احتمالا هر وقت فایلی جدیدی به پروژهای که در حال انجام آن هستید اضافه میشود، کمترین زمان و اقدام را برای سازماندهی آن انجام میدهید، همین امر باعث میشود به مرور زمان بازگردانی و پیدا کردن محتوا و یا فایل مورد نظر سختتر از قبل شود. به خاطر داشته باشید که سازماندهی مداوم فایلها بدون صرف وقت، اصلا آسان نیست. پس بهتر است یک بار برای همیشه فکری برای محتوای موجود در تیم خود بکنید.
تصور کنید راهکاری کامل و جامع با قیمتی مناسب برای تیم شما فراهم شده است؛ و فقط کافی است تصمیم بگیرید از این به بعد محتوا و اطلاعات تیم خود را در بستری یکپارچه و با ساختاری منسجم قرار دهید. این دقیقا کاری است که کلیک مایند انجام میدهد.
میخوام از کلیک مایند استفاده کنم
همه ما در زمانهای مختلف از نرمافزارهایی برای آرشیو دیجیتالی محتوای خود استفاده میکنیم. از جمله برنامههایی که برای این کار استفاده میکنیم مرورگر ویندوز برای فایلها، Picasa برای عکسها و Windows Media Player برای موسیقی هستند. ولی در محیط کار و با وجود تعداد بیشتری از افراد چطور؟ آیا راهکاری برای مدیریت و در دسترس بودن محتوای تیم، برای همه افراد دارید؟ اگر جواب شما به این سوال منفی است، توصیه میکنیم به فکر راهکار باشید. چرا که حتی یک روز تاخیر در انتخاب سیستم مدیریت اسناد هم میتواند برای شما هزینهبر باشد و مهمترین هزینه آن وقت و زمان زیادی است که باید صرف مدیریت مجدد اسناد ثبت شده و یا پیدا کردن محتوای مورد نظر اعضای تیم کنید.
در ادامه برخی از دلایلی که شما را مطمئن خواهد کرد سیستم مدیریت محتوای «کلیکمایند» مناسب تیم شما است را نام میبریم:
پشتیبانی از فرمتهای متعدد
«کلیک مایند» ویژگیهای متعددی دارد، پشتیبانی آن از فایلهایی با فرمتهای متفاوت تنها یک نمونه از این ویژگیها است. شما میتوانید فایلهای اداری معمولی، فایلهای pdf و فرمتهای تصاویر را به راحتی اضافه کنید و مطمئن باشید که تمامی آنها توسط نرمافزار شناخته خواهند شد.
پشتیبانی از زبان فارسی
برای یک نرمافزار ایرانی، عملا پشتیبانی از زبان فارسی اتفاق عجیبی نیست. ولی زمانی این یک مزیت به حساب میآید که عمده تیمهای کوچک و متوسط به دلیل نبود سیستم مدیریت اسنادی متناسب در بازار ایران مجبور بودند از سیستم مدیریت اسناد خارجی استفاده کنند. سیستمهایی که از زبان فارسی پشتیبانی نمیکنند. به خاطر همین خلاء، اعضای تیم شما همیشه درگیر مسائلی شاید کوچک ولی خسته کننده است. از همین رو خوشحالیم که با کمک «کلیک مایند» میتوانید به راحتی اطلاعات و محتوای تیم خود را در فضایی امن و با زبان مادری ذخیره کنید.
فضای ذخیره سازی امن و ایندکس مداوم
«کلیک مایند» فضای ذخیره سازی امنی در بستر ابری دارد که در برگیرنده تمام اطلاعات مربوط به اسناد شماست، محتوای وارد شده توسط تیم هر نیم ساعت یکبار با استفاده از الگوریتمهای نرم افزار ایندکس میشود. به این ترتیب محتوای تمام فایلها، اطلاعات، اسناد و … برای تمامی اعضایی که اجازه دسترسی به محتوا را دارند قابل رویت و ویرایش است.
جستجوی سریع و جستجوی تمام متن
معمولا نرمافزارهای مدیریت اسناد یک ویژگی جستجوی پایه را به طور پیش فرض ارائه میدهند، «کلیک مایند» عملکرد جستجو را بهینهسازی کرده است و به شما کمک میکند از چند روش به فایلهای خود دسترسی پیدا کنید. با استفاده از جستجوی صفحه اصلی و با کوچکترین سرنخی میتوانید تمام محتوای موجود در تیم را جستجو کنید. از طرفی زمانی که در صفحه تمپلیتهای «کلیک مایند» هستید میتوانید به راحتی و از بین تمپلیتهای ثبت شده آیتم مورد نظر را پیدا کنید. با توجه به اینکه از هر طریقی که جستجو را انجام دهید جستجوی تمام متن در بین تمامی اسناد و محتوای شما صورت میگیرد، شما به دقیقترین حالت ممکن به نتیجه مطلوب میرسید.
برچسب (تگ)
شما میتوانید فایل خود را با هر عبارتی که به آن مربوط است برچسب گذاری کنید؛ و به سادگی، بر اساس برچسبهایی که به فایلها و اسناد دادهاید، به شکل دستی یا اتوماتیک آنها را در تمپلیتهای خاص قرار دهید. برچسبها بسیار قدرتمند هستند و به کمک آنها میتوانید بازگردانی تمام اسنادِ حول یک برچسب را داشته باشید.
تصاویر بند انگشتی
تصاویر بند انگشتی (تصویری کوچک از محتوای اصلی است که به منظور کمک در شناسایی فایل، نمایش داده می شود.) «کلیک مایند» تصاویر بندانگشتی بهینهسازی شدهای برای فایلهای شما ارائه میدهد. بنابراین شما میتوانید مطمئن باشید بر روی فایل درست کلیک میکنید؛ چرا که میتوانید نگاه گذرایی به محتوا انداخته و بعد آن را انتخاب کنید. ممکن است این ویژگی بسیار جزئی به نظر بیاید اما در طولانی مدت زمان زیادی برای شما ذخیره خواهد کرد.
دسترسی آسان در هر زمان
آخرین ویژگی که از نظر اهمیت کمتر از بقیه نیست، این است که نرم افزار «کلیک مایند» به راحتی و تنها با وجود اینترنت برای تمامی اعضا در هر زمان و مکانی قابل دسترسی است. این دقیقا موردی است که برای اعضای تیم چه در صورت دورکاری و چه در یک محل کار با اهمیت است.
نتیجه گیری😊
اینها تنها بخشی از فیچرهای «کلیکمایند» هستند. لازم به یادآوری است که شما میتوانید علاوه بر کار به صورت تیمی به صورت فردی هم از نرم افزار استفاده کنید.
