از زمانی که برنامه‌های رایانه‌ای اولین بار به‌عنوان ابزاری برای کسب‌وکار مورد استفاده قرار گرفت، اسناد بیشتر از طریق اپلیکیشن های داخلی مثل Windows Explorer مدیریت می‌شدند. اما طی سالیان متمادی، توسعه‌دهندگان نرم‌افزار، اپلیکیشن‌هایی مختص مدیریت اسناد طراحی کرده‌اند که نیازهای دقیق کسب‌وکارها را برآورده می‌سازد.
در چند سال اخیر، صاحبان کسب‌وکارهای کوچک نسبت به مزایای استفاده از برنامه‌های تخصصیِ مدیریت اسناد، به‌جای نرم‌افزار ساده‌ایی مانند Explorer برای مدیریت فایل‌ها آگاه‌تر شده‌اند.
در این مقاله سعی داریم به صاحبان کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در جهت انتخاب بهترین و صحیح‌ترین گزینه هنگام سرمایه‌گذاری برای خرید نرم افزار های مدیریت اسناد کمک کنیم؛ و به بررسی برخی از ویژگی‌ها و مشخصه‌های بارز برنامه‌های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) می‌پردازیم. برای اطلاعات بیشتر هم می‌توانید در مقاله نرم‌افزار مدیریت اسناد چیست؟ را مطالعه کنید.
مشخصه‌های بارز برنامه‌های مدیریت اسناد الکترونیکی
بهترین شیوه بررسی مشخصات و ویژگی‌های برنامه‌های مدیریت اسناد، تطبیق آنها با نیازها و انتظارات شماست، اینکه چه‌کاری برای شما انجام می‌دهد یا در اجرای بهتر و کارآمدتر چه وظایفی به شما کمک می‌کند.
ویژگی‌های اسکن در سیستم مدیریت اسناد
برای تبدیل اسناد کاغذی به الکترونیکی باید آنها را اسکن کرد. پس از اسکن اسناد، باید آنها را ایندکس(نمایه سازی) نمود و در قالب‌های دیجیتال ذخیره کرد. بهترین راه برای انجام این کار استفاده از یک برنامه مدیریت اسناد است که به شما امکان می‌دهد تا اسناد را به‌صورت جداگانه یا دسته‌ای اسکن کنید و همچنین تنظیمات اسکن را پیکربندی کرده و تنظیمات کلی را به‌عنوان Scan Profiles برای استفاده‌های بعدی ذخیره کنید.
این کار باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود. برخی از برنامه‌های مدیریت اسناد در کسب‌وکارهای کوچک و متوسط به شما اجازه می‌دهد تا نوع اسناد اسکن شده و محل ذخیره سند را مشخص کنید (به‌عنوان‌مثال پوشه و زیر پوشه (sub-folder)) و اینکه تنظیمات انجام شده را برای استفاده‌های آتی پیکربندی و ذخیره کنید.
روش‌های سازمان‌دهی کردن فایل‌ها
فایل‌ها پس از دیجیتالی شدن، باید به‌گونه‌ای سازمان‌دهی شوند که به‌آسانی قابل‌دسترسی باشند. مشخصه یک برنامه مدیریت اسناد خوب این است که چندین روش برای سازمان‌دهی اسناد داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، امکان واردکردن و همچنین کشیدن و رها کردن (drag-and-drop) کل درخت پوشه (folder tree)، ایجاد پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها، الصاق برچسب‌ها، امکان لینک اسناد و همچنین گزینه نگهداری سند در محل اصلی خود هنگام انتقال به داخل اپلیکیشن را دارا باشد.
تسریع جستجو در کل محتوا
یکی از دلایل عمده سرمایه‌گذاری کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ در نرم‌افزارهای تخصصی برای مدیریت الکترونیکی اسناد، دسترسی سریع به سند‌ها است. این نرم‌افزار برای قابل جستجو کردن کل محتوای اسنادی همچون فایل‌های PDF TIFF و غیره، متن را با استفاده از قابلیت شناسایی نوری ((OCR) بازشناسی و تشخیص خودکار متون الکترونیکی) استخراج می‌کند. همین‌طور می‌توانید اطلاعات ایندکس‌شده را به‌صورت دستی یا خودکار اضافه کنید، به‌عنوان‌مثال: نام فایل، ایجادشده توسط، نوع سند و غیره. هنگامی‌که متن استخراج شد و ایندکس‌سازی کامل شد، اسناد قابل جستجو می‌شوند.
برنامه‌های کاربردی و هوشمند مدیریت اسناد گزینه‌های متعددی را برای جستجو در اختیار شما می‌گذارند. این گزینه‌ها مانند جستجوی سریع، جستجوی پیشرفته و جستجوی ذخیره‌شده. جستجوی سریع دقیقاً مانند یک موتور جستجوی اینترنتی کار می‌کند. جستجوی پیشرفته به شما امکان می‌دهد از معیارهای متعددی برای جستجوی یک سند استفاده کنید.
وقتی مجموعه‌ای از معیارهای جستجوی پیشرفته را که اغلب از آن استفاده می‌کنید ذخیره می‌کنید، به آن جستجوی ذخیره‌شده می‌گویند. دفعه بعدی که می‌خواهید به دنبال اسنادی بگردید که با آن مجموعه از معیارها مطابقت دارند، نیازی به جستجوی مجدد نیست. شما می‌توانید به‌سادگی با انتخاب جستجو ذخیره‌شده در نوار کناری برنامه، لیست اسناد به‌روزرسانی شده‌ایی که به دنبال آن هستید را در اختیار بگیرید.
قابلیت اشتراک گذاری اسناد و مدارک با هم‌تیمی‌ها
شاید به‌عنوان مالک یا مدیر کسب‌وکارهای کوچک، صدها کارمند نداشته باشید اما حتی تیم‌های کوچک نیز برای برقراری ارتباط صحیح، به قابلیت اشتراک گذاری اسناد و مدارک با هم‌تیمی‌های خود نیاز دارند. برنامه‌های مدیریت اسناد در کسب‌وکارهای کوچک اغلب امکانی را برای شما فراهم می‌کنند تا با عمومی ساختن سندهای خصوصی خود، آنها را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید. برای این کار باید سند را در Public Folder کپی کنید یا انتقال دهید.
وقتی کار سندی را به اتمام رسانده‌اید و آماده انتقال مالکیت آن به کاربر دیگری هستید، می‌توانید سند را به آنها واگذار کنید. با این کار سند را برای انجام اقدامات بعدی به آنها تحویل می‌دهید. این روش کار بسیار کارآمدی ست، به‌ویژه برای اسناد محرمانه‌ای که توسط همه کاربران قابل‌دسترسی نیستند ولی باید به اشتراک گذاشته شوند.
جمع بندی:
کسب‌وکارهای کوچک به‌سرعت در حال هوشمند شدن در حوزه مدیریت اسناد الکترونیکی هستند و همین‌طور موردتوجه خریداران و کاربرانی ست که به آنها در انجام این کار کمک می‌کند. کلیک مایند نرم‌افزار مدیریت اسناد کسب‌وکارهای کوچک و متوسط است که تمام ویژگی‌ها و مزایای فوق را داراست. همچنین لازم است بدانید تنظیم و استفاده از آن ساده و آسان است، آنقدر آسان که برای شروع کار به آموزش احتیاج ندارید و تیم می‌تواند در عرض چند ساعت به راحتی با آن ارتباط برقرار کرده و شروع به ورود اطلاعات و محتوا کند.
منبع: https://www.sohodox.com
