نرم‌افزار مدیریت اسناد، حالا گستره‌ای وسیع از وظایف، اعم از کمک به طراحی گردش کار و حتی تدوین مقررات انطباق قانونی را پوشش می‌دهد. ما در اینجا، به بررسی و رتبه‌بندی بهترین‌های این حوزه می‌پردازیم.
نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست؟
نرم‌افزار مدیریت اسناد (DM)، شامل طیف گسترده‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌هاست که بسیاری از آنها برای مدیریت اثربخش یک کسب‌وکار، حائز اهمیت حیاتی هستند. همان‌طور که می‌دانید بسیاری از مشاغل کوچک و متوسط مثل موسسات حقوقی، شرکت‌های خلاق، انتشارات و سازمان‌های رسانه‌ای، به سمت فرایندهای بدون کاغذ (Paperless) حرکت می‌کنند و برای انجام این کار به دنبال ابزار مناسب هستند.
کسب‌وکارها، داده‌های انبوهی تولید می‌کنند و به همین دلیل، انتخاب یک سیستم مطمئن و قیاس‌پذیر برای مدیریت اسناد، کلید تسهیل و خودکارسازی گردش امور برای آن‌هاست. برای سهولت در انتخاب این سیستم ها هم می‌توانید پیشنهاد‌هایی برای انتخاب سیستم مدیریت اسناد (DMS) در کسب‌وکارهای کوچک را مطالعه کنید.
سیستم مدیریت اسناد کارآمد
یک نرم‌افزار مدیریت اسناد کارآمد، بنا به دلایل مختلف می‌تواند عملکرد جامع بهتری برای کسب‌وکارهای کوچک و متوسط داشته باشد. اساسی‌ترین دلیل این امر، داشتن مکانی برای ذخیره‌سازی و سازمان‌دهی اسناد است. با این‌حال، کنترل ورژن، گردش کار، مجوزهای دسترسی، تهیه نسخه پشتیبان و محافظت از داده‌ها، از دیگر اموری هستند که با استفاده از سیستم DM می‌توان آنها را مدیریت کرد. این سیستم، نقطه شروعِ ذخیره‌سازی، ایمن‌سازی و اشتراک‌گذاری اسناد مختلف تجاری محسوب می‌شود. توانایی طبقه‌بندی داده‌ها از دیگر قابلیت‌های DM است. این قابیلت می‌تواند چگونگیِ طراحی گردش امور در سازمان شما را کاملا متحول کند.
ابزارهایی مشارکتی
سیستمهای مدیریت اسناد علاوه بر کارایی بالا، می‌توانند به‌عنوان ابزارهای مشارکتی هم ایفای نقش کنند. ابزارهایی که روش‌های جدید برقراری ارتباط را با در نظر گرفتن نیازهای انطباق قانونی، با یکدیگر ترکیب می‌کنند. ذخیره‌سازی فایل‌ها به روش‌های قدیمی، مدیریت و حفظ امنیت را برای مبتدیان، دشوار می‌کند. علیرغم اینکه برای تنظیم مجوزهای دسترسی به یک فایل یا پوشه، قابلیت‌های خاصی وجود دارد؛ اما با انتقال یک فایل از یک پوشه به پوشه دیگر، این مجوزها می‌توانند تغییر کنند، یا به‌کلی از بین بروند. ردیابی تغییرات ایجادشده در سندی که در یک پوشه مشترک روی سرور شرکت ذخیره شده، همانند آنچه در بازرسی اسناد اتفاق می‌افتد، برای کاربران تقریبا غیرممکن است. امروز حتی از نظر قابلیت‌های مشارکتی نیز شاهد پیشرفت‌های قابل توجهی هستیم. به‌طوری که کنار گذاشتن روش‌های سنتی و بهره‌برداری از این پیشرفت‌ها را به امری ضروری تبدیل می‌کند.
ذخیره‌سازی و پشتیبانی از انواع فایل‌ها
یک نرم‌افزار مدیریت اسناد حتی در ابتدایی‌ترین حالت باید بتواند اسناد را در طیف گسترده‌ای از انواع فایل‌ها، ذخیره کند. البته شما هم باید نیازمندی‌های سازمان را در این زمینه به‌دقت مورد بررسی داده و قبل از خرید، این نیازها را با قابلیت‌های سیستم DM مطابقت دهید. امروز مخصوصا در برنامه‌های تجاری که به‌صورت سفارشی ساخته شده‌اند. انواع مختلفی از فایل‌های اختصاصی وجود دارد که همه سیستمهای مدیریت اسناد، قادر به پشتیبانی از آنها نیستند.
