پایگاه‌دانش، بخش اصلی یک سیستم مدیریت دانش مؤثر است. پایگاه‌دانش یک مخزن متمرکز با سرویس‌دهی خودکار است که شامل اطلاعاتی در رابطه با محصولات، خدمات، ادارات یا موضوعات می‌شود. داده‌های انواع پایگاه دانش شما می‌تواند از هرجایی به دست آید. مشارکت‌کنندگان مسلط به موضوعات مرتبط، می‌توانند پایگاه‌دانش شما را افزایش و گسترش دهند.
نمونه‌هایی از پایگاه‌های دانش
هر یک از موارد ذیل می‌توانند یک پایگاه‌دانش محسوب شوند:
- FAQs (سؤالات پرتکرار)
- پی‌دی‌اف‌ها
- اسناد وُرد
- صفحات گسترده
- پرتال‌های وب
- ویکی‌ها
- مراکز راهنمایی (سیستم مدیریت محتوا)
- افزونههای درون مرورگری
- دیتابیس‌های درون‌سازمانی
راهکاری برای کوچک و متوسط ها (SMEs)
راهکارهای مدیریت دانش به کسب‌وکارهای کوچک و متوسط (SMEs) اجازه می‌دهند که نظرات کارشناسی خود را در یک منبع آنلاین که به‌دلخواه می‌تواند بروز و ویرایش شود قرار دهند.
در این صورت، زمانی که اعضای تیم سؤالی داشته باشند، به‌جای اینکه به سراغ منبع حقیقی بروند، مستقیماً به این منبع مراجعه می‌کنند. بعلاوه، یک ویژگی تأییدی، مانند آنچه کلیک مایند ارائه کرد، به کاربران نشان می‌دهد که اطلاعات در دسترس مطمئن و بروز هستند؛ بدون اینکه نیازی به بررسی مجدد با بنگاه‌های کوچک و متوسط داشته باشند.
تفاوت میان پایگاه‌دانش و دِیتابِیس چیست؟
تفاوت میان پایگاه‌دانش و دِیتابِیس این است که دِیتابِیس مجموعه‌ای از داده‌هایی است که شکل اصلی حقایق را به نمایش می‌گذارد؛ درحالی‌که پایگاه‌دانش اطلاعات را به‌عنوان پاسخی برای سؤالات یا راه‌حلی برای مشکلات ذخیره میکند. پایگاه‌دانش اجازه جستجوی سریع، بازیابی و استفاده مجدد را می‌دهد. اطلاعات یک پایگاه‌دانش معمولاً کاملاً توسعه‌یافته و آماده‌به‌کار گرفتن هستند.
6 نوع پایگاه دانش
6 نوع اصلی پایگاه‌دانش وجود دارد که شامل موارد زیر است:
پایگاه‌دانش داخلی
پایگاه دانش داخلی توسط سازمان شما ساخته می‌شود تا کارمندان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشند. کلیک مایند دقیقا در تمامی مراحل ایجاد پایگاه دانش داخلی همراه شماست و کمک میکند به بهترین شکل آن را شکل دهید.
پایگاه‌دانش میزبانی‌شده
پایگاه‌دانش میزبانی‌شده اطلاعات را هم برای تیم داخلی شما و هم برای مشتریان و سهام‌داران خارجی جمع‌آوری و ذخیره میکند و درعین‌حال داده‌ها را به‌خوبی سازمان‌دهی کرده و به‌راحتی قابل جستجو نگه می‌دارد.
پایگاه‌دانش خود میزبان
این نوع از پایگاه‌دانش در سرورهای سازمان خود شما میزبانی می‌شود. این قابلیت به شما قدرت کنترل بیشتری بر روی امنیت، حریم شخصی و زمان فعالیت خود می‌دهد اما درعین‌حال بدان معناست که شما در برابر رسیدگی به مشکلات و حل مسائلی که پیش می‌آیند مسئول هستید.
پایگاه‌دانش مشتری
پایگاه‌دانش مشتری، اطلاعات را به جهت تسهیل دسترسی و استفاده مشتریان سازمان‌دهی میکند.
نرم‌افزار پایگاه‌دانش منبع باز
پایه‌های دانش منبع باز به‌طور آزاد در دسترس عموم هستند و ممکن است رایگان باشند یا نباشند. درصورتی‌که سازمان شما بخواهد به توسعه‌دهندگان و برنامه‌نویس‌ها اجازه دهد که بر اساس نیازهای کسب‌وکار کد منبع را شخصی‌سازی کنند، نرم‌افزار پایگاه‌دانش منبع باز می‌تواند مفید واقع شود.
پایگاه‌دانش خارجی
پایگاه‌دانش خارجی شامل دانش عمومی و در دسترس در مورد یک محصول و/یا شرکت است. ازآنجاکه این پایگاه‌دانش، مشتری مدار یا عمومی است برای اطلاعات محرمانه و شخصی مناسب نیست.
چگونه یک پایگاه‌دانش را انتخاب کنیم؟
ابتدا مشخص کنید که به پایگاه‌دانش داخلی نیاز دارید یا خارجی. سپس استراتژی مدیریت دانش خود را در نظر بگیرید. ترکیب این دو عامل باید نیازهای فنی شمارا برطرف کند.
- اگر از یک مرکز راهنمایی خارجی میزبانی می‌کنید که باید 1 تا 4 بار در سال به‌روز شود، سیستم مدیریت محتوا (CMS) احتمالاً بهترین گزینه شما خواهد بود.
- اگر دانش مدّ نظر شما به دلایل امنیتی باید فقط در یک یا دو اداره خاص قابل‌دسترسی قرار بگیرد، دِیتابِیسی که فقط از کامپیوترهای درون‌سازمانی بتوان به آن دست‌یافت انتخاب درستی است.
- اگر به پایگاه‌دانش داخلی نیاز دارید که یک‌بار در ماه توسط یک یا دو کاربر بروز می‌شود اما خواننده‌های بسیاری دارد، راهکار ویکی می‌تواند پاسخگو باشد.
- اگر به پایگاه‌دانش داخلی نیاز دارید که چندین دفعه در ماه توسط بسیاری از کارکنان بروز شده و خوانده می‌شود، یک پورتال وب بهترین گزینه شماست. اگر آن کارکنان در برنامه‌های متعددی مشغول به کار هستند، به دنبال برنامه‌ای با پسوندهای درون مرورگری باشید.
اهرم کلیک مایند به‌عنوان پایگاه‌دانش
به‌منظور رشد و نوآوری، پاسخ‌گویی به مشتریان، مدیریت تأمین‌کنندگان و رسیدن به اهداف سازمانی شما به مدیریت دانش مؤثر نیازمندید. کلیک مایند می‌تواند به شما کمک کند که در شرکت و فراتر از آن، دانش داخلی را سازمان‌دهی کنید و اشتراک گذاری دانش را تسهیل بخشید.
