شما وقتی میتوانید ادعا کنید دارای گروه خوبی هستید که بتوانید تعامل و ارتباطی صمیمی و کارآمد را بین اعضا پایهگذاری کنید. پس درعینحال که دغدغه پیشرفت کاریتان را دارید باید به تکتک اعضای گروه هم برسید و برای جامه عمل پوشیدن به این مهم، نیاز دارید فردی دقیق و قابلاعتماد واسط شما و همکاران شود، کسی که هیچ کاری را از قلم نیاندازد. کلیک مایند نرمافزاری است که سعی کرده علاوه بر رابط بودن بین شما و همکارانتان، تمامی اطلاعات مورد نیازتان را در دسترس قرار دهد.
مزایای همکاری تیمی در کسبوکار
همکاری تیمی دارای مزایا و فواید زیادی است؛ مزایایی که اگر واقعاً به دنبال پیشرفت در شرکت یا گروه خود نباشید شاید بهسختی آنها را درک کنید. اما بهمحض اینکه روی آن متمرکز شوید و تغییراتی در مجموعه خود ایجاد کنید، مزایای آن کاملاً شفاف میشوند.
در اینجا به چند مزیت عمومی که با بهبود همکاری تیمی در شرکت خود شاهد آن خواهید بود، میپردازیم. همچنین در مورد 5 مزیت همکاری تیمی بخوانید.
افزایش درگیرسازی (اِنگیجمنتِ) کارکنان
اِنگیجمنتِ کارکنان (درگیرشدن و مشارکت قوی کارکنان در محیط کار) موضوع مهمی در دنیای کسبوکار است. مدیران دائماً به دنبال ایدهها، برنامهها، نکات و تکنیکهایی برای افزایش اِنگیجمنتِ کارکنان هستند. اغلب داشتن ارتباط و تعامل کافی و موثر، تنها چیزی است که باعث میشود کارکنان احساس اِنگیجمنتِ بالایی داشته باشند. هنگامیکه کارکنان از ابزارهای همکاری گروهی آنلاین استفاده میکنند، اِنگیجمنت افزایش مییابد. در این حالت، کارکنان میتوانند افکار خود را به اشتراک بگذارند، دربارهی ایدههای مختلف باهم گفتگو کنند و همدیگر را از پیشرفت کارشان باخبر کنند. به یاد بسپارید که کارکنان وقتی اِنگیجمنتِ بالایی داشته باشند، سختکوشترند و به کاری که میکنند اهمیت بیشتری میدهند و از کسانی که برخلاف میل باطنیشان و بالاجبار کار میکنند، خوشحالترند.
راهحلهای سریعتر برای افزایش تعامل و همکاری
اصل هر کسبوکاری تمرکز بر حل مشکلات است. اما اگر بخواهید بهتنهایی راهحلی ارائه دهید، قطعاً دشوار است و معمولاً هنگام کار به مشکل برمیخورید. اگر کارکنان شما با ابزارهای همکاری گروهی کار کنند، احتمالاً به راهحلهای سریعتری دست پیدا میکنید. آنها به منابع موجود (افراد، پروندهها و غیره) و هر آنچه برای حل مسئله لازم است، دسترسی فوری دارند. بهعنوانمثال، اگر کارمند الف روی مسئلهای گیرکرده باشد، کارمند ب فقط با یک کلیک میتواند به او کمک کند تا مشکل را بفهمد و راهحلی برای آن پیدا کند.
با همکاری به نوآوریهایتان اعتبار دهید
مهم نیست که گروه شما چه تعداد ایده داشته باشد و یا چقدر سریع بتواند ایدههای جدید خلق کند، اگر این ایدهها بهاندازهی کافی خوب و معتبر نباشند بیفایده هستند. ایدههای عالی و معتبر بهسختی به وجود میآیند. زیرا برای دستیابی به نابترین ایدهها و راهحلها، کار تیمی و همکاری گروهی لازم است. یکی از بزرگترین مزایای همکاری گروهی، بهبود شانس گروهها برای نوآوری است.
ایجاد انگیزه در بین کارکنان و تیم شما
وقتی کارکنان بهتنهایی و بدون هیچ نظارت یا تعاملی کار میکنند، احتمال زیادی وجود دارد که از بقیه عقب بمانند. حتی بدتر، آنها ممکن است در مواجهه با مشکلات تسلیم شوند زیرا از اوضاع هم بیخبر و بیاطلاع هستند. اما وقتی با تیمی کار میکنید که از ابزارهای همکاری گروهی استفاده میکند، لازم است همیشه حاضر و گوشبهزنگ باشید. همکاران همواره در گروه فعالیت میکنند و به یکدیگر انگیزه میدهند. همه از وقایع و اخبار اطلاع دارند و ازآنچه میگذرد باخبرند.