جستجوی هوشمند
علاوه بر موارد بالا، نرم‌افزار مدیریت اسناد باید با حداقلِ زحمت یا کمترین استفاده از منابع سیستم، ابزارهای کارآمدی را برای سازمان‌دهی فایل‌ها و پیدا کردن آنها با توجه به معیارهای تعیین‌شده از سوی کاربر فراهم کند. در اغلب مواقع، این امکان در قالب ویژگی «جستجوی هوشمند» ارائه می‌شود. این یک ویژگی کلیدی دیگر است که باید وجود آن را در مرحله ارزیابی، تست کنید.
وجود قابلیت‌هایی مانند برچسب‌ها و فیلدهای مهمی که بتوان آنها را شخصی‌سازی کرد، برای پیدا کردن فایل‌هایی که مکان آنها روی حافظه سازمانی، تغییر کرده، اهمیت زیادی دارند. برخی راهکارها مانند Microsoft SharePoint Online ارائه دهنده ویژگی‌هایی هستند که دسته‌بندی خودکار یا برچسب‌گذاری اسناد را بر اساس قواعدی که شما تنظیم می‌کنید، انجام می‌دهند. این امر نه‌تنها قابلیت اطمینان داده‌های موجود در اسنادتان را افزایش می‌دهد، بلکه قابلیت ردیابی اسناد مورد نیاز توسط کاربران را نیز بهبود می‌بخشد.
فاکتورهای با اهمیت در سیستم مدیریت اسناد
بسیاری از سیستمهای مدیریت اسنادی که ما آنها را بررسی کردیم، دارای فضای ذخیره‌سازی ابری هستند. از آن جمله می‌توان به Adobe Document Cloud Standard، Ascensio System OnlyOffice و Microsoft SharePoint Online و کلیک مایند اشاره کرد. با این‌حال، شما نباید این امکان را به‌عنوان یک معیار اصلی در خرید سیستم DM مد نظر قرار دهید، زیرا ذخیره‌سازی، قسمت آسان و بی‌دردسر ماجراست. برای اغلب سازمان‌ها، این مهمترین فاکتور در ارزیابی یک سیستم مدیریت اسناد نیست. امکان‌های مشارکتی مانند اشتراک‌گذاری اسناد، مشاهده تغییرات (مثل تاریخچه‌ای از یک سند یا آیتم که ویرایش‌های اعمال شده روی آن را به شکل منظم و مثلا بر اساس زمان نشان می‌دهد) یا کار هم‌زمان روی یک آیتم توسط یک کاربر دیگر، از جمله قابلیت‌هایی هستند که کارایی تیم‌ها را بهبود می‌بخشند.
قبل از خرید حتما از دوره رایگان سیستمهای DM استفاده کنید.
مثل همیشه، اگر آزمایش رایگان سیستم DM قبل از خرید آن امکان‌پذیر باشد، این بهترین راه ارزیابی سیستم و مطابقت آن با نیازمندی‌های سازمان شماست. بیشتر شرکت‌ها، یک دوره آزمایشی رایگانِ حداقل 14 روزه را برای استفاده از سیستم ارائه می‌دهند. بعضی دیگر، امکان استفاده آزمایشی به مدت 30 روز کامل را در اختیار خریداران می‌گذارند. برخی از شرکت‌ها حتی سرویس‌های رایگان ارائه می‌دهند که البته این سرویس‌ها از حیث تعداد کاربر و قابلیت‌های کاربردی، دارای محدودیت‌هایی هستند. این محدودیت‌ها اجازه استفاده کافی و همه‌جانبه از سیستم را نمی‌دهند. به همین دلیل، می‌توانند فرایند ارزیابی میزان تناسب سیستم با نیازهای سازمان را مخدوش کنند.
تاییدیه‌ها، اشتراک‌گذاری و امضاها
در برخی موارد، کسب‌وکارها فقط برای دسترسی و نگهداری یک سند، آن را ایجاد می‌کنند. اما در بیشتر موارد، این اسناد با هدف اشتراگ‌گذاری بین بخش‌ها و اعضای مختلف سازمان، ایجاد می‌شوند. بنابراین وجود ابزارهایی که امکان مدیریت چنین اسنادی را فراهم کنند، باید یکی از نقاط تمرکز مهم در انتخاب سیستم DM باشد.
این قابلیت‌ها در حداقلی‌ترین حالت به این دلیل وجود دارند که در ارتباط با مشتری و یا ارتباطات درون سازمانی، برقراری روابط را ساده کرده و بازدهی را افزایش دهند. در برخی موارد، این ابزارهای ارتباطی از قابلیت ردیابی ارتباطات و تهیه گزارش از آنها نیز پشتیبانی می‌کنند. این می‌تواند یک ویژگی بسیار مهم، به‌خصوص برای اسنادی باشد که دارای پیامدهای انطباقی یا قانونی هستند.
