در حالی که شرکت‌ها بر سر اینکه کارمندان را به‌صورت تمام‌وقت به اداره‌ها برگردانند یا خیر بحث میکنند، گوگل در تلاش است سیاست‌های دورکاری خود را اصلاح کنند. نکته قابل تامل اینکه گوگل با بیش از 5000 کارمند صحبت کرد تا بهترین شیوه‌های دورکاری را دریابد. در طول این بررسی آنچه بیشتر از هر چیزی به چشم می‌خورد توجه به هوش هیجانی است.
به همین دلیل میتوانید مباحث زیادی از گوگل بیاموزید.
گوگل و شروع تحقیق
سوندار پیچای مدیرعامل اجرایی گوگل، اعلام کرده بود که به علت همه‌گیری کووید 19، گوگل سیاست کار در خانه خود را تا ماه جولای تمدید می‌کند و قطعا این تمدید‌ها تا زمانی که احتمال همه‌گیری وجود داشته باشد ادامه دارد. با توجه به اینکه گوگل احتمالاً به برخی از غنی‌ترین مجموعه داده‌های جهان دسترسی دارد، این تصمیمِ بسیار مهمی است. در این بین تحقیق‌هایی در رابطه با شرکت‌هایی که سال گذشته تأسیس شده‌است هم وجود دارد. برگردیم به تحقیق خود گوگل، در این تحقیق یک تیم کاربلد، بیش از 5000 کارمند گوگل را مورد پژوهش قرار داد و تقریباً با بیش از 100 نفر دیگر، گروه‌های کانونی تشکیل داد تا تأثیر کار پراکنده و دورکاری را بهتر درک کند.
این گروه با هدف ارزیابی موارد زیر تشکیل شد:
- رفاه
- عملکرد
- ارتباط و همبستگی
- بهره وری
گوگل چندین پیشنهاد درباره اینکه چگونه می‌توان در تیم‌های پراکنده و دورکار همه چیز را پایدار نگه داشت ارائه داد. ما متوجه شدیم که بسیاری از این روش‌ها به‌طور مشخصی در هوش هیجانی ریشه دارد؛ هوش هیجانی توانایی تشخیص، ادراک و کنترل احساسات است.
در اینجا 9 مورد مهم در کنار نظر کلیک مایند را نام میبریم:
جلسه‌های تیمی را در اولویت قرار دهید.
به گفته گوگل، وقتی شما دور از یکدیگر کار می‌کنید، گاهی جلسه‌های تیمی تنها تعاملاتی هستند که با اعضای تیمتان خواهید داشت. پس برای جلسات برنامه‌ریزی کنید و آنها را در اولویت قرار دهید؛ حتی اگر هیچ‌چیز ضروری وجود نداشته باشد و همچنین به لحاظ اجتماعی فعال باشید.
درحالی‌که روابط نوشتاری عامل حیاتی محیط کار ریموت هستند، بسیاری موارد ممکن است حذف و یا از بین بروند. افراد ممکن است به‌راحتی از شوخی‌ها و لحن دیگران برداشت اشتباه داشته باشند و هیچ فرصتی برای شنیدن صدای یک نفر، دیدن حالت چهره و خواندن زبان بدن او وجود ندارد. در مقابل، جلسات مجازی فرصتی هستند که این نشانه‌های عاطفی را به دست آورید و روابط دوستانه‌ای با هم‌تیمی‌هایتان شکل دهید.
توجه: مراقب باشید جلسات خیلی زیادی برنامه‌ریزی نکنید؛ در این صورت ممکن است اعضای تیم شما احساس کنند زمان کافی برای به اتمام رساندن کار را ندارند.
کلیک مایند
علاقه خود را نشان دهید.
گوگل همچنین پیشنهاد می‌کند از جلسات برای بهتر شناختن هم‌تیمی‌هایتان استفاده کنید. حتی میتوانید یک وعده صبحانه یا نهار مجازی ترتیب دهید. همچنین وقتی با یک شخص صحبت می‌کنید باید از سؤالاتی با پاسخ باز استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، نگویید: «آخر هفته‌ات چطور بود؟». به‌جای آن بگویید: «آخر هفته چه‌کار کردی؟»
حضور فعال داشته باشید.
گوگل میگوید: «وقتی کارکنان به شکل مجازی با یکدیگر کار میکنند، برخی علائم انگیجمنت از دست می‌روند. خصوصاً زمانی که ما میکروفون خود را در حالت میوت (بی صدا) قرار می‌دهیم و با دقت بر روی لپ‌تاپ‌های خود متمرکز میشویم.»
برخی توصیه‌ها عبارت‌اند از:
- مطمئن شوید دوربینتان روشن است تا دیگران بتوانند شما را ببینند.
- وقتی در طول صحبت نیاز به تایید و یا اصلاح گفتگو است میکروفون را روشن نگه دارید.
- از زبان بدن در کنار گفتگو استفاده کنید، مثلاً با تکان دادن سر، گفتن «اوهوم» یا حتی «بله فکر خوبی است».
- به موبایل خود توجهی نکنید و ارتباط چشمی را حفظ کنید (مگر اینکه در حال یادداشت‌برداری باشید).
- با کارکنان در ارتباط باشید.