راهکارهای ابزارهای همکاری تیمی برای رشد کسبوکار شما
به عنوان مدیر زمانی که به فکر بهبود کار تیمی و همکاری گروهی در سازمان خود میافتید، از مسیرهای متنوعی میتوانید پیش بروید.
حتی لازم است به نحوی در کارهای روزمره شرکت دخیل شوید تا بتوانید موتور همکاری را روشن کنید. از سوی دیگر استفاده از نرمافزارهای همکاری (Collaboration tools) میتواند به شما کمک زیادی کند.
- ابزارهای همکاری تیمی مجموعهای از برنامههایی هستند که نحوهی همکاری روزمرهی افراد را بهبود میبخشند.
ابزارهای همکاری تیمی از ابزارهای متداول مثل تقویمها، سیستمهای مدیریت اسناد، بسترهای چت و گفتگو، مدیریت وظایف، ویکیها و موارد دیگر تشکیلشدهاند. این ابزارها، همه مواردی را که به انجام بهتر کارها کمک میکند در اختیار شما میگذارد. در اینجا به برخی از رایجترین ابزارهایی که در پلتفرمهای همکاری تیمی ارائه میشوند، اشاره میکنیم.
مستندسازی و به اشتراکگذاری پروندهها(فایلها)
برای اینکه همکاری گروهی شکل بگیرد، توانایی به اشتراکگذاری اسناد و پروندهها حائز اهمیت است. اکثر سیستمهای همکاری گروهی از امکانات خوب برای مدیریت اسناد برخوردار هستند و تضمین میکنند که گروه شما میتواند فایلهای مهم را به راحتی به اشتراک بگذارد و به آنها دسترسی پیدا کند. همکاری گروهی در کلیکمایند با ایجاد اسناد بهصورت تیمی، ارائه نظر روی بلوکهای محتوا و گفتگو درباره اسناد، دنبال کردن اسناد و تگ گذاری تیمی انجام میشود.
در این نوع سیستمها شما میتوانید:
- فایلها و اسناد را سریع و آسان بارگذاری کنید و با دیگران به اشتراک بگذارید؛
- فایلها را از روی دسکتاپ خود بکشید و درون برنامه رها کنید (drag & drop) و یا از امکانات داخلی نرم افزار برای تولید سند خود استفاده کنید؛
- تاریخچه هر سند را همراه با ویژگیهایش مشاهده کنید تا در صورت نیاز، دوباره به نسخههای قبلی آن بازگردید؛
- و مجوزهای دسترسی را تنظیم و انتخاب کنید.
سیستم چت و پیامرسانی در ابزارهای کار گروهی
یک نرمافزار همکاری تیمی با طراحی خوب، میتواند تعداد دفعات ارسال و دریافت ایمیل و سایر انواع ارتباطات را کاهش دهد. از آنجاکه همه اطلاعات و محتوا در یکجا قرار میگیرد، پیدا کردن و دسترسی به مکالمات آسان است. سیستم گفتگوی کلیکمایند دارای دو قابلیت اصلی است. چت آنلاین، که برای گفتگوی همزمان بین دو نفر استفاده میشود؛ و پیامهای آفلاین که مثل یک ایمیل ساده درون برنامه عمل میکند. در زمان چت اگر افراد آنلاین نباشند، پیامهای گفتگوی شما در قسمت پیامها ذخیره میشود تا بعداً مشاهده شوند. این نرم افزار، نامهنگاریهای واسطه را قطع میکند و به شما کمک میکند تا اسناد را با سرعت و امنیت بیشتری منتقل کنید.
پلتفرم تولید محتوا
یک نرمافزار همکاری تیمی خوب، ابزاری برای انتشار، به اشتراکگذاری و همکاری تیمی در خصوص محتوا در اختیار شما قرار میدهد. این ابزارها برای به اشتراکگذاری طیف گستردهای از محتوا و کار با یکدیگر، برای بهبود کارها طراحیشدهاند. با استفاده از ابزارهای تولید محتوا، دانش و اطلاعات شرکت شما در یک سیستم متمرکزشده، همهچیز سازمانیافته است و محتوای آن بهسادگی قابل جستجو است.
در کلیکمایند برای تولید اطلاعات و محتوا سهراه پیش رودارید:
- راه اول این است که افراد را آزاد بگذارید تا بر اساس تجربه و سلیقه خود اطلاعات را در قالب بلوکهای دانشنامه ایجاد کنند.
- راه دوم این است که برای اطلاعات حساس و ساختارند، یک تمپلیت دقیق طراحی کنید و از افراد بخواهید آن را پر کنند؛ اینجاست که امکانات طراحی تمپلیت و فرم به شما کمک ویژهای میکند.
- راه سوم هم ترکیبی از دو راه قبلی است و جایی به درد میخورد که بخشی از اطلاعات دارای تمپلیت ثابت بوده و بخش دیگر بسته به توانایی و شیوه نگارش فرد متغییر دارد.
