بیایید برای این سوال جوابی مناسب پیدا کنیم، فکر میکنید منبع شماره یکی که اکثر کارکنان حس میکنند بهاندازه کافی به آن دسترسی ندارند چیست؟ جواب تنها یک کلمه است، زمان. مهم نیست برای یک شرکت بزرگ کار میکنید یا کسبوکار کوچکی برای خودتان دارید. اگر ابزاری داشته باشید که بتواند برای شما زمان ذخیره کند میتوانید بهرهوری خود در کار را تا حد زیادی افزایش دهید. ابزاری که بتواند به شما کمک کند هم اسناد کاغذی را مدیریت کنید و هم صفحات گستردهای (spreadsheet) که ساعتها برای تهیهشان زحمت میکشید را پیدا کند. خوشبختانه، راهحلی وجود دارد؛ مدیریت اسناد.
زمان، پولی با ارزشتر از پول
طبق گفته انجمن مدیریت اطلاعات و تصاویر (AIIM)، مدیریت اسناد «استفاده از سیستم کامپیوتر و نرمافزار برای ذخیره، مدیریت و دنبال کردن اسناد الکترونیکی و تصاویر الکترونیکیِ مربوط به اطلاعات کاغذی است که توسط اسکَنِر اسناد گرفتهشدهاند». یکی از بزرگترین فواید استفاده از سیستم مدیریت اسناد (DMS) صرفهجویی فراوان در زمان است. هماکنون زمانِ ذخیرهشده میتواند برای تکمیل کارهای اصلیتان به کار رود. در هر کسبوکاری، اکثر منابع بر اساس پول سنجیده میشوند؛ و زمان هم نوعی پول است. زمان ذخیرهشده میتواند به معنای پولِ ذخیرهشده و در نتیجه پولی باشد که به دست آوردهاید.
چگونه میتوانید با استفاده از سیستم مدیریت اسناد در زمان صرفهجویی کنید؟
سیستمهای مدیریت اسناد، با در نظر گرفتن وظایف انجام شده و اسنادی که در یک اداره عادی مدیریت میشوند، طراحی شده است. چنین نرمافزاری میتوانید به شما کمک کند با استفاده از چند ویژگی متنوع، در زمان خود صرفهجویی کنید. برخی از این ویژگیهای عبارتاند از:
پوشهها و نشانهها
سیستمعاملهای ویندوز، شما را قادر میسازند فایلهای خود را به شکل پوشه و زیرپوشه دستهبندی کنید؛ اما این تنها کاری است که میتوانند بکنند. اگر نام فایل را به یاد نیاوردید چه؟ اینجاست که سیستم مدیریت اسناد به دادِ شما میرسد. یک سیستم مدیریت اسناد خوب، حتی این امکان را به شما میدهد که اسناد خود را نشانهگذاری کنید تا بدانید چه محتوایی را در بر دارند؛ بنابراین وقتی به آنها نیاز داشته باشید فقط نشانه را جستجو کرده و به فهرستی از فایلها که آن نشانه را دارند دسترسی پیدا میکنید. این امر پیدا کردن فایلها را بسیار آسان میکند.
خصوصیات جستجو
سیستم مدیریت اسناد بهطور عادی، فیلدی برای جستجوی سریع دارد که شما میتوانید کلمات کلیدی را در آن تایپ کرده و به نتایجی دستیابید که میتوانید از میان آنها، فایلی که به دنبالش بودید را انتخاب کنید. جستجوی پیشرفته به شما این امکان را میدهد تا معیارهای متعددی برای جستجو وارد کرده و حتی سریعتر از قبل به اسناد دست پیدا کنید. ویژگی جستجوی تمام متن، با استفاده از نویسهخوان نوری (OCR: فناوری تبدیل عکس به متن) اسناد اسکن شده را نشان میدهد و جستجوی آنها را آسان میکند.
انواع اسناد
یک راهکار کاربردی در مدیریت اسناد خوب این است که باید بتواند اطلاعات مربوط به فایل را نیز نشان بدهد. برای مثال، نوع سند را تعیین کند (مثلاً صورتحساب، توافقنامه، چک و…) و اطلاعات فهرست شده مربوط به نوع سند را ذخیره کند (تاریخ انقضای توافقنامه، شماره چک و…). این امر به شما کمک میکند بر اساس اطلاعات فهرست شده، اسناد را جستجو کنید و خیلی سریع آنها را پیدا کنید.
پشتیبانی از تمام فایلها
یک سیستم مدیریت اسناد معمولی، به شما کمک میکند تقریباً هر نوع فایلی را مدیریت کنید. این بدان معناست که دیگر نیازی نیست نرمافزار تبدیل فایل نصب کنید و فایلهای مورد نیاز را از طریق آن اجرا کنید. نتیجه: در زمانِ بهرهوری شما صرفهجویی میشود.
تنظیمات و استفاده آسان
یک سیستم مدیریت اسناد باید زندگی شما را آسان تر کند. دانلود، نصب و تنظیمات بسیاری از این نرمافزارها آسان است. نیازی نیست کارمندانِ اداره خود را چندین روز بهطور فشرده آموزش دهید. معمولاً میتوانید در چند ساعت آنها را با سیستم آشنا کنید. در حقیقت آنها میتوانند از همان روز اول از آن استفاده کنند. چنین برنامههایی طبیعتاً پشتیبانی و نسخههای بهروز شدهای دارند که بهعنوان بخشی از قرارداد برای مدتزمان خاصی رایگان است.
بنابراین اگر میخواهید کمی وقت خود را آزادکرده و بیشتر بر کارهای اصلی خود تمرکز کنید، روی سیستم مدیریت اسناد سرمایهگذاری کنید. مهم نیست شما یک کسب و کار حرفهای مستقل یا دارنده یک کسبوکار کوچک هستید یا در یک شرکت بزرگ کار میکنید.
نتیجه گیری 🙂
در نهایت شما با دیدن مقدار بازگشت سرمایه (ROI: یک معیار عملکردی است که برای ارزیابی کارایی یک سرمایهگذاری یا مقایسه کارایی تعدادی از سرمایهگذاریهای مختلف استفاده میشود) ارزش پولی که هزینه میکنید را میبینید.