پیام جذاب و استراحت مجازی
گوگل توصیه می‌کند تا درعین‌حال که اطمینان حاصل می‌کنید همکاران زمان و فضا دارند تا در حقیقت، کار کنند با سلامی کوتاه و یک پیام انگیزه‌بخش، یک مقاله مربوط به پروژه در روزنامه و یا یک عکس خنده‌دار برای ایجاد حس صمیمیت برایشان ارسال کنید. همچنین میتوانید «استراحت مجازی با نوشیدن قهوه» را برنامه‌ریزی کنید. این مشابه روشی است که در اداره به کار می‌برید و به شما فرصتی میدهد تا در رابطه با روز خود، برنامه‌های آخر هفته یا هر چیز دیگری صحبت کنید.
از هم‌تیمی‌های خود قدردانی کنید.
گوگل میگوید: وقتی به شکل ریموت کار می‌کنید، به این راحتی نیست که خیلی سریع به یک هم‌تیمی بگویید «متشکرم»یا «کارَت خوب بود». حتماً یک پیام تبریک یا تشکر برای همکارتان بفرستید، در جلسات تیمی، کارت پستال و یا تبریک‌هایتان را با دیگران به اشتراک بگذارید.
سعی کنید مشارکت همه اعضا را داشته باشید.
برای کارمندانی که درون‌گرا هستند، شرکت در جلسه‌های گروهی میتواند چالش‌برانگیز باشد؛ که این امر در فضای مجازی حتی بیشتر هم می‌شود. رهبران تیم می‌توانند این موضوع را جبران کنند و مستقیماً نظر این شرکت‌کنندگان را جویا شوند. در همین ضمن، مراقب حالات و زبان بدن شرکت‌کنندگان هم باشید. اگر مشاهده کردید که تلاش میکنند وارد بحث شوند، به آنها فرصتی برای صحبت کردن بدهید.
برای تیم هنجارهایی تعیین کنید.
گوگل میگوید: «هنجارها انتظارات مشخصی برای نحوه کارکردن شما و تیمتان با یکدیگر تعیین میکنند؛ اما به‌جای اینکه به‌صراحت بیان شوند، اغلب تصور می‌شود آنها به علت سردرگمی باعث از دست رفتن فرصت‌ها می‌شوند.» محققان گوگل توصیه میکنند در مورد هنجارهای تیمی با همکاران بحث کنید. این هنجارها می‌توانند مواردی از این قبیل باشند:
- انتظاراتی درباره اینکه پاسخ دادن به ایمیل‌ها چقدر باید طول بکشد و در صورت لزوم، در نظر گرفتن ساعات بیکاری و محدوده‌های زمانی
- مشخص کردن انتظارات و تعهد به مسئولیت‌ها در یک تیم، ازجمله اینکه وقتی یکی از اعضای تیم در دسترس نباشد، چه وقت می‌توان کارها را پیش برد و چه وقت بهتر است به آنها واکنش نشان دهید.
- بهترین راه برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات
- مدت‌زمان در دسترس بودن
- یک بینش وسیع که به هم‌تیمی‌ها برای رسیدن به یک هدف بزرگ‌تر کمک کند.
پس از ثبت کردن این هنجارها، باید آنها را به تمام اعضای تیم ارائه کرده و در اختیار آنان قرار دهید. این کار، موجب می‌شود همه پیش‌زمینه یکسانی داشته باشند، موجب کم شدن استرس شده و میتواند مشکلات ناشی از بهره‌وری پایین را کاهش دهد؛ چرا که یک عضو تیم منتظر چیزی از سوی سایر اعضای تیم است.
از رسانه مناسب استفاده کنید.
چگونه تصمیم می‌گیرید که پیام بفرستید یا تماس بگیرید؟
گوگل میگوید: «برای بحث‌های حساس‌تر و جزئی‌تر، تماس ویدئویی بهترین چیز است. درحالی‌که برای بازدید کردن یا شفاف‌سازی موضوعات ساده پیام فوری عالی است.» تشخیص تفاوت‌ها مهم است. اگر تماس‌های زیادی داشته باشید، کارکنانتان احساس دل‌زدگی پیدا میکنند؛ اما همین‌طور هم ممکن است شما زمان بسیار زیادی را برای ردوبدل کردن پیام هدر دهید درحالی‌که یک تماس پنج‌دقیقه‌ای میتواند پاسخ بسیاری از پرسش‌ها را مشخص کند.
رفاه را در اولویت قرار دهید.
در بحبوحه همه‌گیری کرونا، رفاه شرکت شما از هر زمان دیگری مهم‌تر است.
برای تشخیص این مورد، گوگل پیشنهاد میدهد که:
- فضای اداری راحتی تهیه کنید تا کار و زندگی خود را به شکل فیزیکی از هم جدا کنید.
- برای روزهای کاری خود محدودیت ایجاد کنید تا ساعات طولانی مشغول کار نباشید.
- هر یک ساعت، استراحت کوتاهی کنید.
نتیجه گیری 🙂
علاوه بر توصیه گوگل، تیم محتوایی کلیکمانید هم این مورد را اضافه می‌کند که شما نیاز دارید برای زمان وقفه‌های خود نیز برنامه‌ریزی کنید (موانع زمانی در برنامه‌تان که بین جلسات یا سایر اموری که به تمرکز بالا نیاز دارند قرار میگیرند و به‌عنوان وقفه عمل میکنند). این وقفه‌ها به شما فرصتی میدهند تا کمی قدم بزنید، در اینترنت بگردید یا هر کار دیگری که میخواهید بکنید تا کمی از فشار وارده بکاهید. به شما کمک می‌کند خستگی و دل‌زدگی جلسات مجازی را کاهش دهید.
اگر این توصیه‌های آزمایش‌شده را دنبال کنید، هوش هیجانی را پایه و اساس استراتژی مدیریت کار ریموت خود قرار می‌دهید.