اطلاعات تولیدشده به هر یک از سهراه بالا میتواند توسط دیگران بررسیشده و تکمیل شود. مِنشِن کردن، نظر دادن، نسخهبندی بلوکهای دانشنامه و ایجاد ارتباط بین اطلاعات از قابلیتهای مهم و ضروری نرم افزار است.
جستجوی قدرتمند در بین تمام محتوا
آیا به دنبال یک سند، نامه یا نکتهای از یک پروژه قدیمی هستید که ظاهراً گمشده است؟ چنین سناریوهایی، نیاز به یک جستجوی داخلی قدرتمند را گوشزد میکند. استفاده از تگها و ارتباطات بین موضوعات، و مهمتر از همه نمایهسازی خودکار کلیه محتواها به شما امکان میدهد آنچه دنبالش هستید را بهسرعت پیدا کنید. کلیک مایند هوشمندانه عمل میکند و با جستجوی آنی کلیه محتوای موجود به شما کمک میکند تا فوراً اطلاعات موردنظر را بیابید. این کار بهطور خودکار و در تمام محتوای شما؛ ازجمله پستها، نظرات، و مطالب مختلف ازجمله هر نوع فایلPDF ، مایکروسافت آفیس و… است. همچنین میتوانید از فیلترهای گستردهتری برای هدف قراردادن جستجوی خود بر اساس فضا و مکان محتوا و برچسبها استفاده کنید و با استفاده از برچسبهای مدیریتشده فیلترهای جستجوی خود را ایجاد کنید. در همین رابطه میتوانید جستجوی تمام متن در کلیک مایند را بخوانید.
تقویمهای شخصی و گروهی
گاهی اوقات دشوارترین قسمت روز، پیگیری جلسات و رویدادهاست. تقویمهای شخصی و گروهی از ویژگیهای ذاتی پلتفرمهای همکاری گروهی است که میتوانند برای حضور و مشارکت افراد تمایز ایجاد کنند. در نرمافزارهای همکاری گروهی میتوانید برنامهی خود را تنظیم و جلسات و تاریخهای مهم را پیگیری کنید. تقویم خود را با همه به اشتراک بگذارید یا افراد خاصی را به رویدادها دعوت کنید. حالا میتوانید برای آینده برنامهریزی کنید و با ایجاد رویدادهای تکرارشونده (recurring events) در وقت خود صرفهجویی کنید. مشاهدهی اطلاعات تقویم خود بر اساس روز، هفته و ماه آسان است و گزینههای زیادی را در اختیاراتان قرار میدهد.
جریانهای فعالیت(Activity stream)
چه در گوشه اتاقتان و چه در هر جایی از کشور که مشغول به کار باشید، موضوع مهم این است که همه در جریان وقایع روز باشند و بدانند در شرکت چه میگذرد. جریانهای فعالیت باعث میشوند که شما با سایر کارمندان در هر زمان و مکان ارتباط برقرارکنید و مطمئن شوید که ازاخبار تازهی افرادی که با آنها کار میکنید و پروژههایی که برای شما بسیار حائز اهمیت هستند آگاه هستید.
شبکه اجتماعی کلیکمایند راهکاری سریع برای دسترسی به جریانهای فعالیت
با استفاده از شبکه اجتماعی کلیکمایند از آخرین آپدیتها درباره افراد و همچنین اطلاعات مطلع میشوید. در واقع جریانی لحظهای از آخرین پیشرفتها، محتوا و مکالمههایی که به آنها مرتبط هستید، در دسترس شما قرار میگیرد. شما میتوانید وضعیت اخیرتان را به روزرسانی و ارسال کنید تا به همه اطلاع دهید که چه خبر است. با منشن کردن اسامی افراد، آنها را به گفتگو دعوت کنید. لازم است بدانید، با کمک بخش اعلانات (Notifications)، همیشه از تغییرات مربوط به موضوعات مورد علاقه خود آگاه و مطلع هستید. همچنین هیچ کدام از زحمات و یا کارهایی که انجام میدهید نادیده گرفته نمیشود چرا که تکتک فعالیتهای مرتبط با شما تحت عنوان مالکیت معنوی در سیستم ثبت میشود.
نتیجهگیری
تمامی موارد فوق در صورتی برای شما موثر و کارا خواهد بود که بتوانید از ابزارهای مدیریت محتوا و همکاری تیمی به نحو احسن استفاده کرده و بهعنوان مدیر، تمامی اعضای گروه و یا شرکتتان را مشتاق کنید تا از این ابزارها برای اشتراکگذاری دانش و محتوای در جریان سازمانتان استفاده کنند، بدون تردید بعد از استفاده از نرمافزار شاهد پیشرفت کسبوکارتان خواهید بود.
