امروزه هنوز هم تعداد قابل توجهی از تیم‌ها و اعضای سازمان‌ها در کنار هم و در یک محل کار فیزیکی حضور دارند، با این وجود هستند تیم‌هایی که بیشتر و یا حتی همه اعضا، دورکاری می‌کنند. گاهی اعضای تیم حتی یکبار هم همدیگر را ملاقات نکرده‌اند. همین موضوع ممکن است باعث ایجاد چالش‌هایی در تیم شود. چرا که در ارتباطات حضوری، برقراری ارتباط با اعضای تیم بسیار آسان است، اعضا همگی در کنار یکدیگر هستند و می‌توانند خیلی راحت با هم آشنا شوند و ارتباط بگیرید؛ اتفاقی که در دورکاری بسیار سخت خواهد بود. ولی آیا راهکاری برای مواجهه با چالش‌های دورکاری وجود ندارد؟ قبل از اینکه به ارائه راهکار بپردازیم، اگر شما هم کسی هستید که درگیر مسائل دورکاری است، می‌توانید مقاله دورکاری و 7 راه برای جان سالم بدر بردن از دفتر کار خانگی (رضایت شغلی) را بخوانید.
منظور از ایجاد تیم مجازی چیست؟
منظور از ایجاد تیم مجازی این است که کارمندان دورکار و حضوری در یک مجموعه را به طریقی با همدیگر آشنا کنیم. یعنی کمک می‌کنیم تا بتوانند با هم تعامل بیشتری داشته باشند. این کار اغلب با استفاده از ابزار‌های دیجیتال انجام می‌شود. ایجاد چنین تیمی باعث می‌شود که ارتباطات در میان اعضا تقویت شود و کارمندان دورکار احساس تعلق بیشتری به تیم پیدا کنند. در نهایت هدف، ایجاد تیم‌هایی است که در آن کارمندان بهتر همدیگر را بشناسند و بهبود ارتباطات، همکاری و سازندگی در میان اعضا را شاهد باشیم.
دلایل اصلی شکست فعالیت‌های تیمی
احتمالا زیاد شنیده‌اید که ما ایرانی‌ها اهل کار تیمی نیستیم، همیشه چند نمونه از تیم‌های ورزشی را هم در آستین داریم و می‌گوییم، تو چند ورزش تیمی مثال بزن که در آن مقام جهانی به دست آورده باشیم؟ هر چه گُل به سر ایران زده‌ایم کار ورزش‌های انفرادی مثل کُشتی، تکواندو و … است. ما همین استدلال را در کارهای اداری و مجازی هم داریم. ولی هیچ وقت به این دقت نمی‌کنیم که بسیاری از فعالیت‌های تیمی حتی با وجود حسن نیت با شکست مواجه می‌شوند. فعالیت‌های تیمی نیازمند دانش تیمی است. به همین دلیل در ادامه بخشی از دلایل بروز این اتفاق را بررسی می‌کنیم تا ببینیم مشکل کار ما کجاست؟
مسئولیت در تیم دورکار
معمولا وقتی صحبت از شروع تعاملات در بین کارمندان می‌شود، مشخص نیست که استراتژی‌ها و فعالیت‌ها در این زمینه را چه کسی باید تعیین کند. به قول خودمان در اینجا گردن گیر همه خراب می‌شود، و هیچکس این مسئولیت را گردن نمی‌گیرد. آیا این کار وظیفه مدیران است یا وظیفه بخش منابع انسانی؟ جواب هر دوی آن‌هاست. همکاری در اینجا می‌تواند بر نتیجه نهایی تاثیر زیادی بگذارد.
این اغلب یک اقدام مشترک است. چالش در اینجا پیدا کردن بهترین روش برای تطبیق اهداف و رسیدن به یک برنامه موثر با کمک به همدیگر است. دقیقا در این نقطه است که برنامه متوقف می‌شود یا در اولویت‌های بعدی قرار می‌گیرد.
تعامل در تیم دورکار
یکی دیگر از دلایل شکست فعالیت‌های تیمی مجازی این است که کارمندان برای آن ارزشی قائل نمی‌شوند. آنها این نکته را درک نمی‌کنند که اختصاص دادن زمان برای شناختن همکارانی که کیلومتر‌ها از آنها دور هستند، منجر به انجام شدن بهتر کار می‌شود. پس اگر کارمندان این نکته را درک نکنند، تمایلی نیز برای تعامل و ارتباط نخواهند داشت. این در حالی است که یک فعالیت تیمی در صورتی موفق خواهد بود که همه اعضای تیم همکاری کنند.
اگر سازمانی واقعا متعهد به ایجاد فرهنگ کار تیمی باشد، لازم است که کارمندان آن مجموعه مزایای کار تیمی را درک کنند و بدانند که سازمان از آنها چه انتظاراتی دارد.
ابزار‌ها در دورکاری
شاید یکی از رایج‌ترین موانعی که اجازه ارتباط اعضای تیم با یکدیگر را نمی‌دهد، نبود ابزار‌های ارتباطی مجازی باشد. این‌ها ابزار‌هایی هستند که اعضا به وسیله آنها می‌توانند با همدیگر همکاری کنند. دلیل این مشکل ممکن است کمی بودجه و یا مدیریت اجرا و استفاده از این ابزار‌ها باشد. خوشبختانه امروزه محصولات و راه‌حل‌های زیادی در بازار موجود هستند و می‌توانید با کمی جستجو به آنها دسترسی پیدا کنید.
