همون طور که احتمالا در جریان هستید طبق عادت کلیک‌نگارهای قبلی قراره از ویژگی‌های کلیک مایند بگیم. با این تفاوت که ایندفه خبری از تعریف و تمجید به جا 🙂 در مورد تمپلیت‌ها و سرچ پیشرفته کلیک مایند نیست. بلکه قراره یکراست بریم سراصل مطلب و بهتون بگیم که خود تیم کلیک مایند چطور از کلیک مایند استفاده می‌کنند. فقط لازمه بدونید ما برای استاندارد سازی و مدیریت محتوای تیم، اطلاعات هر تیم رو با اصطلاحی تحت عنوان «فرآیند» ثبت می‌کنیم. الان هم ثبت یکی از فرآیندهای کلیک مایند رو با هم مرور می‌کنیم.
تیم‌های کلیک‌مایند و اولویت فرآیندهای اون‌ها
در ابتدا ما نگاهی کلی به هر تیم میندازیم تا ببینیم که هر تیم چه فرآیندی احتیاج داره. از طرفی به این موضوع هم دقت داریم که شاید فرآیندی موردنیاز تیم باشه اما کسی به اون اهمیت نده. پس اولویت اول ما پیدا کردن فرآیندهای موردنیاز تیم. از بین این فرآیندها اون‌هایی که نیازمند بهبود بیشتر هست و باید توجه بیشتری بهشون بشه، انتخاب می‌شن. چرا که هدف نهایی ما مستندسازی این فرآیندهاست.
ورودی و خروجی فرآیندها و زیر فرآیندها با اهمیت هستن
زمانی که شروع به پیدا کردن یک فرایند برای تیمی خاص می‌کنیم به‌صورت خودکار و خودبه‌خود سروکله فرآیندهای تیم‌های دیگه هم پیدا میشه. چرا که خواه ناخواه کل تیم یک هدف واحد رو دنبال می‌کنند و روی همدیگه تأثیر می‌ذارن. به طور مثال یک فرآیند ممکنه از خروجی فرآیند دیگه‌ای گرفته شده باشه و برعکس و یا حتی ممکنه برای پیشبرد یک فرآیند، نیاز به استارت خوردن فرایند تیم دیگه ای باشه و …
فرآیند تیم محتوای کلیک‌مایند
به طور مثال در تیم تولید محتوا دو تا از مهمترین فرآیندها، تولید محتوای تمپلیت و تولید محتوای ترجمه شده است.
برای شروع هد تیم و یا سرپرست تیم محتوایی فلوچارت مربوط به تمامی کارهایی که برای به ثمر نشستن تولید محتوای این دو بخش لازمه رو رسم میکنه. ورودی و خروجی هر بخش رو به شکلی واضح بیان میکنه و بعد از ترسیم، این فایل روی گوگل درایو آپلود میشه.
فرآیندهای درختی در کلیک مایند
از اینجاست که کار با کلیک مایند شروع میشه. اول وارد نرم‌افزار کلیک مایند و تیم «کلیک‌مایند» که برای اعضای تیم ایجاد شده میشیم. در اینجا تمپلیتی ایجاد کردیم به اسم «صفحه» ، وقتی وارد این تمپلیت میشیم تمامی فرایندها رو میبینیم که به‌صورت درختی چیده شدند. در این صفحه تمامی فرآیندهای کل تیم «کلیک‌مایند» از برنامه نویسان تا تیم فروش و مارکتینگ و … قرار داره.
هر کدوم از این تیم‌ها توی شاخه‌ای تحت عنوان «گروه فرآیند» قرار می‌گیرند. به طور مثال گروه فرآیند بازاریابی، گروه فرآیند پشتیبانی، گروه فرآیند موفقیت مشتری و…
ثبت نهایی
ما برای ثبت این مورد خاص وارد گروه فرآیند «بازاریابی» و بعد از اون وارد فرآیندهای «بازاریابی محتوا» میشیم و بعداز انتخاب «فرآیند تولید محتوای تمپلیت» تمامی جزییات مربوط به این فرآیند، یعنی نحوه‌ی مطلع شدن از وجود این تمپلیت گرفته تا نگارش محتوا و انتشار آن و ابزارهای موردنیاز برای انجام این فرآیند رو ثبت می‌کنیم. هر زمان که نیاز بود فرآیندی با فرآیند دیگه‌ای ارتباط داشته باشد و یا منبعی خاص برای بخشی از اون موردنیاز بود، ما لینک بخش مورد نظر رو هم در فیلد مربوطه قرار میدیم.
با این کار گراف اطلاعاتی ما با دقت هر چه بیشتر شکل می‌گیره و هر کدوم از اعضا می‌دانند که کی و کجا بایستی از هم تیمی‌های خودشون انتظارکمک و یا همکاری بیشتر رو داشته باشند. فایلهای مربوط به فلوچارت که در ابتدای این موضوع به اون پرداختیم هم در پایین همین تمپلیت پیوست می‌کنیم. و دسترسی به اون رو آزاد میذاریم.
من هم نیاز به ثبت فرآیند دارم
نتیجه گیری 🙂
از اینجا به‌بعد هر زمان تغییری در این فرایند صورت بگیره چه تغییرات کوچیک و چه بزرگ، داخل تمپلیت ثبت می‌کنیم. این کار سه مزیت عمده داره اول اینکه هیچ وقت مجبور نمیشیم به‌خاطر فراموشی، دوباره کاری انجام بدیم. دوم اینکه با این کار هر زمان شما به هر دلیلی نتونستید سر کار حاضر بشید، سایر همکاراتون میتونن با استفاده از این فرایند، تا حدودی بخشی از کار شما رو انجام بدن و اطلاعات مورد نیاز رو بدون سوال پرسیدن از شما به‌دست بیارن. مهمترین نکته هم اینه که فرآیند همزمان با کار شما رشد میکنه و بزرگ و پربار میشه به طوری که هم یک سرمایه ارزشمند برای خودتون محسوب میشه، هم برای تیم.
