوشی فرد نیز تأثیر منفی دارد.
هیولایی به نام کار_تو_کار
از این رو، زمانیکه میگوییم اکثر تیمهای IT بیش از حد توانشان تحت فشار هستند و مدام در کارشان تعویض وظیفه (کار_تو_کار ) ایجاد میکنند. منظورمان این است که احتمال مولد، خلاق و استراتژیک بودن این تیمها بسیار کمتر از همتایان متمرکزشان است. حذف نیاز به تخصص در متعادلکنندههای (load balancers) بار، سیستمهای کنترل دمای اتاق سرور و آخرین بهروزرسانیهای امنیتی یکی از راههای کاستن بار روانی و پرورش تیمی متمرکزتر و سازندهتر است.
فضای ابری بارِ رویِ دوشِ تیمهای غیرفنی را هم کم میکند.
شاید چنین به نظر برسد که تمام این زمان اندوزیها فقط به نفع تیمهای IT است اما ابزارهای ارائه دهنده خدمات بر پایه ابر برای تمامیِ تیم ها (از تیم بازاریابی گرفته تا منابع انسانی و تیم فروش و دیگر تیم ها) افزایش بهرهوری را به دنبال دارند. یکی از دلایل اصلی این موضوع، اتوماسیون است. اتومات کردن (خودکار کردن) جریانهای کاری، مستندسازی و وظایف بنیادی علاوهبر کاهش کارهای اعضای تیم؛ به آزادسازی فضای فرّار و ارزشمند ذهنی آنها هم کمک میکند، مولتی تکسینگ (انجام چندین کار در برنامه کاری) را کاهش داده و به افراد اجازه میدهد روی نقاط قوت خود تمرکز کنند.
این امر سبب می شود تا کارمندان بتوانند تمرکزشان را به وظایف مهمتری معطوف کنند. این روش تأثیر مستقیمی بر شادی، بهرهوری، نگهداشت و مشارکت کارکنان دارد. زیرا به گفتۀ گالوپ، اگر افراد در محلی کار کنند که کارشان متناسب با توانایی آنها باشد، شش برابر بیشتر از دیگران نسبت به شغل خود احساس رضایت دارند. آنها همچنین 8 درصد بازده بیشتری دارند و 15 درصد کمتر احتمال دارد شغلشان را ترک کنند.
بهروزرسانیهای مداوم و تدریجی در نرمافزارهای ابر
ارائه دهندگان نرمافزارهای ابری به طور منظم بهروزرسانیهای کوچک ارائه میدهند. با این کار به جای اینکه هر دو یا سه بار در سال لیستی طولانی از فیچرهای جدید را به تیمها آموزش دهند، تغییرات بسیار کوچکتری را به طور منظم ایجاد میکنند (که نیازی به آموزش ندارد)؛ و از آنجایی که تغییرات تدریجی ماندگارتر از تغییرات ناگهانی هستند، در اینصورت منحنی یادگیری(learning curve) به صورت تصاعدی بالا نمیرود در نتیجه فرآیند یادگیری دلهره کمتری برای تیم دارد. همچنین بهمحض اینکه جدیدترین ابزارها، امکانات و ورژنهای امنیتی ارائه میشوند در دسترس تیمها قرار میگیرند، بنابراین آنها می توانند از هر مزیت جدید به طور کامل استفاده کنند.
آینده متعلّق به تیمهای دورکار است
احتمالاً به همین دلیل است که هر ساله شرکتهای بیشتری از استخدام افراد دورکار استقبال میکنند، افرادی که مهارت بالایی دارند. فرقی نمیکند این استعدادها در کره، اوهایو، ایران و یا اسپانیا باشند. همانطور که رغبت برای داشتن تیمهای دورکار بیشتر میشود؛ نیاز به ابزارهایی که افراد تیم را به هم متصل کند هم افزایش پیدا میکند.
ابزارهایی که مروّج ارتباطی آزادند و به تیمها اجازه میدهند بهطورهمزمان و بدون قرار گرفتن در فضای فیزیکی یکسان با یکدیگر همکاری کنند. همچنین به مدیران دورنمای کلی از تمامیِ اقدامات انجام گرفته در تیمهایشان را میدهند. از طرفی، زمانی که این امکان را برای کارمندانتان فراهم می آورید که از خانه کار کنند، 50 درصد کمتر احتمال دارد کار را ترک کنند، و 58 درصد از کارمندان می گویند دور کاری سبب شده رضایت بیشتری از شغلشان داشته باشند.
فضای ابری باعث تقویت همکاری و تعامل در تیم میشود
87 درصد از رهبران معتقدند چه تیم شما در یک دفتر مشترک کار کنند یا در سرتاسر جهان بصورت دورکاری مشغول به فعالیت باشند، فضای ابری فرصتی جهت پیشرفت همکاری است و تمامیِ مطالعاتی که در این خصوص خواندهایم موافق این مدعا هستند. همکاری در این حالت باعث پشتکار، تعامل، بهرهوری و عملکرد بالا میشود.
هنگام نصب نرمافزار روی سرور مشتری، همکاری میان تیم در پیچیدهترین حالت ممکن اتفاق میافتد. فایلها، دادهها و مستندات اغلب در انبار داده ذخیره میشوند. تیمها نسبت به اقدامات سایر تیمها، دید محدودتری داشته و رهگیری و بررسی اسناد اغلب در قالب یک عمل فیزیکی انجام میشود. مثلا فرد به طبقه دیگر رفته و درخواست خود را به شخص مسئول میگوید.
نتیجه گیری 🙂
به کمک فضای ابری، همکاری و تعامل سازندهای ایجاد میشود. تیمها میتوانند سریعاً (و بطور همان زمان) اسناد را دیده و روی آن با حفظ تاریخچه ویرایش انجام دهند. افراد دسترسی آسانی به اسناد و داده ها دارند، البته این دسترسی تا زمانی ممکن است که مجوزهای لازم را داشته باشند. این شفافیت و دسترسی لازمه داشتن تیمی با بهرهوری بالاست.
