آیا می‌دانید برای اینکه کارهایی مانند مدیریت پروژه و کار تیمی به سهولت انجام شود، می‌توانید از نرم افزارهای همکاری تیمی مانند نرمافزار مدیریت دانش استفاده کنید؟ نرم افزار مدیریت دانش خط مبنایی مشترک به اعضای تیم می‌دهد تا اصطکاک سیستم را کم شود و کمک می‌کند سؤال و جواب‌های اضافی بین افراد به حداقل مقدار ممکن برسد. این نرم افزار با فراهم کردن اطلاعاتِ مناسب و درست که مبنای همکاری تیمی است باعث بهبود عملکرد تیم می‌شود.
مزایا و فواید همکاری تیمیِ اثربخش
مطالعات نشان داده، زمانی که افراد با یکدیگر به‌صورت گروهی همکاری می‌کنند، نسبت به افرادی که این‌طور عمل نمی‌کنند، انگیزه‌ی بیشتری برای انجام وظایفشان دارند. علاوه بر این، افرادی که همکاری گروهی دارند، مشارکت و تعهد بیشتری دارند و موفق‌ترند.
در این مطلب قصد داریم به این موضوع بپردازیم که بهبود همکاری تیمی چگونه می‌تواند برای سازمان سودمند باشد.
ارتباط‌های کارآمد
بر خلاف تصور، بیشتر تیم‌هایی که بر مبنای همکاری تیمی شکل گرفته‌اند باید جلسه‌های کمتری برگزار کنند و یا در صورت برگزاری، جلسه‌ها باید کوتاه و هدفمند باشد. چرا که اگر همه به اطلاعات یکسانی دسترسی داشته باشند، نیاز کمتری به دیدار افراد در جلسه‌های روزانه و گفتگوهای خصوصی وجود دارد. این یعنی توقف‌های کمتری در روند اجرای برنامه‌ها ایجاد می‌شود یا به زبان ساده‌تر تیم زمان بیشتری برای انجام وظایفش دارد.
پس اگر در هر مرحله از روند انجام کار شفاف باشید و همه اطلاعات مهم را در فضایی مرکزی مستندسازی کنید، می‌توانید مکالمات رودررو (یا ویدئویی) را خیلی سریع و آسان برگزار کنید. از طرفی فرصت می‌کنید تا مواردی مانند طوفان فکری و حل مسائل به شکل خلاقانه را در تیم رواج دهید.
نتایج بهتر در کسب‌وکار
موفق‌ترین تیم‌ها به لطف احساس تعلق، جریان‌های کاری شفاف، ابزارهای مناسب و نوع ارتباط تیمی کارآمدی که در بالا به آن اشاره‌شده قادرند به اهداف خود دست یابند. اعضای تیم باید با هم و برای هدف مشترک کار کنند و احساس دوستی، اعتماد و همکاری گروهی واقعی داشته باشند. این یعنی هرکدام از اعضا در موفقیت یا شکست نهایی پروژه سهم دارند.
ویکی و پایگاه دانش ابزارهای اصلی همکاری تیمی
همه‌ی تیم‌های موفق از استراتژی‌هایی که در آن نیاز به مستندسازی است، استفاده می‌کنند. چرا؟ برای اینکه استراتژی‌ها به‌درستی اجرا شوند، باید در یک مخزن اطلاعات متمرکز قرار بگیرند؛ تا همه بتوانند در زمان‌های حساس و مورد نیاز به آنها مراجعه کنند.
شاید با خودتان فکر کنید که یک سند ساده و یا سؤالات متداول می‌توانند جایگزین مستند سازی اصولی باشد؛ اما در اینجا و با توجه به توضیحات مطرح شده در ادامه این مقاله خواهید دید چرا نرم افزارهای همکاری مدیریت دانش قابل‌اتکاتر اند.
به‌سرعت از آخرین به‌روزرسانی‌های اسناد باخبر شوید.
اسناد به راحتی کهنه و قدیمی می‌شوند و کنترل نُسَخ به‌ویژه هنگامی‌که تعداد زیادی از افراد درگیر کار هستند، نگران‌کننده است. یک پایگاه دانش خوب یا ویکی مشارکتی می‌تواند به شما در دیدن و آسان شدن موارد زیر کمک کند.
- آخرین موردِ به‌روز شده؛
- اینکه چه کسی آن را به‌روز کرده است و نسبت به نسخه قبلی چه تغییراتی داشته است.
قسمتهای بزرگ اطلاعات را به قسمتهای کوچک تبدیل کنید.
در پایگاه‌های دانش مدرن داخل سازمان برای سهولت و شفافیت جستجو و به‌روزرسانی، به‌جای اسناد و مدارک عریض و طویل، به اطلاعات کوتاه بهاء می‌دهند. به این صورت که هر بار رهبران تیم عوض می‌شوند یا فرآیندهای کسب‌وکار آپدیت می‌شوند، به‌جای اینکه یک سند عملیاتی چندصفحه‌ای را مجدداً منتشر کنید، فقط موردی که تغییر کرده است را انتشار دهید. این به‌روزرسانی خاص به تمام اعضای تیمی که باید آن را مشاهده کنند، نشان داده می‌شود.
اطلاعات را همه‌جا، در دسترس همه قرار دهید.
در وهله اول چه به‌صورت آنلاین (مثلاً Slack، کنفرانس یا ایمیل) همکاری تیمی دارید چه به‌صورت حضوری، اطلاعات مورد نیاز شما به‌جای جابجا شدن روی اپلیکیشن‌ها و تب‌های مرورگر و جستجو کردن، باید در ابزار ارتباطی شما موجود باشد. مطمئن شوید همه اشخاص موردنظر شما مقاله یا سند را می‌بینند. از طرفی یک ابزار ویکی مشارکتی خوب، با پلتفرم‌هایی که استفاده می‌کنید ادغام می‌شود تا دسترسی، ارسال محتوا به دیگران و یا لینک به مطالب آسان شود.
نرمافزار همکاری تیمی کلیک مایند
مدیریت محتوا و اطلاعات با کلیک مایند
نرم افزار مدیریت دانش و فضای کارِ دیجیتالِ کلیک‌مایند، قدرتمندترین ویکی برای تیم شما است. با این نرم افزار می‌توانید تیم خود را هم‌جهت کنید، ارتباطات را ساده کنید و مدارک و اسناد و اطلاعات خودتان را همیشه در دسترس نگه‌دارید. به اعضای تیم برای اصلاح و یا تغییر اسناد، مجوز دهید و مطمئن باشید که مالکیت معنوی کارهایی شما مختص خود شماست.
منبع بخشی از محتوای این بلاگ : www.getguru.com
