حتماً شنیده‌اید که دانش، قدرت است. اما تا حالا دیگر فهمیده‌اید که دانش به تنهایی کافی نیست. بلکه راهی برای استفاده از اطلاعات است که موجب غلبه شما بر سایر رقبا می‌شود. اگر نرم‌افزار پایگاه دانش شما به‌درستی استفاده شود، می‌تواند به شما کمک کند تا خدمات بهتری ارائه کنید،کارکنانتان را آموزش دهید و تبدیل به یک منبع معتبر و موثق در صنعت خود شوید.
داشتن یک پایگاه دانش تأثیرگذار، بر روش پیش‌بُرد کسب‌وکارتان، هم در زمینه امور داخلی و هم در زمینه چگونگی ایجاد روابط با مشتریان تأثیر می‌گذارد. هنگامی که شما وقت می‌گذارید و اسناد، ارائه‌ها و گزارش‌های مهم را گردآوری می‌کنید یک منبع ارزشمند، هم برای کارمندانتان و هم برای مشتریانتان ایجاد کرده‌اید.
7 دلیلی که پایگاه دانش بهره‌وری را افزایش می‌دهد
پایگاه دانش شما یک سرمایه‌گذاری بلند مدت است که جریان‌های کاری روان، فرآیندهای مشخص در داخل شرکت و افزایش بهره‌وری را به ارمغان می‌آورد. ایجاد یک کسب‌وکار پویا و فعال که در آن کارمندان مجبور نباشد وقت ارزشمند خود را برای یافتن اطلاعات در کشوهای پر از گردوخاک تلف کنند، و همچنین ایجاد مکانی که مشتریان بتوانند بدون مداخله شما، پاسخ سؤالاتشان را به سرعت پیدا کنند حائز اهمیت است. اگر به دلایل بیشتری برای قانع شدن نیاز دارید، در اینجا 7 مورد از دلایلی که پایگاه دانش، بهره‌وری کسب‌وکار شما را افزایش خواهد داد ذکرشده است:
همه به اطلاعات دسترسی سریع دارند.
در هر هفته کارمندان ادارات انگلستان بیش از یک میلیون ساعت را صرف جستجوی اسناد می‌کنند. ارزش این زمان ازدست‌رفته، تقریباً 20 میلیون پوند است! البته برنامه پایگاه دانش، سفارش‌ها و درخواست‌های ازدست‌رفته و نابه‌جا را در برنمی‌گیرد. اما بااین‌وجود، هنوز هم می‌تواند به شما در کاهش دادن شمار ساعات هدر رفته، به شکل قابل‌توجهی کمک کند.
وقتی شما مکانی داشته باشید که کارمندان بتوانند تمام آنچه لازم است درباره یک مسئله خاص بدانند را در آنجا پیدا کنند. دیگر برای بررسی فایل‌های قدیمی یا زیر و رو کردن صندوق ورودی‌شان وقتی صرف نخواهند کرد. فقط لازم است لغات کلیدی درست را در فهرست جستجو تایپ کنند. نکته مثبت‌تر اینکه می‌توانند مطمئن باشند که داده‌های ذخیره‌شده در پایگاه دانش دقیق و به‌روز هستند.
وقتی شما یک پایگاه دانش در اختیار داشته باشید، راه‌حل بسیاری از مشکلات سریع‌تر به دست می‌آیند. چرا که کارمندان شما می‌توانند از موارد مشابه قبلی، در مورد به‌روش‌ها، اطلاعات کسب کنند. بدین طریق، نیازی نیست هر زمان کارمندان شما با اخطاری مواجه شدند، دوباره‌کاری کنند.
شما یک ابزار کارآمد برای آموزش کارمندانتان دارید.
وقتی شما بخواهید کارمندان جدید را آموزش دهید، پایگاه دانش می‌تواند یک ابزار عالی باشد. چرا که دربرگیرنده راهنمایی‌های ضروری در زمینه سیاست‌های شرکت و فرآیندهای داخلی است. کارمندان جدید به اطلاعات محصولات دسترسی دارند. سؤالات متداول (FAQs)، راهنمایی‌ها و هر نوع اطلاعات مرتبط که بتواند به آنها کمک کند در دسترسشان است و به همین دلیل سریع‌تر خود را با شرکت سازگار می‌کنند.
