مهم نیست حرفه شما چه چیزی باشد، همگی ما در جستجوی مداوم جهت یافتن روشی برای بیشتر کردن بهرهوری کارمندان هستیم. افزایش بهرهوری تنها زمانی رخ میدهد که به کارمندانتان کمک کنید تایم کاریشان را بهینهسازی کنند. این امر میتواند توسط سیستمهای مدیریت اسناد محقق شود که به شما کمک میکنند از شَر روندهای اضافی خلاص شوید و بهرهوری کارمندان را افزایش دهید.
در اینجا پنج دلیلی را ذکر میکنیم که چرا بهکارگیری یک سیستم مدیریت اسناد میتواند بهترین گزینه برای تیم شما باشد.
صرفهجویی در زمان پیدا کردن اسناد
آیا کارمندان شما 10 تا 20% تایم کاریشان را صرف پیدا کردن اسناد میکنند؟ اگر اینطور است، شما باید اسناد خود را به یک سیستم مدیریت اسناد انتقال دهید که اسناد شما را با دسترسی آسان ذخیره کرده و دستهبندی میکند. رفتن به سراغ چندین فایل برای یافتن تنها یک سند میتواند تبدیل به کاری دشوار و زمانبر برای کارمندان شما شود که از آن متنفر باشند. همچنین، اگر لازم باشد که سندی بین همکاران در اداره دستبهدست شود، آنها مجبور خواهند بود میزهای خود را ترک کرده و همزمان در تایم کاری، غذا نیز بخورند.
خدمات بهتر به مشتریان
داشتن سیستم مدیریت اسناد یک وضعیت برد برد برای شما است. چرا که نهتنها بهرهوری کارمندانتان افزایش مییابد بلکه رضایت مشتریان نیز ارتقاء خواهد یافت. وقتی شما یک سیستم مدیریت اسناد برای اداره خود انتخاب میکنید، اسناد بهطور دیجیتالی نگهداری میشوند و بنابراین یافتن آنها آسانتر است. اگر به وضعیت خدمات و نگهداری از اطلاعات شخصی (پروفایل) مشتریان توجه دارید، سیستم مدیریت اسناد میتواند اسناد مشتری را فهرست بندی کند؛ بنابراین زمانی که یک مشتری با اداره تماس میگیرد کارمندانتان او را تا بینهایت منتظر نمیگذارند تا دنبال اسناد کاغذی مرتبط بگردند.
صرفهجویی در زمان سازماندهی اسناد
نرمافزارهای مدیریت اسناد ویژگی فهرستسازی و لینککردن اسناد مرتبط را داراست که در صورت عدم وجود این ویژگی، اسناد مرتبط به شکل فیزیکی و در مکانهای مختلف ذخیره میشوند. داشتن اسناد متعدد مربوط به یک پروژه خاص موضوعی رایج در ادارههاست که ممکن است اسناد در فایلها و پوشههای مختلف در کمدهای ذخیرهسازی قرار بگیرند. وقتی نیاز به اسناد بیشتر شود، پیدا کردن مکان تمام اسناد مرتبط برای کارمندان به شکل دردآوری مشکل میشود. شاید بتوانید در پیدا کردن اسناد به حافظه کارمندانتان اتکا کنید اما اگر اسناد ماهها قبل ذخیرهشده باشند چطور؟
صرفهجویی در زمان چاپ کردن فایلها
هر وقت کارمندان شما بخواهند سندی را چاپ کنند، باید میزشان را ترک کنند و برای کپی گرفتن به دستگاه چاپ (پرینتر) متصل شوند. نرمافزار مدیریت اسناد اشتراکگذاری کپی غیرملموس (کپی نرم) بین همکاران را تشویق میکند و زمان صرفشده برای چاپ کردن فایلها میتواند به شکل بهتری در فعالیتهای بهرهور صرف شود. برای کارمندان آسان نیست که وقتی عادت به کپی گرفتن از فایلها (کپی سخت) دارند، به اشتراکگذاری کپی نرم روی بیاورند. اما زمانی که در این موضوع مهارت یابند دیگر برگشتی در کار نخواهد بود.
دسترسی به اسناد توسط دستگاههای متعدد
کامپیوتر دیگر تنها دستگاه برای دسترسی به اطلاعات نیست. اگر شما و کارمندانتان بتوانید از طریق گوشیهای هوشمند خود به اسناد دسترسی داشته باشید، این امر بهطورقطع بهرهوری را تقویت میکند. سیستم مدیریت اسنادی را انتخاب کنید که به شما اجازه میدهد از طریق هر پلتفرمی که انتخاب میکنید به اسناد دسترسی داشته باشید؛ دسکتاپ، گوشیهای هوشمند یا تبلتها.
سیستم مدیریت اسنادی مثل کلیکمایند به کارمندان شما کمک میکند زمان صرف شده برای کارهای کم ارزش و بدون بهرهوری را ذخیره کنند و زمان بیشتری برای کارهای بهرهور و مولد ذخیره کنند. پیشنهاد میکنم برای مدتی از امکانات رایگان نرم افزار کلیکمایند استفاده کنید تا شاهد تغییرات گفته شده در تیم خود شوید.
