زمانی که در یک شرکت، کارمندی شغلش را رها می‌کند یا بازنشسته می‌شود، آن شرکت نه‌فقط کارمندش بلکه تمامی دانشی که وی در زمان خدمتش به دست آورده را از دست می‌دهد. از دست رفتن دانش هزینه‌بر است و سالانه حدود 31.5 میلیارد دلار برای 500 شرکت برتر دنیا هزینه در بردارد.اینجاست که مدیریت دانش اهمیت پیدا می‌کند.
مدیریت دانش در کسب و کارهای کوچک اهمیت بیشتری دارد.
به نظر می‌رسد هزینه از دست رفتن دانش برای کسب‌وکارهای کوچک آن‌چنان گزاف نیست، اما اثرات مخربی که در پی دارد به‌مراتب زیان‌بارتر است.
در یک شرکت بزرگ، بیشتر کارکنان نقش‌هایی دارند که با سایر نقش‌های سازمانی همپوشانی دارند و طبیعتاً دانش بیشتری را به اشتراک می‌گذارند. اما در یک کسب‌وکار کوچک، اغلب تنها یک نفر است که در زمینه‌هایی مثل منابع انسانی، فناوری اطلاعات، محصول و مالی، کل دانش را در اختیار دارد. پس از دست رفتن دانشی که در پی خروج کارکنان از مجموعه اتفاق میافتد بیشتر است و زمان زیادی طول می‌کشد تا سازمان به بهره‌وری قبلی برسد.
حفظ دانش موجود، پیش شرطی برای بهره‌وری و سودآوری
مطالعات نشان داده است که کارکنانی که بیشترِ کارشان فکری است، تنها ده درصد از زمانشان را صرف خلق دانش جدید می‌کنند. آنها نود درصد دیگر زمان خود را صرف جستجو یا خلق اطلاعاتی که از قبل موجود است می‌کنند. فارغ از اندازه شرکت، مدیریت دانش پیش‌شرطی بسیار مهم برای بهره‌وری و سودآوری است. اما کسب‌وکارهای کوچک چطور از مدیریت دانش استفاده می‌کنند؟ در ادامه به این می‌پردازیم که کسب‌وکارهای کوچک چگونه می‌توانند برنامه‌های مناسبی برای مدیریت دانش در مجموعه خود انتخاب و اجرا کنند.
مدیریت دانش چیست و چرا حائز اهمیت است.
مدیریت دانش اصطلاحی بزرگ برای ایده‌های ساده است. دانش و اطلاعات، دارایی‌های هر کسب‌وکاری هستند و از دست رفتن دانش همانند فقدان هر دارایی دیگر هزینه‌ای را به دنبال دارد.
مدیریت دانش به‌سادگی بستری را فراهم می‌کند تا بتوانید جلوی از دست رفتن دانش را بگیرد.بیشتر در مورد مزایای مدیریت دانش در شرکت‌های کوچک و متوسط بدانید.
فرآیند مدیریت دانش معمولاً از سه بخش تشکیل می‌شود:
- جمع‌آوری و ذخیره‌سازی اطلاعات و دانش مهم کسب‌وکار؛
- در دسترس قرار دادن و آسان کردن بازیابیِ اطلاعات جمع‌آوری‌شده؛
- به‌روزرسانی منظم و با دقت بالای اطلاعات جمع آوری‌شده.
راه‌حل به سبک مدیریت دانش
تصور کنید کسب‌وکاری دارید که بیشترین سودِتان از فروش در وب‌سایتتان حاصل می‌شود. وب‌سایت شما از کار میافتد و فردی که مسئول مدیریت سایت است، به مرخصی رفته است. هیچ فرد دیگری هم اطلاعی از شرکت ارائه‌دهنده خدمات میزبانی وب ندارد و پاسخ سؤالات امنیتی وب‌سایت یا رمز عبور را نمی‌داند. اگر سایت به مدت یک ساعت یک روز و یا یک هفته خراب باشد، شرکت چه مقدار از درآمد خود را از دست می‌دهد؟ مدیریت دانش در چنین سناریویی می‌تواند هزینه‌ها را به حداقل برساند. چون با کمک آن، اطلاعاتی که برای درست کردن سایت موردنیاز است؛ درجایی ذخیره‌شده تا سایر کارکنان بتوانند آن را پیدا کنند.
اهمیت مدیریت دانش برای بهره‌وری
اگر یک کارمند جدید به شرکت اضافه شود و هیچ‌کس رمز عبور وای فای را نداند، آن کارمند نمی‌تواند هیچ کاری انجام دهد. اگر کارمندان بخش خدمات مشتریان، مجبور باشند هر بار كه به تماسی پاسخ می‌دهند، مشكلات را از اول حل كنند. یا اگر مسئول دفتر مدیریت، استعفا بدهد و همه‌ی مستندات کاری او در کامپیوتر رمزدارش ذخیره‌شده باشد. آنگاه ممکن است فرد دیگری از بخش IT ساعت‌ها در تلاش باشد تا به اطلاعات این سیستم دسترسی پیدا کند. اینها و موارد مشابه همگی با راه‌حلهای مدیریت محتوا قابل حل است. مدیریت دانش از یک‌سو می‌تواند، به‌سادگی داشتن یک اتاق بایگانی (پرونده) برای ذخیره‌سازی قراردادهای مهم و اطلاعات مرتبط با آنها باشد و از سوی دیگر می‌تواند به پیچیدگی فنّاوری هوش مصنوعی باشد که اطلاعات را مانند یک کارآموز یا دستیار شخصی جمع‌آوری، ذخیره و بازیابی می‌کند. در اینجا نکته با اهمیت این است که یک شرکت کوچک بتواند راهکار مناسبِ خود را انتخاب و استفاده کند.
