چطور یک سیستم مدیریت اسناد ایجاد کنیم؟
مدیریت اسناد یعنی اسناد شرکت یا تیم خود را به شکلی نگهداری کنیم که بتوانیم اطلاعاتِ درون آنها را به‌راحتی و با شیوه‌ای کارآمد ایجاد، سازمان‌دهی، تسهیم و ذخیره کنیم. از همین رو، یادگیری نحوه ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد، برای شرکت‌ها اهمیت پیدا می‌کند.
سیستم مدیریت اسناد در بسیاری از کسب‌وکارها بیشتر روی سازمان‌دهی و ذخیره اطلاعات متمرکز است. این نوع از کسب‌وکارها نیاز دارند اسناد را به روشی سازمان‌یافته و ایمن ذخیره کنند تا بعدها به‌آسانی بتوانند به آنها دسترسی یابند. این مقاله به شما آموزش می‌دهد که چگونه سیستم مدیریت اسنادی ایجاد کنید که دقیقاً این امکانات را برای شما فراهم کند.
چالش: تلفیق سیستم‌های قدیم و جدید
در هر موتور جستجویی که سیستم مدیریت اسناد را تایپ کنید با لیست طولانی از راهکارها روبرو می‌شوید که بسیاری از آنها دارای نرم‌افزار و اپلیکیشن‌هایی هستند که مزایای داشتن یک دفتر بدون کاغذ (دیجیتالی) را تبلیغ می‌کنند.
بااینکه نرم‌افزارها و اپلیکیشن‌های مدیریت اسناد برای بهبود و ارتقای توانایی کسب‌وکار شما در کار با فایلهای الکترونیکی طراحی‌شده‌اند، مشکل اینجاست که بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک مجبورند به مخلوطی از پرونده‌های کاغذی و فایلهای الکترونیکی رسیدگی کنند. در برخی موارد نسبت پرونده‌های کاغذی نیز بسیار بیشتر است.
یکی از راه‌حل‌های مسئله برای شرکت‌هایی که مخلوطی از اسناد کاغذی و دیجیتال دارند، mixed data environment(محیطی پر از داده‌های ترکیبی) استفاده از سیستم تصویربرداری اسناد برای تبدیل تمامی اسناد کسب‌وکار به فرم‌های الکترونیکی است؛ اما این راه‌حل برای اکثر کسب‌وکارهای کوچک پیشنهادی بسیار گران و وقت‌گیر است.برای انتخاب هرچه بهتر یک سیستم مدیریت اسناد می‌توانید مقاله پیشنهاد‌هایی برای انتخاب سیستم مدیریت اسناد (DMS) در کسب‌وکارهای کوچک را مطالعه کنید.
خبر خوب این است که شما می‌توانید اصول اولیه سیستم مدیریت اسناد را بدون نیاز به خرید نرم‌افزاری خاص یا تصویربرداری جامع از کل اسناد راه‌اندازی کنید. نیازی نیست این سیستم خیلی پیچیده باشد، فقط کافی است بخشی از زمان خود را به طرح‌ریزی و پیاده‌سازی آن اختصاص دهید.
3 مرحله برای ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد
برپا کردن یک سیستم مدیریت اسناد شامل سه مرحله ساده است!
- ایجاد طرح مدیریت اسناد
- اجرای طرح مدیریت اسناد
- پایبندی به طرح تا بی‌نهایت
اولین مرحله دارای بیشترین جزئیات است، از همین رو باحوصله بیشتری آن را بررسی می‌کنیم.
ایجاد طرح برنامه سیستم مدیریت اسناد
اولین مرحله در ایجاد این طرح، پاسخگویی به این 4 سؤال است.
