مدیریت دارایی دیجیتال (DAM) هم یک فرایند تجاری و هم نوعی از فناوری مدیریت اطلاعات است. بسیاری از سازمان‌ها برای دسترسی به دارایی‌های رسانه‌ای خود به مکانی متمرکز نیاز دارند. یک راهکار مبتنی بر DAM می‌تواند امکان ذخیره‌سازی، سازمان‌دهی، مدیریت، دسترسی و توزیع اثربخش دارایی‌های دیجیتال یک سازمان را امکان‌پذیر کند.
مدیریت دارایی‌های دیجیتال، همچنین به نرم‌افزارها و سیستم‌هایی اشاره دارد که به انجام فرایندها یاری رسانده و یک رویکرد سیستماتیک را برای سازمان‌دهی و بازیابی دارایی‌ها ایجاد می‌کنند. در مطلب چگونه برای کسب‌وکار کوچک خود سیستم مدیریت اسناد ایجاد کنم؟ هم می‌توانید در رابطه با سیستم مدیریت اسناد اطلاعات کسب کنید.
انواع دارایی‌های دیجیتال
- عکس
- ویدئو
- موسیقی
- فایل‌های طراحی
- فیلم و انیمیشن
- پادکست
- PDFs
- برندینگ شرکت
- پرزنتیشن(ارائه‌ها)
این فایل‌ها، معمولاً بسیار بزرگ و انبوه هستند و برای مالکان، واجد ارزش ذاتی، بیرونی یا معاملاتی هستند. به طور مثال:
- فایل‌های گرافیکی، تصویری، متنی و ویدئویی یک آژانس تبلیغاتی مرتبط با یک کمپین
- نیمی از کاتالوگ موزیک Beatles متعلق به کمپانی Sony/ATV
- کتابخانه تصاویر کمپانی گتی ایماژ (شرکت رسانه‌ای بصری با دفتر مرکزی در سیاتل، واشنگتن)
دارایی‌های دیجیتال (asset management ) چیست؟
دارایی‌های دیجیتال، لزوماً به دسته رسانه‌ها محدود نیستند. به‌عنوان مثال، فایلی که با کمک کامپیوتر ایجاد شده computer-aided design (CAD) و شامل همه نقشه‌ها و مشخصات مربوط به یک ساختمان است، می‌تواند شکل دیگری از دارایی دیجیتال باشد. درواقع، دارایی‌های دیجیتال می‌توانند همه چیز را از داده‌های جمع‌آوری‌شده توسط دستگاه‌های مبتنی بر اینترنت اشیاء (IOT) مانند سنسورها و دوربین‌های ترافیک گرفته تا کلان داده‌های مستخرَج از تعاملات در شبکه‌های اجتماعی را در بربگیرند.
مدیریت دارایی دیجیتال چطور کار می‌کند؟
فرایند مدیریت دارایی دیجیتال با خلق محتوای دیجیتال در فُرمت دیجیتال یا رمزگشایی آن از طریق فرایندهایی مثل اسکن تصویر و متن یا ضبط دیجیتال صدا آغاز می‌شود.در مرحله بعد، باید نوعی فرایند ایندکسینگ (شاخص‌گذاری) صورت گیرد تا فایل یا دارایی دیجیتال، به‌طور منحصربه‌فرد در میان موجودی دارایی‌ها شناسایی شود. این کار اغلب با برچسب‌های فراداده انجام می‌شود که اطلاعات، جزئیات یا توضیحات بیشتری را درباره دارایی ارائه می‌دهند. فراداده‌های مناسب، فراداده‌هایی هستند که قابلیت دسترسی، یافتن، بازیابی، استفاده، فروش و مدیریت را برای یک دارایی ایجاد کنند.
یک دارایی دیجیتال بعد از شاخص‌گذاری، به بخشی از فرایندهای تجاری تبدیل می‌شود. یک طراح گرافیکی ممکن است چند تصویر را به‌عنوان بخشی از فرایند طراحی مدنظرش فرابخواند. یک موزه ممکن است با فروش یا صدور مجوز برای برخی از تصاویر دیجیتالی موجود در کالکشن، موافقت کند. دارایی‌های دیجیتال به بخشی از روندهایی تبدیل می‌شوند که برای انجام وظایف کسب‌وکار باید شکل بگیرند. در این میان سیستم DAM زمان، مکان و چگونگی دسترسی، تغییر و کاربرد هر فایل را پیگیری می‌کند.
دوره عمر دارایی‌های دیجیتال
دارایی‌های دیجیتال به‌عنوان بخشی از روند کار، دوره عمر خاص خودشان را دارند. به‌عنوان‌مثال، طراح گرافیک ممکن است برای ایجاد یک نقشه بهتر، در فایل تصویری اولیه تغییراتی را ایجاد کند. اینجاست که به فرایند کنترل نسخه (Version control) نیاز است. هم‌زمان که طراح، طرح اولیه را تغییر می‌دهد، باید یک فایل جدید ایجاد، ذخیره و ایندکس شود.