باید توجه کنید که تماس‌های کنفرانسی و ایمیل‌ها پویایی لازم برای پشتیبانی از بحث‌های معنی‌دار و غنی بین اعضای تیم را ندارند. اخیرا مطالعه‌ای انجام شده که در آن 87 درصد از کارکنان دورکار گفته‌اند، با استفاده از کنفرانس‌های ویدیویی احساس ارتباط بهتری با همکاران خود می‌کنند. استفاده از اینترانت شرکتی هم مثالی دیگر از ابزار‌هایی است که در این راستا می‌تواند مورد استفاده قرار بگیرد. پس تا اینجای کار احتمالا متوجه شدید که برای یک تشکیل یک تیم در فضای کار مجازی باید مسئولیت، تعامل و ابزار مناسب در اختیار داشته باشیم.
پنج روش برای ایجاد ارتباط میان اعضای تیم‌های مجازی
ارتباط بین اعضای تیم‌های مجازی چالش‌های خاص خودش را دارد، اما کار شاق و غیر‌ممکنی نیست. راهکار‌هایی سریع و آسانی برای از میان برداشتن این چالش‌ها وجود دارد که از همین امروز می‌توانید آنها را در تیم خود به کار ببرید.
یک اتاق مخصوص تیم ایجاد کنید.
اتاق تیم، فضایی اختصاصی برای اعضای تیم است و آنها در آنجا به اشتراک، بهروزرسانی و مدیریت پروژه‌ها می‌پردازند. آنها همچنین در این فضا با یکدیگر در طول روز تعامل خواهند داشت. سعی کنید این فضا را مثل یک ناحیه مجازی تصور کنید که اعضای تیم شما در آنجا جمع می‌شوند.
پروفایل‌های شخصی ایجاد کنید.
برقراری ارتباط با فردی که هرگز ندیده‌اید به نظر کمی دشوار می‌رسد. پروفایل‌های شخصی راه‌حلی ساده برای حل این مشکل است. کارمندان می‌توانند عکس‌ها، تجربه‌ها و علایق خود را از این طریق با همدیگر در میان بگذارند. این دقیقا مثل زمانی است که کارمندان در یک فضای فیزیکی با هم ارتباط برقرار می‌کنند.
مشوق گفتگو و اشتراک اطلاعات بین اعضای تیم باشید.
شما به عنوان مدیر می‌توانید بخشی از زمان خود را در داخل اتاق تیم به گفتگو‌های کوتاه روزانه و اشتراک اخبار و مسائل مهم اختصاص دهید. همچنین می‌توانید برای هر موضوع و یا برای هر بخشی از تیم ناحیه خاصی را در این اتاق ایجاد کنید. بنابراین کارمندان می‌توانند ماجرا‌های جالب و سرگرم‌کننده و عکس‌ها و سرگرمی‌ها را به همراه مطالب کاری و شرکتی با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
از شنبه شروع نکنید!؟
قطعا شما هم چالش شروع از اول هفته را داشته اید. ولی توصیه ما به شما این است که از همان روز اول شروع کنید. سعی کنید به عنوان یکی از اعضای تیم، کارمندان را به همدیگر معرفی کرده و آنها را به اتاق تیم راهنمایی کنید. شما می‌توانید در ناحیه فوروم تیم با استفاده از شگرد‌هایی مثل پرسش‌نامه اعضای تیم را تشویق کنید تا برای شناخت بیشتر شما تلاش کنند و این اتفاق الهام بخش بقیه باشد.
فعالیت‌های اجتماعی را سازماندهی کنید.
شکی نیست که رویداد‌های حضوری مثل شام خوردن دور هم بودن و بیرون رفتن می‌تواند تاثیر زیادی در روابط داشته باشد. اما فعالیت‌های اجتماعی زیادی هم وجود دارد که می‌توانید آنها را به صورت آنلاین سازماندهی کرد. از جمله این فعالیت‌ها می‌توانیم به چالش تناسب با اعضای تیم، کنار هم قرار دادن عکس‌های مختلف و یا ارسال هدیه اشاره کنیم.
برای تیم‌های مجازی خود سنگ تمام بگذارید.
نباید تنها به این دلیل که اعضای تیم مجازی و دورکار خود را نمی‌بینید، آنها را از خاطر ببرید. در واقع باید این افراد جایگاه ویژه‌ای در ذهن شما داشته باشند چرا که اگر این کارمندان احساس کنند که نادیده گرفته شده‌اند، سازندگی و تعامل بسیار کم می‌شود. ایجاد یک تیم مجازی با عملکرد عالی امکان‌پذیر است و چیزی دور از ذهن نیست. امروزه راه‌حل‌های دیجیتالی وجود دارد که نه تنها به اعضای تیم‌های مجازی اجازه همکاری می‌دهند، بلکه کمک می‌کنند که ارتباطاتی شخصی هم با همدیگر داشته باشند. این چیزی است که بر سازندگی و نحوه کار همه اعضای تیم تاثیر مثبت خواهد داشت و اعضای دورکار عملا خود را عضو واقعی تیم احساس خواهند کرد.
تجربه فضای کار دیجیتال با کلیک مایند