1. قوانین لازم برای ایجاد اسناد چه هستند؟
همه کسب‌وکارها در روند انجام و رسیدگی به امور، اسناد مختلفی از قبیل فاکتورها (صورت‌حساب‌ها)، نامه‌های درخواست پرداخت، بروشورهای فروش، ایمیل، ترازنامه‌ها، صفحات گسترده و گزارش‌ها را تولید می‌کنند. برای اینکه همه افراد از یک‌رویه تبعیت کنند و امکان سازمان‌دهی آنها فراهم شود، باید یک سری قاعده و قانون برای ایجاد اسناد در نظر گرفته شود. شاید پاسخ به این سؤال‌ها به شما کمک کند:
- آیا برای برخی از اسنادِ استانداردِ کسب‌وکار شما مثل نامه‌ها و فاکتورها، تمپلیت‌های داخلی وجود دارد؟ اگر بله، این تمپلیت‌ها کجا هستند؟
- آیا راهنمایی برای سبک نگارش (استایل گاید) برای اسناد مختلف دارید که لازم باشد کارکنان را به تبعیت از آن سوق بدهید؟
- آیا اسناد جدید باید تاریخ‌گذاری شده یا زمان دقیق ایجاد (Time Stamp) داشته باشند؟
- برای تائید یا به اشتراک‌گذاری اسناد چه روندهایی باید طی شود؟
برای کسب‌وکارهای کوچک تنها نکته حائز اهمیت این است که تمپلیت‌های اسناد مختلف کسب‌وکار کجا قرارگرفته و نحوه استفاده از آنها به چه شکل است؟ بااین‌حال در کسب‌کار شما اگر افراد مختلفی برای ایجاد، بررسی و به‌روزرسانی اسناد باهم همکاری می‌کنند لازم است به‌منظور اطمینان از کارایی و ثبات امور، زمانی را صرف تصمیم‌گیری درباره نحوه کارها کنید.
2. اسناد را چگونه ذخیره می‌کنیم؟
ذخیره سازی اسناد پیامدهای هزینه آفرین برای شرکت‌ها دارد که احتمالاً بزرگ‌ترین آنها به‌خصوص برای کسب‌وکارهای کوچک هدر رفت زمان است؛ برای مثال، اغلب موقعی که کارکنان به دنبال اسناد می‌گردند زمان زیادی تلف می‌شود؛ بنابراین سؤال اینجاست که: اسناد چگونه ثبت و بایگانی می‌شوند؟ رمز موفقیت در ثبت و بایگانی پرونده‌ها پیروی از روش‌های کارآمد مدیریت فایل است. داشتن سیستمی ساده با اجرای آسان برای رسیدگی به فایل‌ها الزامی ست.
از طرف دیگر باید بدانید قرار است چگونه اسناد را بایگانی کنید. اینکه چگونه پرونده‌هایی که از رده خارج‌شده‌اند یا نیازمندی بازبینی در سیستم مدیریت اسناد هستند را مدیریت می‌کنید؟
به‌طور مثال در آغاز هرسال، شما وارد فایلهای مختلف مرتبط با کارها شده و یک سری از آنها را که قدیمی هستند حذف کرده و پوشه‌های جدیدی را برحسب سال و موضوع مشخص کرده و در صورت لزوم فایل‌ها را به بخش‌های مربوطه انتقال می‌دهید. می‌توانید پرونده‌های کاغذی را نیز به همین ترتیب مشخص و دسته‌بندی کنید، حذف اسناد قدیمی از پوشه پرونده‌ها و ایجاد پوشه‌ای با عنوان «قدیمی» کار دشواری نیست. برخی از نرم‌افزارها نیز امکان بایگانی خودکار را به کاربران ارائه می‌دهند.
3. چگونه می‌توان بازیابی اسناد را آسان کرد؟
پاسخِ این سؤال، محور اصلی سیستم مدیریت اسناد شماست. در نظرسنجی که توسط Leger Marketing برای زیراکس کانادا (Xerox Canada) انجام شد، صاحبان و مدیران کسب‌وکارهای کوچک و متوسط کانادایی به‌طور متوسط گفتند که سالانه 2،152 دلار صرف مدیریت و ذخیره اسناد می‌شود و روزانه حدوداً یک ساعت صرف جستجوی این اسناد می‌گردد.
بار دیگر ذکر می‌کنیم که روش‌های مناسب بایگانی می‌توانند تا حد زیادی به حل مشکل کمک کنند. برای مثال اگر به‌طور مداوم مواردی مانند سبک نام‌گذاری دقیق و مشخصی را رعایت کنید جستجو و پیدا کردن اسناد به سهولت بیشتری انجام می‌گیرد.
