مدیریت دانش برای این شکل‌گرفته که به کارکنان سازمان خود کمک کنیم تصمیمات خوبی بگیرند. تصمیم‌گیری، اتفاقی است که در تمام گروه‌ها و سازمان‌ها صرف‌نظر از اندازه آنها رخ می‌دهد. استاندارد کردنِ فرایندها به شرکت‌ها کمک می‌کند بهره‌وری خود را افزایش دهند که درنتیجه آن کارها سریع‌تر و باکیفیت بهتری انجام می‌شود.
تمرکز بر جمع‌آوری و به اشتراک‌گذاری دانش این امکان را به سازمان‌ها می‌دهد تا خبره‌های واقعی در زمینه‌های مختلف را شناسایی کرده و به‌خوبی به کار بگیرند. چنین دیدگاهی احتمالاً باعث تعهد و رضایت بیشتر افراد خبره در محل کارشان خواهد شد. درعین‌حال، بقیه اعضای گروه هم دانش ارزشمندی را کسب خواهند کرد که موقعیت برد-بردی برای شرکتتان ایجاد می‌کند.
استفاده زودهنگام از سیستم مدیریت دانش، رشد شرکت را آسان می‌کند.
زمانی که تیم شما در حال رشد کردن است، مدیریت دانش فرایندهایی در اختیارتان می‌گذارد که از دانش قبلی گروه بهترین استفاده را ببرید. این مزایا هم برای سازمان‌های پروژه-محور و هم برای شرکت‌هایی که درحال‌توسعه محصول خود هستند، به‌خوبی قابل‌دستیابی است.
مدیریت دانش در شرکت‌های کوچک و متوسط
قبل از پرداختن به ادامه می‌توانید مطلب «چگونه از ابزارهای مدیریت دانش برای بهبود همکاری در تیم خود استفاده کنیم؟» را مطالعه کنید. این را به ذهن بسپارید که لزوماً نیازی نیست با یک فرآیند جامع یا یک نرم‌افزار اختصاصی شروع کنید. چون از زمانی که همه افراد را تشویق می‌کنید تا دانش و تخصصشان را به اشتراک بگذارند، مدیریت دانش، به‌تدریج بخشی از فرهنگ شرکت شما می‌شود. در اینجا ایده‌هایی را بیان می‌کنیم که می‌توانید بدون نگرانی از هزینه‌های نرم‌افزاری، آنها را امتحان کنید.
به دنبال شفافیت در پروژه‌ها باشید
شفافیت در پروژه‌ها نیاز به شفافیت و در دسترس بودن اطلاعات درون گروه پروژه دارد. برای شفافیت در یک پروژه کارهای مختلفی می‌توان انجام داد؛ از الزامات مستند شده پروژه گرفته تا جلسات منظم دریافت بازخورد از گروه. ترویج گفتگو و همچنین به اشتراک‌گذاری دانش بین افرادی که روی یک پروژه مشترک کار می‌کنند، علاوه بر اینکه اثربخشی کارگروه را افزایش می‌دهد، زمینه‌ای مناسب برای گسترش این نگرش به‌کل سازمان است. علاوه بر همه این موارد، مطالعات نشان می‌دهد شفافیت یکی از مواردی است که کارکنان برای آن اهمیت زیادی قائل هستند.
پایگاه دانش ایجاد کنید
ایجاد یک پایگاه دانش یا اینترانت ممکن است در نگاه اول بیشتر به درد سازمان‌های بزرگ بخورد. حقیقت این است که از جایی به بعد رشد شرکتتان دقیقاً مثل رشد یک کودک است؛ همان‌طور که لباس های کودک به‌سرعت برای او کوچک می‌شود؛ سیستم های اولیه ذخیره اسناد و اطلاعات مثل-Google Docs یا Dropbox که شرکت‌ها معمولاً از آنها استفاده می‌کند به‌سرعت کارایی خود را برای آنها از دست می‌دهد. درنتیجه یک پایگاه دانش جامع می‌تواند گره‌های زیادی از شما باز کند، اگر شرکت یا تیم شما
- دارای دفاتر متعددی است؛
- به‌طور مکرر کارمندان جدیدی اضافه می‌کند؛
- کارمندان دور کار دارد یا استخدام خواهد کرد؛
- ازنظر تعداد کارکنان، شعب، تعداد محصولات یا مشتریان به‌سرعت رشد می‌کند؛ و
- درزمینهٔ ارتباطات و یا انگیزش کارکنان مشکل دارد.
ما در گروه کلیک مایند برای ذخیره‌سازی و ساختارمند کردن اطلاعات از qlicmind.ir استفاده می‌کنیم تا دانشی را که برای اعضای گروه مهم است، ذخیره‌سازی کنیم. از طرفی، حتی در این فضا سیاست‌های مکتوب و به‌روزرسانیهای شرکت را به اشتراک می‌گذاریم. این فعالیت‌ها، هم به ما در راحت‌تر شدن آموزش به کارکنان جدید کمک می‌کند و هم باعث شده تا اطلاعات در زمان درست به دست افراد درست برسد تا در وقت و هزینه گروه صرفه‌جویی شود.
