کارمندان خوب ضربان قلب هر کسب‌وکار هستند و مدیران همیشه به دنبال پیدا کردن این کارمندان هستند. از سوی دیگر مهمترین دغدغه مدیران، جذب و راه‌انداختن کارمندان تازه وارد است. این دغدغه مربوط به طیف خاصی از صنایع نیست و در هر صنعتی به چشم می‌خورد.
گاهی کارمندان تازه وارد حتی بعد از 6 ماه حضور در سازمان هنوز آن راندمان و یا بازدهی که موردنظر مدیر هست را ندارند. نکته واحد در همه این موارد این است که کارمندانی که با عدم تطابق با کارشان روبرو هستند اغلب شرح شغل بسیار مفصلی دارند و همین امر باعث لجبازی کارمند و یا ناراحتی او می‌شود. در بعضی موارد هم وقتی کارمند می‌بیند که اطلاعات و یا دانش کافی برای حل مسئله را ندارد، از اینکه بخواهد سؤالی بپرسد خجالت می‌کشد. همه این موارد و به هر دلیلی که باشد می‌تواند عواقب پرهزینه‌ای داشته باشد.
این مقاله در پی آن است تا راهکاری قابل اتکا برای رفع این مسئله ارائه دهد
دلایلی که کارمند تازه‌وارد برای کم‌کاری یا عدم تطبیق با کار بیان می‌کند:
- من نمی‌خواستم وقت شمارا بگیرم؛
- چون این موضوع را نمی‌دانستم احساس نادان بودن و خجالت می‌کردم؛
- با خودم گفتم بالاخره متوجه می‌شوم؛
- نمی‌دانستم که این کار را اشتباه انجام می‌دادم؛
- می‌خواستم با انجام این کار شما را تحت تأثیر قرار بدهم ولی کار تمام نشد.
- …
اینها تنها بخشی از صحبتهایی است که توسط کارمندان بیان می‌شود، وگاهی ممکن است حتی کارمند از بیان آنها نیز خودداری کند. اگر کارمند تازه واردی هستید و کار جدیدی را به‌صورت دورکاری شروع کردید حتما مقاله 7 راه برای جان سالم بدر بردن از دفتر کار خانگی (دورکاری) را مطالعه کنید.
6 گام برای آماده‌سازی و تطبیق کارمند تازه‌وارد
1. شرح شغل مفصلی را برای کارمندان ارائه دهید:
تدوین شرح شغل و یا شرح وظایف یکی از مهمترین کارهایی هست که مدیران منابع انسانی باید انجام بدهند. شرح شغل خوب باید شامل اطلاعاتی در مورد نوع کار، محل‌کار، حقوق، شرح وظایف، مسئولیت‌های مورد انتظار و موقعیت شغل باشد. شرح وظایف بایستی کاملا شفاف و بدون ابهام باشد. با این کار کارمندان می‌دانند که شما برای آنها ارزش قائل هستید و با دقت و جزییات وظایفشان را نوشته و اولویت‌بندی کرده‌اید. برای دیدن تمپلیت مرتبط با این بخش می‌توانید به صفحه تمپلیت شرح شغل در کلیک مایند مراجعه کنید.
2. همه اطلاعات مرتبط با کارمندان تازه‌وارد را مستند کنید:
برای راحتی هر چه بیشتر خودتان و اینکه اگر کارمندی کار شمارا ترک کرد و یا کارمندی به تیم شما اضافه شد، کسب‌وکارتان دچار آسیب نشود، تمام اطلاعات و ضروریات مربوط به جایگاه شغلی خاص را یادداشت کنید. از کارمندانی که در حال حاضر دارید بخواهید فرایندهای کاریشان را مستند کنند. با این کار برای افراد بعدی که به سازمان شما می‌پیوندند، نقشه راه روشن و ملموسی تدوین کرده‌اید؛ که به‌راحتی می‌توانید این اطلاعات را به افراد موردنظرتان بسپارید تا هر آنچه نیاز دارند را به‌طور کامل کسب کنند.