چگونه مشاغل کوچک می‌توانند از مدیریت دانش استفاده کنند.
شاید به‌عنوان یک کسب‌وکار کوچک یا متوسط، نتوانید مثل مایکروسافت مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای همکاری گروهی مبتنی بر ابر بسازید یا یک مرکز تماس مجهز به هوش مصنوعی مانند آمازون را در اختیار بگیرید و شاید نتوانید چندین دفتر برای آموزش عملی کارمندان مانند تویوتا داشته باشید. اما این بدان معنا نیست که نتوانید از شیوه‌های مدیریت دانش این شرکت‌ها استفاده کنید.
ابزارهای مناسب مدیریت را به کار بگیرید.
برای ساده شدن کارها از ابزارهای مدیریت دانش مبتنی بر ابر استفاده کنید. چون کسی از ابزارهای جدید بیش‌از حد پیچیده استفاده نخواهد کرد. ابزارهایی پیدا کنید تا با ابزارهایی که کارکنان قبلاً از آنها استفاده می‌کردند، یکپارچه شوند. به خاطر بسپارید داشتن یک منبع اطلاعاتی واحد بهترین گزینه است. اگر دانش موجود در چندین ابزار مختلف قرار گیرد، پیداکردن آن برای افراد دشوار خواهد بود.
از فناوری‌های جدید استفاده کنید.
نرم‌افزارها و فناوری‌هایی را به کار بگیرید که از هوش مصنوعی برای پردازش و فهرست‌بندی محتوا استفاده می‌کنند. برخی نرم‌افزارها، فرآیندهای به‌روزرسانی دانش را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند و یا محتوای جدید را به‌طور خودکار دسته‌بندی و برچسب‌گذاری می‌کنند تا پیدا کردن آنها آسان‌تر شود. هنگامی‌که داده‌ها جمع‌آوری شدند، به دنبال ابزارهایی بگردید که از یادگیری ماشینی استفاده می‌کنند. فناوری‌های یادگیری ماشین، تشخیص می‌دهند که چگونه افراد انواع خاصی از اطلاعات را جستجو می‌کنند. این فناوری به‌مرور زمان به کاربران کمک می‌کنند که اطلاعات دقیق موردنظر خود را به راحتی پیدا کنند.
فرآیندهای مهم را مستندسازی، ثبت و ضبط کنید.
الگوی استاندارد خود را مستندسازی کنید. همه‌ی اسناد را در حافظه‌ی ابری یا برخی دیگر از سرورهای اشتراکی ذخیره کنید تا همه به آن دسترسی داشته باشند و مستندات از دست نروند.
- روش‌های خلاقانه‌ای به کار بگیرید که کارکنان دانش خود را به اشتراک بگذارند.
- برنامه منتورینگ مناسب برای هماهنگی و همکاری افراد تازه‌وارد با کارکنان قدیمی ترتیب دهید.
- مطمئن شوید مدیران می‌دانند فعالیت‌های کلیدی کارکنان زیر نظر آنها چگونه انجام می‌شود تا در شرایط بحرانی یا نبود کارکنان، فعالیت‌ها متوقف نشود.
- کاری کنید تا کارکنانی که دارای نقش‌های مرتبط باهم هستند زمانی را به آموزش‌های چند مهارتی یا کراس ترینینگ اختصاص دهید.
کراس ترینینگ چیست(cross-training)
زمانی را برای آموزش متقابل(cross-training) کارمندانی که نقش‌های کاریشان مربوط به هم است، اختصاص دهید؛ آموزش متقابل، به چندوظیفه‌ای شدن و یادگیری مهارت‌ها و عملکردهای شغلی افراد با نقش‌های مرتبط به هم کمک می‌کند و انعطاف‌پذیری افراد شرکتتان را افزایش می‌دهد.این کار همچنین:
- دانش سازمانی را توسعه می‌دهد؛
- باعث می‌شود سایر کارکنان به‌عنوان جایگزین فرد در زمان‌های اضطراری بتوانند فعالیت کنند؛
- احتمال از دست دادن حجم عمده از دانش را در پی خروج غیرمنتظره کارکنان را کاهش می‌دهد.
نتیجه‌گیری
با توجه به نکاتی که در بالا به آن اشاره شد لزوم استفاده از سیستم‌هایی که بتوانند باعث افزایش بهره‌وری و مدیریت دانش گروهتان شود امری ضروری و مهم است. کلیک مایند در همین راستا و برای تحقق بخشیدن به این مهم سعی کرده همراه و پشتیبان شما باشد.
منبع:www.atspoke.com