قابلیت تایید اسناد توسط افراد خبره
از منظر گردش کار، توانایی هدایت نوع خاصی از اسناد به سوی کارکنانی که نیاز به تایید یا تکمیل آنها را دارند، یک سطح کارکرد اساسی در سیستمهای مدیریت اسناد است. ارائه سند در فُرمت قابل ویرایش که در نهایت به یک فایل غیر قابل ویرایش مثل PDF تبدیل می‌شود، از دیگر قابلیت‌های خوب است. سرانجام، امضای الکترونیکی، تدریجا به یکی دیگر از الزامات کارکردی تبدیل می‌شود که در بسیاری از سناریوهای تجاری، نه‌فقط به‌منظور نهایی کردن قراردادها با شرکا یا مشتریان، بلکه برای تایید گردش کار بین کارکنان داخلی سازمان نیز اهمیت زیادی دارد.
قابلیت‌های مشارکتی در سیستم مدیریت اسناد
قابلیت‌های مشارکتی نیز واجد اهمیت زیادی هستند. داشتن گزینه‌های Check in و Check out که دسترسی به یک فایل را پس از دانلود آن مسدود می‌سازد، از تداخل‌های ویرایشی و متعاقبا دردسرهای ناشی از آن پیشگیری می‌کند. تاریخچه‌ی ورژن، روشی عالی برای ردیابی این امر است که چه کسانی و در چه زمان‌هایی، فایل‌ها را ویرایش کرده‌اند. در این حالت، در صورت خراب شدن یک فایل یا مواجهه‌ی آن با پیغام خطا، می‌توانید به ورژن قبلی آن (قبل از ویرایش) بازگردید. در حالی که برخی برنامه‌ها برای انجام کارهای ویرایشی روی اسناد به‌صورت آنلاین، به ادغام با Microsoft Office 365 یا Google Drive نیاز دارند. برخی دیگر، مجموعه ابزارهای اختصاصی خودشان را برای پردازش واژه و انتشار اسناد، در اختیار کاربران قرار می‌دهند.
انطباق و امنیت
امنیت یکی از دغدغه‌های کسب‌وکارهای مختلف محسوب می‌شود و هنگام جستجو و ارزیابی راهکارهای جدید، غالبا یک اولویت است. شرکت‌های کوچک و متوسط و همین‌طور استارت‌آپ‌ها، شاید نیاز فوری و مبرمی برای نگرانی‌های قانونی و انطباقی احساس نکنند اما دیر یا زود باید چنین ملاحظاتی را مد نظر قرار دهند. سیستم‌هایی که می‌توانند متناسب با نیازهای یک شرکت، از جمله صدور مجوزها و کنترل نسخه‌ها، توسعه پیدا کنند، بر سیستمهای فاقد این ویژگی، برتریِ محسوسی دارند.
شرکت‌هایی مانند شرکت‌های مالی، نهادهای دولتی، مراکز پزشکی و دانشگاه‌ها که دغدغه‌های انطباقی و قانونی دارند، واقعا لازم است که روی معیار امنیت به‌عنوان یکی از معیارهای اصلی در انتخاب سیستم DM، تمرکز کنند. برخورداری از ویژگی‌های امنیتی پیشرفته‌تری مانند مسیرهای ممیزی(سیستمی که معاملات دقیق مربوط به هر آیتم را در سوابق حسابداری ردیابی می کند)، قابلیت‌های دسترسی پیشرفته و ابزارهای احراز هویت سازمانی، مانند احراز هویت چندعاملی (MFA) یا ادغام با سیستمهای مدیریت دستگاه، گاهی بیش از آنکه یک مزیت باشد، باید به‌عنوان یک الزام ضروری و اساسی تلقی گردد.
نگهداری فایل یکی از الزامات حوزه امنیت
نگهداری فایل، یکی دیگر از حوزه‌های مربوط به امنیت است که بیشتر سیستمهای مدیریت اسناد از آن پشتیبانی می‌کنند. ابزارها و ویژگی‌های مربوط به این کارکرد در پلتفرم‌های مختلف، متفاوت است. بسیاری از شرکت‌ها قانونا باید سوابق کاری‌شان را برای مدت‌زمان مشخص و از پیش تعیین‌شده‌ای، نگه دارند. یک سیستم کارآمد مدیریت اسناد، باید ابزارهایی را برای جلوگیری از حذف دائمی فایل ارائه دهد. در حالت ایده‌آل، این سیستم یک راهکار مبتنی بر آرشیو (بایگانی) را در اختیارتان می‌گذارد تا شناسایی فایل‌های قدیمی و بلااستفاده را بی‌آنکه مشکلی از نظر قانونی ایجاد شود، برایتان فراهم کند.
