سیستم مدیریت محتوای سازمانی چیست؟

اصطلاحات زیادی مرتبط با نرم‌افزارهای محتوای سازمانی وجود دارد. این اصطلاحات شامل مدیریت دارایی‌های دیجیتال (DAM)، سیستم مدیریت اسناد (DMS)، سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و سیستم مدیریت محتوای سازمانی (ECM) است.

از این میان و در این مقاله سعی می‌کنیم مدیریت محتوای سازمانی (Enterprise Content Management) را به‌طور دقیق شرح دهیم.

تعریف مدیریت محتوای سازمانی از نظر انجمن اطلاعات و مدیریت تصوير (AIIM)

مدیریت محتوای سازمانی «نه یک فناوری واحد است، نه یک روش‌شناسی و نه یک فرایند؛ بلکه ترکیبی پویا از استراتژی‌ها، روش‌ها و ابزارهایی است که برای ضبط، مدیریت، ذخیره، حفظ و تحویل اطلاعات استفاده می‌شود و از فرایندهای اصلی سازمانی، پشتیبانی و حمایت می‌کند.»

اگر تعریف مدیریت محتوای سازمانی (که تحت عنوان مدیریت اطلاعات هوشمند نیز شناخته می‌شود) را درک کنید، آنگاه درمیابید که چنین مدیریتی چگونه می‌تواند به‌آسانی روش مناسبی برای ردیابی داده‌های شما باشد. اگر این حقیقت را در نظر بگیرید که ارزشمندترین دارایی یک شرکت داده‌ها و اطلاعات آن است؛ فراهم کردن دسترسی آنی به داده‌های مربوطه در هر زمان برای کاربران مجاز، امری منطقی تلقی می‌شود. در حال حاضر، بسیاری از سازمان‌های بزرگ برای مدیریت اطلاعات خود با دشواری‌هایی روبرو هستند ازاین‌رو آن‌ها به‌دنبال این هستند که بدانند «سیستم مدیریت محتوای سازمانی» چیست؟

مدیریت محتوای سازمانی لازمه حضور موثر در بین رقبا

در نظر داشته باشید برای ادامه‌ی رقابت در هر صنعتی، داشتن سیستمی که ساماندهی آسان و تحویل به‌موقع اطلاعات را ارائه می‌دهد امری ضروری است. فناوری‌های ECM برای انجام این کار و موارد دیگری طراحی‌شده‌اند.

با استفاده از سیستم ECM، می‌توانید اسناد خود را به‌گونه‌ای دقیق و مشخص ثبت کنید که به‌آسانی قابل جستجو بوده و بلافاصله با حساب‌های کاربری مجاز و کاربران نهایی همگام شود. بااین‌حال، از مارس2017،  انجمن اطلاعات و مدیریت تصویر (AIIM) تعریف کلی مدیریت محتوای سازمانی (ECM) و حتی عبارت  ECM را به‌طور کامل منسوخ کرد و در عوض از عبارت «مدیریت اطلاعات هوشمند» (IIM) استفاده کرد.

IIM چیست؟

باوجوداینکه فناوری در فضای ECM تکامل‌یافته است، IIM اصطلاح جامع‌تری‌ست که تمامی راهبردها، روش‌ها و ابزارهای مورداستفاده برای ثبت، ایجاد، ذخیره، ایمن‌سازی، تحلیل، تحویل و خودکارسازی داده‌ها را تعریف می‌کند. در حقیقت، مدیریت اطلاعات هوشمند (IIM) فقط به مدیریت محتوا اشاره نمی‌کند، بلکه مدیریت داده‌ها را نیز مفهوم‌سازی می‌کند. به‌علاوه، به تبدیل داده‌های کاغذی و میکروفیلم* به دیجیتال و موارد دیگر نیز اشاره دارد.

_{(*): این اصطلاح در مورد وسایل یا هر تجهیزاتی به‌کار می‌رود که برای نسخه برداری دیجیتال از اسناد چاپی و یا هر نوع اسناد گرافیکی به‌کار می‌رود.}

آنچه در مدیریت محتوای سازمانی (ECM) حائز اهمیت:

• جستجو
• همکاری
• مدیریت سوابق
• مدیریت دارایی دیجیتال
• مدیریت گردش کار
• ضبط و اسکن
• مدیریت اسناد
• مدیریت قالب(تمپلیت)
• مدیریت محتوای وب

این مدیریت شامل چرخه‌ی عمر کل داده‌ها و محتوا از زمان ایجاد تا بایگانی و خروج است. برای بهره‌بردن و استفاده از ECM، می‌توان آن را به چهار روش به مشتری تحویل داد:

1. نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS)
2. ترکیب نرم‌افزار داخلی و SaaS هیبرید/ چندگانه(On-premises and SaaS hybrid)
3. نرم‌افزار On-premises (نرم‌افزار و پایگاه داده در داخل شرکت هستند و نیاز به نیروی انسانی متخصص برای نگهداری، به‌روزرسانی، رفع عیوب و سایر مشکلات وجود دارد.)
4. زیرساخت به‌عنوان یک سرویس (Infrastructure-as-a-Service)

چرایی و لزوم استفاده از ECM 

در دنیای بسیار به هم پیوسته امروز، نگه‌داری پرونده‌ها و اسناد در هارد دیسک‌های مختلف، حساب‌های ایمیل و تلفن‌های هوشمند دیگر منطقی نیست. شما نمی‌خواهید وقت خود را برای جستجوی داده‌های مهم هدر دهید در حالی که می‌توانستید روی کار دیگری تمرکز کنید؛ شما برای خارج نشدن از گردونه رقابت باید همپای رشد صنعت، رشد کنید. بنابراین ظهور مدیریت محتوای سازمانی مبتنی بر فضای ابری تعجب‌آور نیست. بسیاری از شرکت‌های سازمانی به این دلیل می‌خواهند از ECM استفاده کنند تا به کمک آن بتوانند محتوای مورد نیاز نیروی کار خود را در هر مکان و زمانی که باشند دسترسی‌پذیر کند.

طبق گزارشی از  Markets and Markets، انتظار می‌رود رشد بازار ابری مدیریت محتوای سازمانی (ECM)، از 9.77 میلیارد دلار در سال 2017 به حدود 34.42 میلیارد دلار تا سال 2022 افزایش یابد. علاوه بر این، نرخ رشد مرکب سالانه 28.6 (CAGR) درصد است. از اینجاست که می‌توان به اهمیت آن پی‌برد.

نرم‌افزار محتوای سازمان چیست؟

چه بخواهید آن را ECM بنامید و یا  IIM، نرم‌افزار ECM محتوای شما را فهرست‌بندی و بایگانی می‌کند به‌طوری‌که شما به‌راحتی و به‌سرعت می‌توانید از طریق کلمات کلیدی اطلاعات را بیابید، دقیقاً همانند یک موتور جستجو عبارات و مفاهیم مورد نظرتان را پیدا می‌کند. این نرم‌افزار می‌تواند با سیستم‌ها و نرمافزارهای دیگری که شرکت شما از آن برای ایجاد گردش کار منسجم با مخزن مرکزی محتوایی استفاده می‌کنید، ادغام شود.

این نرم‌افزار، اسناد مهم، پرونده‌ها و موارد دیگر را از هرجایی که باشد ثبت می‌کند. سپس می‌توانید محتوای خود را با اتیکت‌ها و برچسب‌های متداول علامت‌گذاری کنید. از سوی دیگر، بسته به دانشی که نیاز دارید، می‌توانید دسترسی به داده‌ها را کنترل کنید.

اتوماسیون(خودکارسازی)

یکی از راهکارهای نرم‌افزار ECM ارائه کنترل دسترسی، گردش کار، فهرست سازی (نمایه‌سازی)، مدیریت فرم‌های الکترونیکی، مدیریت محتوای وب، نسخه سازی و موارد دیگر است. همچنین، با داشتن یک پلتفرم مدیریت محتوای سازمانی ابری، دیگر نیازی به نگرانی در مورد فضا یا امنیت داده‌های خود نخواهید داشت. این موضوع، خبر خوبی در راستای میزان پیشرفت فناوری‌های ECM است. درنتیجه، کارکنان دور کار می‌توانند اسناد را از هرکجا که هستند با گردش کار، مسیرهای حسابرسی و کنترل نسخه باهم به اشتراک بگذارند و ویرایش کنند. درعین‌حال، شرکت‌ها می‌توانند داده‌های حساس را از طریق firewall محافظت کنند. ناگفته نماند که این امر از نظر بازیابی اسنادی که به علت وقوع حوادث مختلف از بین رفته‌اند (disaster recovery) بسیار مهم و حیاتی است، زیرا جایی‌ست که در آن می‌توان از همگام‌سازی فایل در خارج از سایت برای یک سیستم پشتیبان گیری و بازیابی بهتر استفاده کرد.

ادغام و انطباق در سرتاسر برنامه‌ها

یکی از جذاب‌ترین موارد برای مدیریت محتوای سازمانی در فضای ابری، توانایی ادغام درهمه‌ی برنامه‌هاست. به‌عنوان مثال، Templafy؛ مدیریت متمرکز اسناد، سخنرانی‌ها و محتوای ایمیل را پیشنهاد می‌دهد تا دیگر انطباق مسئله‌ایی ایجاد نکند. به علاوه، تمامی محتوای شما دارای مارک تجاری خواهد بود. هنگامی‌که به این حقیقت بیندیشید که کارمندان می‌توانند روزانه هزاران سند، ارائه و ایمیل را تولید کنند. قطعا خواستار سیستمی می‌شوید که تمامی پرونده‌ها را با آخرین استانداردهای شرکت هم‌راستا و هماهنگ نگه دارد. ناگفته نماند، بدون نظارت متمرکز، شرکت شما به‌طور مداوم با خطر عدم رعایت قانون مواجه خواهد بود. به‌علاوه، ازآنجاکه Templafy یکی از شرکای Microsoft Gold است، می‌تواند کلیه‌ی ارتباطات کارکنان که در Microsoft Office 365 ایجادشده است را ساده‌سازی و کنترل کند.

افزایش بهره‌وری

طبق گزارش فوربس اینسایت (Forbes Insight) 95درصد سازمان‌ها موافق‌اند که مدیریت اطلاعات برای موفقیت، امری ضروری است. یکی از مزایای مدیریت محتوای سازمانی، قابلیت دسترسی بیشتر به داده‌ها به‌گونه‌ای است که کارمندان می‌توانند روی یک سند در هرجایی که هستند و از طریق هر دستگاهی کار کنند. این درست همان‌جایی است که راهکار ECM مبتنی بر فضای ابری، به شرکت‌های سازمانی کمک می‌کند تا ارتباطات و همکاری‌های خارجی را بهبود بخشند. علاوه براین، تعداد فزاینده‌ای از کارمندان با به‌کارگیری راهکارهای پرسرعت تکنولوژی از طریق وسایل شخصی خود آشنایی داشته و نمی‌خواهند با فرآیندهای طاقت‌فرسا و کند کنار بیایند و کار کنند. در عوض، می‌خواهند این امکان را داشته باشند که مطالب را به‌صورت روان و ایمن به اشتراک بگذارند.

  استدلال نهایی برای استفاده از مدیریت محتوای سازمانی

درحالی‌که هر سازمانی اهداف و نیازهای منحصربه‌فردی دارد، ابزار ECM مبتنی بر فضای ابری، راهکار مشترکی ارائه می‌دهد که اولویت آن امنیت است. ارتباطات می‌تواند از طریق قراردادهای خدمات شرکت گرفته تا مکاتبات مشتری، مسائل بازاریابی و سایر موارد دیگر ایجاد گردد.

در این حالت هنگامی‌که کاربران مجاز، به‌کل جزئیات حول یک پروژه احتیاج دارند؛ می‌توانند به‌آسانی آن را پیدا کنند. با توجه به نکات مثبتی که در بالا به ذکر آن پرداختیم بهتر است استفاده از نرم‌افزار محتوای سازمانی را در اولویت کار خود قرار دهید تا نتایج کارآمد آن را در تیم خود ببینید.

نتیجه گیری:

مدیریت محتوای سازمانی (ECM) رویکردی بسیار جذاب است زیرا مجموعه‌ای معین از روش‌ها و فرآیندها را برای ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی و تحویل داده‌ها در هر زمان به گیرندگان موردنظر خود ارائه می‌دهد. ازآنجاکه داده‌ها می‌توانند در عرض چند ماه دو برابر شوند، وجود ECM برای غلبه بر مشکلِ استفاده بیش‌ازحد از کاغذ، امری حیاتی است.

منبع: https://info.templafy.com