کارمندان می‌توانند به روش خودشان یاد بگیرند و همچنین به‌طور جداگانه به اطلاعات دسترسی داشته باشند. آنها می‌توانند در هرزمانی، برای آشنا شدن با یک موضوع خاص، به همان اطلاعات قبلی دسترسی پیدا کنند. هر کارمندی این فرصت را دارد که با ذره‌ای کمک یا بدون کمک گرفتن از سایر اعضای تیم، به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشد.
نرم‌افزار پایگاه دانش سلف‌سرویس جهت نیازهای شما به اسناد
در درازمدت، نه تنها یادگیری کارآمدتر است، بلکه می‌توانید هزینه‌ها را نیز کاهش دهید. در انگلیس هزینه حقیقی آموزش یک کارمند جدید به‌طور میانگین 1000 پوند است. چه آموزش از راه دور باشد و چه از طریق شرکت‌های شخص ثالث.اگر شما از پایگاه دانش خود به‌عنوان یک ابزار آموزشی استفاده کنید، هزینه‌هایتان به شکل قابل‌توجهی کاهش‌یافته و بهره‌وری‌تان افزایش می‌یابد.
علاوه بر آن، اطلاعات پایگاه دانش داخلی شما به تمام اعضای تیم از کارمندان جدید گرفته تا افراد با سابقه کمک می‌کند. به خاطر مطالعات، ارائه‌ها، گزارش‌ها و تمام اطلاعاتی که در مورد یک موضوع منتشر می‌کنید، تمام کارکنان می‌توانند در جریان پروژه‌های به‌روز شرکت قرار بگیرند.
یک پایگاه دانش مستحکم همکاری بین بخش‌های مختلف را آسان‌تر می‌کند.
همزمان که کسب‌وکارتان رشد می‌کند، شما باید فرآیندهای متعددی را توسعه داده و تیم‌های بیشتری را مدیریت کنید. شما باید با کارکنان بخش‌های مختلف، مشاوران و متخصصان بین‌المللی کارکنید.
پایگاه دانش یک زمین مشترک برای تمام کارکنانی است که باید با یکدیگر کار کنند. معادلی برای پلتفرم‌های همکاری آنلاینی مثل Google Docs یا Share Platform که همه می‌توانند در آن به اطلاعات و ایده‌های به‌روز دسترسی داشته باشند.
چنین ابزاری جایگزینی برای هزاران ارتباطات رفت و برگشتی است که بین بخش‌ها(دپارتمان‌ها) صورت می‌پذیرد. با این نسخه به‌روز شده، دیگر ایمیلی ارسال نمی‌شود و سپس، نسخه‌های به‌روز رسانی شده دوباره به‌روز می‌شوند.
تیم شما در حین انجام پروژه‌ها، جزئیات ضروری را از دست نمی‌دهد. کارکنان می‌توانند اطلاعات را سریعاً به اشتراک بگذارند، از انجام همزمان دو کار خودداری کرده و خطاهای ارتباطی را به حداقل برسانند. پایگاه دانش درعین‌حال که روابط و همکاری‌ها را تسهیل می‌کند، جریان‌های کاری را برقرار نگه‌داشته و کارآمدی را افزایش می‌دهد. کارمندان بهتر کار می‌کنند، استرس کمتری دارند و شاد هستند! و خبر خوبی که در مورد کارمندان شاد وجود دارد این است که آنها تلاش خود را در طول ساعات کاری افزایش می‌دهند.
مشتریان شما حتی پیش از اینکه سؤالاتشان را بپرسند، پاسخ‌های دقیق را در اختیار دارند.