ملاحظات انطباقی (Compliance considerations)
ملاحظات انطباقی، همواره باید بخش ثابتی از ارزیابی شما درباره هر جنبه‌ای از سیستم مدیریت اسناد باشد. در مواردی که اسنادِ حاوی اطلاعات بیماران یا سایر مشتریان، تحت رسیدگی قرار می‌گیرند یا پای عوامل انطباقی دیگر به ماجرا باز می‌شود؛ قابلیت‌های مشارکتی باید با دقت بسیار زیادی مدیریت شوند. بسیاری از سیستمهای DM می‌توانند از به اشتراک گذاشتن فایل‌ها با کاربران خارجی یا ذخیره‌سازی آنها در دستگاه‌های موبایل، ممانعت به عمل آورند.
پس حتما قبل از خرید سیستم مدنظرتان، در این زمینه پرس‌و‌جو کنید. خواهید دید که برخی از سیستم‌ها، این قابلیت‌ها را فقط از طریق سیستمهای عاملی که آن را ساپورت می‌کند، ارائه می‌دهند. در حالی که برخی دیگر، این کار را از طریق ادغام با پلتفرم‌های تجاری سمتِ سرور، انجام می‌دهند. بعد از اینکه متوجه سازوکار عملکرد سیستم شدید، باید مطمئن شوید که این قابلیت‌ها تا چه اندازه در محیط خاص تجاری شما، عملکرد خوبی دارند؟
کارایی و یکپارچه‌سازی
مطمئنا هیچ‌کس ابزاری را نمی‌پسندد که حفظ انطباق و نظارت بر مدیریت، تنها کارکردهای آن باشند. بنابراین یک سیستم DM در حالت ایده‌آل باید سهولت و کاراییِ وظایف مربوط به مدیریت اسناد را ارتقا دهد. ابزارهای اتوماسیون، یکی از حوزه‌های مهم در سیستمهای DM هستند که می‌توانند کار را برایتان خیلی راحت‌تر کنند.
این ابزارها در برخی موارد، به گردش کار مربوط هستند، هرچند که سیستمهای مختلف، گردش کار را به اَشکال متفاوتی پیاده‌سازی می‌کنند. قابلیت ادغام با سایر سیستمهای کسب‌وکار، اعم از سیستم مالی، پایگاه داده یا سرویس ذخیره‌سازی ابری، می‌تواند به شکل‌های مختلفی، کارایی و دقت فرایندها را افزایش دهد. برخی سیستمهای DM حتی این قابلیت را دارند که اسناد اسکن شده را دریافت کنند. پس از تقسیم اتوماتیکِ آنها به رکوردهای مجزا و انجام عملیات تشخیص نوری کاراکتر (OCR) روی این اسناد، بر اساس محتوای هر سند، فایل‌های خروجی تولید کنند. این فایل‌ها را می‌توان به سیستمهای دیگر وارد کرد. به این ترتیب، جلوی دوباره کاری در فرایند ورود فایل‌ها را گرفت.
ارائه سرویس روی اپلیکیشن موبایل
بیشتر این سرویس‌ها دارای اپلیکیشن‌های موبایلی هم هستند که عملکرد محدود یا تقریبا کاملی را ارائه می‌دهند. در حالت ایده‌آل، باید برنامه‌هایی سازگار با هر دو سیستم‌عامل Android و iOS وجود داشته باشند تا همه کارکنان شما بتوانند بدون هیچ محدودیتی، از طریق گوشی به سیستم دسترسی پیدا کنند. در اپلیکیشن به دنبال قابلیت‌هایی مانند ایجاد و ویرایش سند و همین‌طور اشتراک‌گذاری فایل باشید.
