مدیر دانش نقشی است که مسئولیت نگهداری و کنترل پایگاه دانش را چه از نظر کیفیت و دقت محتوای داخل آن، و چه اطمینان از سادگی کار برای کاربران بر عهده دارد. (بهتر است قبل از ادامه مطالعه این مقاله، پایگاه دانش داخل سازمان چیست و چه‌کارایی دارد را مطالعه کنید.)
چه کسی می‌تواند یک مدیر دانش خوب باشد؟
اگر شرکت یا تیم شما ازنظر اندازه در رده کوچک و متوسط قرار می‌گیرد هر فردی که پیش‌قراول راه‌اندازی پایگاه دانش شده می‌تواند در جایگاه مدیر دانش قرار بگیرد؛
اما اگر نگاهی به تیم‌ها و شرکت‌های موفق بیندازید معمولاً مسئولیت مدیریت به افرادی در جایگاه‌های زیر واگذار می‌شود:
مدیر IT
در بیشتر اوقات اگر محدوده استفاده از پایگاه دانش برای پشتیبانی از خدمات فناوری اطلاعات یا محصولات و زیرساخت‌های نرم‌افزاری باشد، مدیر IT بهترین گزینه است.
مدیران عملیاتی
برای مثال مدیر یک مرکز تماس معمولاً بهترین گزینه برای ایجاد پایگاه دانش برای بهبود پاسخ‌گویی به مشتریان است.
مدیران آموزش و توسعه
اگر استفاده از پایگاه دانش به‌صورت درون‌سازمانی و برای کمک به فرایندها و کارکنان باشد یا در آموزش و آنبوردینگ کارکنان استفاده شود، مدیر آموزش گزینه مطلوبی به نظر می‌رسد.
مدیران برنامه / پروژه
اگر پایگاه دانش برای کمک به پیشبرد یک پروژه یا مجموعه از پروژه‌های مرتبط ایجاد می‌شود مدیر برنامه (Program Manager) می‌تواند مدیر دانش مناسبی باشد.
آیا نقش مدیر دانش باید رسمی باشد؟
بله. بسته به‌اندازه سازمان شما، نوع پایگاه دانش که در حال ایجاد یا نگهداری آن هستید بسیار محتمل است که نقش مدیر دانش را به یک نقش رسمی و تعریف‌شده در چارت سازمانی خود ببرید. این مسئله در شرکت‌ها و تیم‌های کوچک که معمولاً همه نقش‌ها از رسمیت کمتری برخوردارند اهمیت بیشتری دارد؛ مدیر ارشد در چنین مجموعه‌هایی باید نقش و مسئولیت‌های مدیر دانش را کاملاً شفاف کند.
مدیر دانش باید بتواند چه‌کارهایی انجام دهد؟
مسئولیت اولیه، ایجاد رویه‌هایی است که کاربران بتوانند با استفاده از آنها، اطلاعات موردنیاز برای اجرای فعالیت‌ها یا حل مسئله‌های کاری خود را در پایگاه دانش پیدا کنند. علاوه بر این، مدیر دانش باید استانداردهایی ایجاد کند که بخش‌های مختلف بتوانند با ادبیات و زیان یکسانی از پایگاه دانش استفاده کنند. یکی از مواردی که برای او برگ برنده محسوب می‌شود تواناییش در معماری صحیح اطلاعات است. معماری اطلاعات با هدف سازمان‌دهی محتوا به‌گونه‌ای است که کاربران به‌راحتی خود را با عملکرد محصول تطبیق داده و بدون نیاز به تلاش زیاد موارد موردنیاز خود را بیابند.هر آنچه نیاز است در مورد سیستم مدیریت دانش چیست؟ بدانید.
بخش دیگری از زمان یک مدیر دانش به ایجاد، بررسی و نگهداری محتواهای باکیفیت برای پایگاه دانش صرف می‌شود. او باید قدرت تعامل با افراد و تیم‌های مختلف را داشته باشد تا بتواند محتوای پایگاه دانش را بر پایه نیازهای اطلاعاتی و مسائل حائز اهمیت برای آنها توسعه دهد. می‌توان ادعا کرد او جزء نقش‌هایی است که در تیم‌ها و شرکت‌های امروزی دارای بیشترین اثر مستقیم در فعالیت‌های روزمره کارکنان است.
مسئولیت‌های اصلی مدیر دانش
- تعیین استراتژی برای پایگاه دانش و ایجاد و نگهداری محتواهای به‌روز، باکیفیت و قابل جستجو برای مخاطبانی که سطح مهارت متفاوت دارند؛
- تعامل با افراد و بخش‌های مختلف، تیم‌های محصول و خدمات و همچنین خبره‌ها برای تطبیق نیازهای روزمره تیم با امکانات و محتوای پایگاه دانش؛
- تحلیل و پیگیری اثرات و نحوه استفاده از پایگاه دانش و شناسایی مشکلات و نارسایی‌ها چه در محتوای پایگاه دانش و چه در امکانات آن؛
- راهنمایی و هدایت افرادی که می‌توانند به تولید محتوا برای پایگاه دانش کمک کنند؛
- تهیه و ترویج راهنماها و استانداردهایی برای نگارش محتوا در پایگاه دانش و اطمینان از اینکه تولیدکنندگان محتوا آن را رعایت می‌کنند.
جمع‌بندی
تیم یا شرکت شما، در هر صنعتی فعال باشد، برای کل یا بخشی از فعالیت‌های خود نیاز به ایجاد یک پایگاه دانش دارد. داشتن یک پایگاه دانش مانند کلیک‌مایند که بهره‌وری تیم یا شرکت شما را افزایش داده و به پیشرفت سریع‌تر کارها کمک کند یک ضرورت است. ازاین‌رو انتخاب یک فرد مناسب برای بر عهده گرفتن وظایف مدیر دانش در تیم شما اهمیت زیادی پیدا می‌کند. این فرد باید بتواند با استفاده از کلیک مایند یک پایگاه دانش استاندارد و کارآمد برای شما ایجاد و نگهداری کند و ارتباط خوبی با تک‌تک بخش‌ها یا اعضای تیم شما برقرار کند.