احتمالاً مهمترین فایده ساخت یک پایگاه دانش این است که مشتریان شما می‌توانند بدون نیاز به برقراری ارتباط با کارکنان تیم پشتیبانی، پاسخ سؤالاتشان را بیابند. رفع مشکل مشتری به‌صورت سلف‌سرویس، به‌عنوان راهی برای یافتن سریع اطلاعات، در حال تبدیل‌شدن به رسانه ترجیحی توسط بسیاری از مشتریان است. اگر وقت گذاشته و مجموعه‌ای از توضیحات برای کاربران، سؤالات متداول و راهنماهای نحوه استفاده را گردآوری کنید یک منبع اساسی در اختیار مشتریانتان قرار داده‌اید.
خریداران برای اینکه خودشان را با عصر دیجیتال همگام کنند رفتارشان را تغییر داده‌اند. هم خریداران B2B و هم خریداران B2C بیش از گذشته به محتوا توجه دارند. درواقع، در %50 تا 80% مواقع، خریدار در B2B پیش از اینکه با فروشنده رو به رو بشود تصمیم خود را گرفته است! ازآنجاکه افراد زمان بیشتری برای تحقیقات آنلاین فردی صرف می‌کنند، تصمیمات آگاهانه‌تری هم می‌گیرند.اگر نتوانید تمام پاسخ‌ها را در اختیار آنها قرار دهید، فرصت ارتباط برقرار کردن با مخاطب خود را از دست خواهید داد.
مشتریان علاقه‌مند دسترسی به اطلاعات هستند و می‌خواهند تنها با چند کلیک مشکلاتشان را برطرف کنند. دیگر کسی صبر و طاقت تماس گرفتن با خدمات پشتیبانی مشتری را ندارد. خصوصاً که یوتیوب و گوگل تقریباً برای هر مشکلی راه‌حلی دارند.
اکنون یک سیستم پایگاه دانش اِعمال کنید و هزینه پشتیبانی مشتری خود را تا 67% کاهش دهید. به‌علاوه، یک پایگاه دانش مرتبط، روشی برای تأثیرگذاری بر هزینه‌ها جهت بهبود روابط مشتریان و تجربه مشتری (CX) هست. این موضوع، همچنین بر روی رویه‌های داخلی شما نیز تأثیر مثبت دارد. هر چه مشتریان بیشتری بتوانند خودشان مشکلاتشان را برطرف کنند، کارمندان کمتری مجبور می‌شوند با مسائل پیش‌پاافتاده سروکار داشته باشند.
کارکنان شما زمان بیشتری برای رسیدگی به مشکلات پیچیده‌تر خواهند داشت؛ که این امر، راه‌حل‌های مبتکرانه کسب‌وکار ایجاد کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
پایگاه دانش خارجی شما می‌تواند SEO (بهینه‌سازی موتور جستجو) شما را ارتقاء دهد.
هیچ چیز به اندازه محتوای خوب و بهینه شده به SEO کمک نمی‌کند. همان چیزی که شما با پایگاه دانش شرکتتان فراهم می‌کنید: اطلاعات بی‌نظیر، که به‌راحتی قابل جستجو بوده و توسط اطلاعات درست و دقیق پشتیبانی می‌شوند.
تمام ارائه‌ها و گزارش‌هایی که شما به‌طور آنلاین به اشتراک می‌گذارید، بر ارزش وب‌سایت شما می‌افزاید و این امر موجب بازدیدهای فراوان توسط کاربران متعدد می‌شود. شما می‌توانید انگیجمنت را افزایش داده و نرخ پَرِش (بانس رِیت) را کاهش دهید. همچنین معیارهایی مانند زمان صرف شده در صفحه وب‌سایتتان را بهبود بخشید. یک پایگاه دانش بهینه می‌تواند میزان بازدیدهای وب‌سایت شما را به شکل قابل‌توجهی افزایش دهد. چرا که گوگل وب‌سایت‌ها را بر اساس معیارهای خوب و تجربه کاربران رتبه‌بندی می‌کند.
اگر شما اطلاعات خود را به‌طور منظم بروز رسانی کنید، مشتریانتان از این بابت ممنون شما خواهند بود.
شما یک نقطه شروع محکم برای پروژه‌های آینده دارید.