کنترل‌های مدیریتی نیز در یک نرم‌افزار مدیریت اسناد، حائز اهمیت هستند. در حالی که اغلب سرویس‌های اشتراک‌گذاری فایل، امکان تنظیم مجوز دسترسی روی فایل‌ها یا پوشه‌های خاص را برایتان امکان‌پذیر می‌سازند. ممکن است ادمین‌ها نیز بخواهند مجوزهای سراسری خاصی را برای کاربران در سیستم تنظیم کنند. به‌عنوان مثال، یک مدیر ممکن است بخواهد برخی از کاربران اجازه حذف فایل‌ها را داشته باشند. امکان حذف دسترسی یک کاربر به برخی یا همه فایل‌ها و امکان تغییر مالکیت یک فایل به دلایل مشابه، از دیگر کنترل‌های مهم مدیریتی هستند.(مانند زمانی که فرد شرکت را ترک می‌کند یا به بخش دیگری منتقل می‌شود)
سازگاری و خدمات مشتری
حتی اگر استفاده از سیستم مدیریت اسناد، آسان باشد باز هم خدمات و پشتیبانی مشتری، عناصر بسیار مهمی هستند. بهترین سیستم‌ها، آن‌هایی هستند که ارائه سرویسِ زنده به مشتریان را در قالب تماس‌های تلفنی یا گفتگو از طریق وب امکان‌پذیر می‌کنند.
ایمیل هم راهکار خوبی برای مسائل و مشکلات غیر فوری است. حتی شاید بتوانید یک تماس تلفنی را با بخش پشتیبانی زمان‌بندی کنید. با این کار دیگر لازم نیست برای گفتگو با اپراتور، پشت خط تلفن منتظر بمانید. دسترسی به مستندات کامل آنلاین و از آن بهتر، دموهای ویدئویی، برای مسائل جزئی یا در مواقعی که هنوز در حال یادگیری چگونگی استفاده از قابلیت‌های سیستم هستید، اهمیت زیادی دارد. جستجوی پیشرفته و سوالات متداول سازمان‌یافته، از دیگر قابلیت‌های مهم در این زمینه محسوب می‌شوند.
پشتیبانی در سیستم مدیریت اسناد
سرمایه‌گذاری روی یک سیستم DM برای مدیریت بخش‌های زیادی از کسب‌وکارتان، تنها زمانی توجیه منطقی دارد که با ارزیابی گزینه‌های پشتیبانی و خدمات پس از فروش، از سرمایه‌گذاری‌تان محافظت کنید. سیستمهای مدیریت اسناد، در بیشتر مواقع، مبتنی بر فضای ابری هستند و برخی از خدمات پشتیبانی را به‌صورت اتوماتیک ارائه می‌دهند. استفاده از سیستم‌هایی که به‌طور اختصاصی برای پیاده‌سازی در دیتاسنتر شرکت شما طراحی شده‌اند، معمولا مستلزم پرداخت هزینه‌های اضافی سالانه هستند. در هر صورت، حین ارزیابی گزینه‌های پیش رو، هزینه‌های پشتیبانی را نیز مد نظر قرار دهید.
معیار سازگاری در مدیریت اسناد
در نهایت، معیار سازگاری نیز مهم است. تا زمانی که با وب اپلیکیشن‌ها سروکار داشته باشیم و نخواهیم آنها را به نرم‌افزارهای دسکتاپ، متصل کنیم، در مقایسه با حالتی که از انواع دیگر نرم‌افزارها استفاده می‌کنیم، نگرانی چندانی از بابت معیار سازگاری وجود ندارد. با این‌حال، سازگاری مرورگر، پشتیبانی از API و فرمت‌های فایل، کماکان از ملاحظات مهمی هستند که باید آنها را در نظر بگیرید. باید بررسی کنید که آیا این نرم‌افزار در مرورگر وب محبوبتان به‌خوبی کار می‌کند؟ این بررسی در حالتی که عملکرد کسب‌وکارتان به چند وب اپلیکیشن مبتنی باشد، اهمیت مضاعفی دارد.
پشتیبانی از فقط یک مرورگر می‌تواند به کاهش چالش‌ها و دغدغه‌های کارکنان بخش IT کمک کند. علاوه بر این، شما باید بررسی دقیقی از اسناد داشته باشید تا متوجه شوید کارکنانتان به‌طور روزانه از کدام فرمت‌های فایل استفاده می‌کنند. در این میان، به فایل‌هایی که توسط نرم‌افزارهای خاص و سفارشیِ مورد استفاده در سازمان، تولید می‌شوند، توجه ویژه‌ای نشان دهید.
در نهایت:
وقتی فهرستی از این فرمت‌ها تهیه کردید، ببینید آیا می‌توانید از برخی فرمت‌های نامتداول چشم‌پوشی کنید یا آنها را با فرمت‌های استانداردتر مانند Microsoft Office’s DOCX و PDF Adobe ادغام کنید؟ این فرمت‌ها استانداردهای غیر رسمی هستند که با استفاده از آنها می‌توانید خودتان را از برخی دردسرها خلاص کنید.
منبع: https://www.pcmag.com