عادت به نوشتن «درس‌آموخته‌ها و تجربیات» را در گروه به جریان بیاندازید
برای یادگیری همه‌جانبه سعی کنید از تجارب قبلی، درس بگیرید. خیلی خوب است اگر بتوانید جلسات بازنگری، جلسات رترو (در متدلوژی Agile) یا هرگونه جلسه‌ای که برای مرور و بررسی اقدامات قبلی برگزار می‌شود را مستند کنید. به لطف این «درس آموخته‌ها»، سایر کارمندان ممکن است بتوانند دلایل یک مشکل را درک کنند و از وقوع برخی اشتباهات در آینده جلوگیری کنند. شما باید این فرهنگ را طوری در گروه به جریان بیاندازید که همه بدانند درس آموخته‌ها برای انگشت اتهام به سمت فردی خاص بردن و یا سرزنش کردن افراد نیست، بلکه تنها یادگیری از اشتباهات یا موفقیت‌هاست که بااهمیت است.
نگاهی به این مطلب در گیت لب (Gitlab) بیندازید که بعد از قطعی پرسروصدای پایگاه داده آنها نوشته‌شده است. یقیناً صدها توسعه‌دهنده (developer) که این پست را خوانده‌اند، اشتباهات مشابه را تکرار نخواهند کرد. این بدان معنا نیست که همه آموزه‌هایتان را مستند شده، در دسترس عموم افراد قرار دهید؛ چراکه گاهی به دلیل محرمانه بودن، این امر امکان‌پذیر نیست. قبل از تصمیم‌گیری درباره این موضوع باید همه جوانب و پیامدهای محتمل را در نظر بگیرید، به‌خصوص اگر کاربران خارجی تحت تأثیر یک رویداد خاص قرارگرفته باشند.
کارمندان خود را تشویق کنید تا دانش خود را به اشتراک بگذارند.
همان‌طور که در قسمت اول این متن ذکر شد، شما باید بتوانید خبره‌ها را شناسایی کنید: افرادی که دانش زیادی در مورد جنبه خاص و معینی از فعالیت‌های شما دارند. پس از شناسایی این افراد، باید آنها را تشویق کنید تا دانش خود را به اشتراک بگذارند. این کار را می‌توان از طریق روش‌های مختلفی انجام داد؛ از برگزاری جلسه‌های تیمی با موضوعات خاص گرفته تا وبلاگ نویسی یا برنامه‌های منتورشیپ.
دقت کنید تمام انرژی خود را فقط به دانش صریح و آشکار (مثل مستندات و اطلاعات دیجیتال) اختصاص ندهید بلکه به دانش ضمنی نیز توجه کافی کنید؛ دانش ضمنی بر اساس تجربه کارکنان و در ذهن آنها شکل می‌گیرد و به بینش، شهود یا مهارتی تبدیل می‌شود که به‌راحتی قابل‌بیان نیست. به احساس زیبایی‌شناسی یک شخص فکر کنید، اینکه می‌توانید ایده‌های نوآورانه را به‌خوبی شکل دهید یا حتی دوچرخه‌سواری کنید. حتماً سعی کنید راهی برای تشویق کارکنان برای اشتراک‌گذاری این دانش پیدا کنید.
دانش ضمنی بسیار ارزشمند است، اما به اشتراک‌گذاری آن دشوار است. به روش‌هایی فکر کنید که بتوانید خبره‌های سازمان خود را با سایر اعضای گروه در یک سناریوی واقعی برای حل مساله ای در کنار هم قرار دهید. به‌عنوان‌مثال، سازمان‌دهی می‌تواند فرصت خوبی برای همکاری کارمندان شما با یکدیگر باشد. آنها درحالی‌که باهم کار می‌کنند، می‌توانند دانش ضمنی را در عمل ببینند و از آن بیاموزند.
مدیریت دانش اولویت اولتان باشد
برای اینکه بتوانید مدیریت دانش را با موفقیت در شرکت خود اجرا کنید، یک کار دیگر هم باید انجام دهید: نشان دهید که مدیریت دانش واقعاً یک اولویت است. ممکن است اعضای گروه شما دانش را مکتوب و مستند نکنند، چون فکر می‌کنند بهتر است روی «کار اصلی» تمرکز کنند. در زمان‌هایی که سر کارکنان شلوغ می‌شود، مدیریت دانش به‌راحتی فراموش می‌شود. وظیفه رهبر یک شرکت این است که اطمینان حاصل کند افراد ارزش حفظ کردن دانش و اطلاعات مهم را درک می‌کنند. مستندسازی و به اشتراک گذاشتن اطلاعات افراد باید بخشی از شغل آنها باشد، نه یک رفع تکلیف برای زمان‌هایی که کار از کار گذشته. تنها در این صورت است که می‌توانید واقعاً یک رویکرد دانش‌محور را در پیش بگیرید و از مدیریت دانش کاملاً بهره‌مند شوید.
این را مدنظر قرار دهید که اهمیت اصلی مدیریت دانش در گروه شما زمانی مشخص می‌شود که مدتی از شروع فعالیت‌های شما گذشته باشد و تلنبار شدن کارها و رویدادها، شمارا به فکر مدیریت دانش بیاندازد؛ پس با توجه به این مهم فراموش نکنید که از روز اول به فکر حفظ دارایی نای مهم و ارزشمندتان باشید.
منبع: teamdeck.io