چه به‌عنوان استفاده‌کننده شخصی چه به عنوان مالک یک کسب‌وکار با تعدادی کارمند، لازم است فهرستی از محل فایل‌ها آماده کنید که به کاربران بگوید هر فایل (یا دسته‌ای از فایل‌ها) کجاست و چگونه می‌توان به آن دست‌یافت. به یاد داشته باشید که مشخص کنید آیا این فایل‌ها در سیستم کامپیوتری یا در یک سرور داخلی، در فضای ابری یا در مکانی فیزیکی مثل کمد بایگانی قرار دارند یا نه. به‌عنوان‌مثال، فرض کنید در کسب‌وکار خود از تصاویر، فیلم‌ها یا حتی عکس‌های کاغذی استفاده می‌کنید در این صورت ردیف متناظر با آن در فهرست فایل‌ها می‌تواند به این شکل باشد:
| نوع فایل | آدرس | توضیحات |
| تصاویر و ویدئوهای دیجیتال | کامپیوتر یا سرور / درایو / فولدر تصاویر | بسته به موضوع تصویر باید به دنبال زیر فولدری با همان موضوع در فولدر تصاویر بگردید. |
| تصاویر چاپی | قفسه بایگانی شماره 3 / بخش تصاویر | موضوع‌بندی شده بر اساس حروف الفبا |
باید شبکه‌های مشترک یا درایوهای ابری مانند کمدهای بایگانی بر اساس محتویات دسته‌بندی و مرتب شوند.
4. چگونه می‌توانیم اسناد خود را ایمن‌سازیم و ایمن نگه‌داریم؟
اولین خط دفاعی برای امنیت اسناد تأمین امنیت فیزیکی محل کسب‌وکار است. تمامی کسب‌وکارها حتی کسب‌وکارهای خانگی باید دارای سیستم‌های امنیتی باشند.
البته برخی از کسب‌وکارها هم ممکن است بخواهند روی سایر تجهیزات امنیتی مانند نصب میله‌های پنجره و دوربین‌های امنیتی سرمایه‌گذاری کنند. برای محافظت از فایلهای الکترونیکی‌تان می‌توانید ساعت‌ها وقت صرف رمزگذاری و پسورد گذاشتن برای آنها کنید اما زمانی که کسی رایانه شما را به سرقت ببرد همه‌ی این کارها چیزی جز اتلاف وقت نبوده است.
سایر اقدامات امنیتی اسناد شامل موارد زیر است:
- کل کمدهای بایگانی فایل‌ها را بعد از اتمام ساعات کاری قفل کنید. (حتی در وقت صرف ناهار در صورت عدم حضور افراد غیر معتمد)
- پشتیبانی اسناد الکترونیکی به‌طور منظم، ترجیحاً خارج از محل خودتان، به‌منظور محافظت در برابر از دست دادن اطلاعات کسب‌وکار در اثر بلایای طبیعی
- محدودکردن دسترسی کاربران به برخی اسناد، اپلیکیشن‌ها، و پوشه‌ها در رایانه‌های مشترک
- جلوگیری از سرقت توسط کارکنان با داشتن اطلاعات کافی از پیشینه‌ی‌آن‌ها و بررسی‌های معرفین به‌عنوان بخشی از روند استخدام
طرح را پیاده‌سازی کنید و تا آخر به آن پایبند باشید.
پس از پاسخ به تمام سؤالات بالا زمانی که طرح مدیریت اسناد را ایجاد کردید آماده اجرا شوید. مطمئن شوید کل کارمندان از جزئیات سیستم مدیریت اسناد کسب‌وکار شما آگاهی دارند و همه هنگام ایجاد، ذخیره و بازیابی اسناد، قواعد و قوانین تعریف‌شده را رعایت می‌کنند.
علاوه بر این باید اطمینان حاصل کنید هرکسی که به اسناد موجود در سازمان دسترسی پیداکرده و از آن استفاده می‌کند نحوه نام‌گذاری و ذخیره اسناد را رعایت می‌کند. از طرف دیگر هرچند وقت یک‌بار برای اطمینان از قابل‌دسترس بودن و مصون ماندن فایل‌ها در برابر هرگونه اشتباه کاربران در ثبت و سازمان‌دهی، مستندات خود را چک کنید. به یاد داشته باشید حتی بی‌دقتی‌های لحظه‌ایی می‌تواند کل سیستم شما را بر باد دهد.
جمع بندی:
شما می‌توانید کل سیستم مدیریت اسناد را فقط در یک روز تنظیم کنید اما رمز موفقیت این کار اجرای بی‌نقص این سیستم در بلندمدت است. بدون هیچ تردیدی استفاده از این سیستم مزایای بسیار زیادی ازجمله صرفه‌جویی در وقت و آرامش خاطر برای شما به ارمغان می‌آورد. کلیک‌مایند، نرم‌افزار مبتنی بر ابر برای مدیریت اطلاعات و محتوایی است که می‌تواند به شما در طرح‌ریزی سریع‌تر و پیاده‌سازی آسان سیستم مدیریت اسناد برای تیم یا شرکتتان کمک کند.