3. زمانی برای آموزش و یا چک کردن کارها با کارکنان بگذارید:
زمانی که کارمندان مشغله کاری زیاد شما را میبینند اغلب از اینکه با پرسیدن سؤالاتشان وقتتان را بگیرند خودداری می‌کنند. آنها علی‌الخصوص در ابتدای ورود به سازمان نمی‌خواهند دائم در میان کارتان وقفه به وجود بیآورند. پس این وظیفه شماست که به‌عنوان مدیر ساختاری ایجاد کنید که کارمندان بتوانند به‌راحتی ارتباط برقرار کنند.
این ساختار می‌تواند سوالی با این مضمون باشد«اگر سوالی دارید من آماده پاسخ‌گویی هستم». اگر نمیتوانید همیشه برای پاسخ‌گویی در دسترس باشید، می‌توانید از کارمندتان بخواهید لیست سؤالاتی که بایستی شما به آنها پاسخ دهید را نوشته تا در زمان تعیین شده به آنها پاسخ دهید.
4. پیشنهاد بازخورد از کارمندان را فراموش نکنید:
آموزش فرد تازه‌کار فرایندی زمان‌بر است، اما اگر از زاویه دیگر به آن نگاه کنید نوعی سرمایه‌گذاری است. کارفرمایان وقتی بعد از گذشت چند هفته هنوز از عملکرد کارمند تازه‌واردشان رضایت ندارند سعی می‌کنند کاری که او انجام نداده را خودشان انجام دهند. به دلیل تجربه و تبحری که روی کار دارند، فکر می‌کنند این کار بسیار آسان است. ولی نکته مهم همین‌جاست که باید آن را با استدلال برای فرد توضیح دهید و از کارمندتان بخواهید در موردش به شما بازخورد بدهد. مطمئن باشید با این کار در حفظ و ارتقاء سطح دارایی‌های سازمانتان قدمی کوچک برای آینده‌ای بزرگ برداشته‌اید.
5. روی عقل سلیم حساب نکنید!؟
برخی از مسائلی که شما آن را بر اساس عقل سلیم ساده می‌دانید ناشی از تجربه و دانش شما در صنعتی است که مشغول به کارید. همیشه این را در نظر بگیرید که کارمندان بدون دانستن سابقه و فرهنگ شما فرضیات نادرستی از کار پیدا می‌کنند. پس به‌جای اینکه خودتان کاری را دوباره انجام دهید و یا اینکه به‌سادگی آن را حل کنید در صورت امکان استدلال خود را توضیح دهید، چراکه وقتی فرد با دلایل و اهمیت یک کار روبرو می‌شود احتمال خیلی بیشتری دارد اطلاعات مربوطه را حفظ کند.
6. به آنها کمک کنید با فرهنگ شما سازگار شوند
رهبران باهوش فقط دنبال افرادی نیستند که مهارت و تجربه بالایی دارند بلکه به دنبال کسانی‌اند که متناسب با کار و فرهنگ سازمان هستند. پس اطمینان حاصل کنید که افراد جدید باسیاست‌ها، انتظارات و امتیازاتی که شاید از نظر بعضی افراد در خارج از سازمان غیرمعمول است، آشنا هستند. همچنین زمانی را برای آشنایی افراد جدید با سایر کارمندانتان اختصاص دهید. سعی کنید نظرات و بازخوردهایتان معطوف به خصوصیات خوب و پیشرفت آنها باشد به‌طور خلاصه کاری کنید تا کارکنان جدید احساس خوبی نسبت به حضور در تیم شما احساس کنند.
نکته کوچک اما مهم:
اگر حلقه اطرافیانتان را از افراد موفق و با آدینه خوب انتخاب کنید اصلاً بعید نیست که خود شما نیز به موفقیت دست پیدا کنید؛ این گفته شامل کارمندان شما هم می‌شود. به‌خاطر بسپارید با حمایت‌ها و فرصتی که امروز به کارکنانتان می‌دهید، حمایت‌های آنها در آینده را برای خود می‌خرید.
منبع:www.inc.com