نکته خوب و بد در مورد بهره‌وری این است که می‌تواند بهبود یابد. بنابراین، وقتی صحبت از کارآمدی باشد، همزمان با هر پروژه جدیدی که آغاز می‌کنید، باید اهداف جدیدی برای خود تعیین کنید.
چگونه یک پایگاه دانش می‌تواند به شما در دستیابی چنین چیزی کمک کند؟ با دادن اطلاعات پس‌زمینه به شما.
کسب‌وکارهای انگلیسی هر سال به علت پروژه‌های شکست خورده IT تقریباً 37 میلیارد پوند از دست می‌دهند. کمبود ارتباطات، برنامه‌ریزی ناکافی یا مستندات ازدست‌رفته همه علت‌های احتمالی چنین زیانی هستند.
اگر از تمام اطلاعاتی که کارکنانتان می‌دانند برای به حداقل رساندن شکست پروژه استفاده کنید چطور؟ تمام اطلاعاتی که تیم شما در طول پروژه‌های قبلی جمع‌آوری کرده است می‌تواند در پایگاه دانش داخلی شما ذخیره شود.
چرا باوجوداینکه می‌توانید از اعمال گذشته خود درس بگیرید، باز هم همان اشتباهات را تکرار می‌کنید؟
تمام جزئیات در دسترس شرکت شما باقی می‌مانند حتی اگر کارمندانِ تاثیر‌گذار تغییر شغل داده یا در تعطیلات باشند. هیچ اطلاعاتی از دست نمی‌رود. و تمام تیم‌های شما در شاخه‌های متفاوت، در هر گوشه‌ای از جهان، می‌توانند از توصیه‌ها و نکاتی که در پایگاه دانش شرکت وجود دارد بهره ببرند.
شما می‌توانید پروژه‌هایی را با پایه‌های قوی برنامه‌ریزی کرده و توسعه دهید. بدین ترتیب، کارکنان شما مشکلی با انجام وظایف و رعایت دِدلاین‌ها نخواهند داشت. و شما می‌توانید پروژه‌های بیشتری را به پایان برسانید. نرم‌افزار پایگاه دانشی که مقیاس و معیار آن محصول شماست.
با منابع کمتر به اطلاعات بیشتری دست پیدا می‌کنید.
با ایجاد یک ابزار پایگاه دانش مناسب، می‌توانید طیف وسیعی از مسائل داخلی را برطرف کنید.
شما می‌توانید از جریان‌های کاری حمایت کنید. روابط و همکاری بین بخش‌ها را بهبود ببخشید و همچنین خدمات پشتیبانی پیشرفته برای مشتریان فراهم کرده و وجهه آنلاین خود را تقویت کنید. شما باید با جمع‌آوری کردن اسناد کلیدی و اطلاعات مفید در یک مکان متمرکز، روند فرآیندهای کسب‌وکار را در زمینه‌های مختلف تسهیل کنید. پایگاه دانش سرمایه‌گذاری کوچکی است که می‌تواند رویه‌ها را بهبود بخشیده و بهره‌وری را در تمام بخش‌ها، از توسعه و خرید گرفته تا بازاریابی و فراتر از آن افزایش دهد.
سخنان پایانی
یک پایگاه دانش به تنهایی نمی‌تواند عملکرد شرکت شما را بهینه‌سازی کند یا میزان درآمدتان را به ارقام نجومی برساند. با کمک به کارمندان برای بهتر کار کردن و کارآمدتر بودن، می‌تواند فرصت‌های کسب‌وکار جدیدی فراهم کند. به‌علاوه، این به مشتریان شما کمک می‌کند تا خود را آموزش دهند. فارغ از سود کلانی که با ارائه آنچه مشتری در جستجوی آن است، آموزش سریع‌تر کارمندان، کاهش هزینه‌ها و بهبود SEO نصیب شما می‌شود، پورتال پایگاه دانش شما در حقیقت بهره‌وری تمام شرکت را افزایش می‌دهد؛ و این امر به داشتن یک کسب‌وکار چالاک‌تر و رقابتی‌تر می‌انجامد.