اما اگر طراح مفروض به دلیل عدم اختیار، مجوز اِعمال تغییر در تصاویر اصلی کاتالوگ را نداشته باشد، چه می‌شود؟ در این حالت سیستم مدیریت دارایی دیجیتال می‌تواند برای کنترل دوره عمر دارایی، مجوزهای خاصی را صادر کند. از این طریق، از سرقت یا خرابی و حذف ناخواسته آن دارایی ممانعت به عمل آورد.
مزایای مدیریت دارایی دیجیتال
وجود یک فرایند برنامه‌ریزی‌شده برای سازمان‌دهی، پیدا کردن، اشتراک‌گذاری و استفاده از محتوای دیجیتال، هم برای مصرف‌کنندگان و هم برای کسب‌وکارها، اهمیت و ارزش زیادی دارد.
سرویس‌های آنلاینی مانند Bandcamp، Flickr یا حتی سرویس‌های عمومی‌تر مثل Dropbox یا Google Drive ذخیره و مدیریت فایل‌های دیجیتالی‌شان را برای کاربران آسان می‌کنند.مدیریت دارایی دیجیتال برای همه مشاغل اعم از کوچک و بزرگ، مزایای متعددی دارد که مهمترین آنها عبارت‌اند از:
بهره‌وری:
جستجوی فایل‌ها یا تلاش برای یافتن نسخه دلخواه آنها می‌تواند ساعت‌ها از زمان مفید یک کارمند را تلف کند و نهایتاً چنانچه فرد نتواند فایل موردنظر را پیدا کند، از فرد دیگری برای این منظور کمک می‌گیرد.
کارایی فرایند:
دارایی‌های دیجیتال، اجزایی ایزوله نبوده و بخشی از روال کاری تجارت محسوب می‌شوند. کارکنان می‌توانند ضمن یافتن فایل‌های موردنیاز، آنها را در فرایندهای کسب‌وکار ادغام نموده و از این طریق، این اطمینان را ایجاد کنند که دارایی‌های مناسب در جای مناسب و با روش‌های ساده و خودکار، مورداستفاده قرار می‌گیرند.
کارایی در ذخیره‌سازی:
سیستم‌های مدیریت دارایی دیجیتال، به‌عنوان نوعی مخازن متمرکز، می‌توانند از مزایای فضایی و مالی تکنیک‌های ذخیره‌سازی استفاده کنند. فناوری داده کاهی یا همان تقلیل داده، روشی کلیدی برای کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی محسوب می‌شود که انبارش حجم بیشتری از داده‌ها را در مقدار مشخصی از فضا امکان‌پذیر می‌سازد. مثلاً راهکارهای ذخیره‌سازی IBM® می‌توانند این فناوری را در بیش از 440 سیستم مختلف روی فضای انبارش فعلی، به کار بگیرند. چنین راهکارهایی که فلش استوریج یکی دیگر از آن‌هاست، ضمن کمک به افزایش عمر دارایی‌های موجود، می‌توانند سازمان را از خرید فضای انبارش اضافی بی‌نیاز کنند.
حفاظت از حقوق و مجوزها:
مدیریت دارایی دیجیتال می‌تواند از طریق نظارت و اِعمال قوانین خاص، به‌عنوان حافظ و نگهبان دارایی‌های ارزشمند دیجیتال، ایفای نقش کند. این قابلیت نه‌تنها برای معاملات بلکه برای صیانت از ارزش ذاتی دارایی‌هایی شناخته‌شده یا ثبت‌شده‌ی سازمان، حائز اهمیت بسیار زیاد است.
پایبندی قانونی:
مجوزهای رسمی، اسناد قانونی، آرشیوها و سایر دارایی‌های دیجیتال می‌توانند در پاسخگویی به الزامات مربوط به تبعیت از قوانین دولتی یا صنعتی و اثبات پایبندی قانونی به آنها، ایفاگر نقشی کلیدی باشند. توانایی سازمان‌دهی و بازیابی سریع این دارایی‌ها علاوه بر صرفه‌جویی در زمان و انرژی سازمان، از بروز اختلال در فرایندهای اصلی کسب‌وکار جلوگیری می‌کند.
جمع بندی:
امروزه کمتر اطلاعاتی در محیط شخصی و یا کسب و کار وجود دارد که رد پایی از دیجیتالی شدن در آن نباشد، این اطلاعات و محتوا هر روز بیشتر و بیشتر می‌شوند در نتیجه به کارگیری ابزاری که بتواند تمامی این اطلاعات را در مکان و زمان درست حفظ کند امری ضروری است. با توجه به این مهم اگر هنوز برای مدیریت محتوای تیم و یا شرکت خود کاری نکرده اید، عجله کنید چرا که فردا حجم خیلی بیشتری از اطلاعات و دارایی‌های دیجیتال را باید مدیریت کنید.
منبع: www.ibm.com
