امروزه در بین شرکت‌هایی که دانشکاران* را استخدام می‌کنند، کار از منزل و دورکاری خیلی محبوب شده است. این روند به‌واسطه همه‌گیری کرونا یا همان کووید_19 شیب تندتری هم به خود گرفته است. سیستم کاریِ، کار از منزل (WFH) مزیت‌های زیادی دارد. باعث صرفه‌جویی در بودجۀ مالیِ کارفرمایان و بهره‌وری بالاتر کارکنان میشود و همچنین باعث میشود که سازمان و یا تیم خروجی‌ها مطلوب‌تری را تجربه کند. برای کارمندان هم علاوه بر بالابردن بهره‌وری سبب میشود پول بیشتری پس‌انداز کنند، از ساعات کاری انعطاف‌پذیرشان لذت ببرند و به‌طورکلی شادتر باشند؛ البته اگر بتوانند از دورکاری به نحو احسن استفاده کرده و از آن جان سالم به در ببرند.
(*): در بعضی منابع به جای دانشکار از مفهوم کارکنان دانشی هم استفاده میشود.
مهمترین چالش در تیم‌های دورکار
در بین چالش‌های موجود، کارکنان بیشتر به چالش‌های عاطفی این سیستم (دورکاری)، نظیر سختیِ کنارگذاشتن فضای مجازی، تنهایی و مسائلی که مرتبط با حیطۀ انگیزه است اشاره می‌کنند. اما جالب است بدانید در میان چالش‌های مطرح شده، همکاری یا ارتباط مهمترین چالش عملکردی محسوب میشود.
ولی جای نگرانی نیست، چرا که با ارائۀ یک راه‌حل کاربردی می‌توان چالش عملکردی را بهبود بخشید. یکی از رویکردهایی که برای حل این مشکل باید در نظر گرفته شود، استفاده از استراتژی مدیریت دانش در سراسر سازمان است. این سیستم کمک می‌کند پیچیدگی‌هایی ایجاد شده موقع دورکاری کم شود. سرمایه‌گذاری بر روی مدیریت دانش خوب باعث میشود تا در صورت بروز هر نوع مشکلی همیشه یک پلتفرم قوی در اختیار تیم دورکار شما قرار داشته باشد. تا بتوانند راه‌حل‌های سلف‌سرویس (self-serving) مطرح کنند. با وجود یک سیستم مدیریت دانش، به شکل قابل توجهی وابستگی به ارتباطات و همکاری درون شرکتی و حضوری کاهش پیدا می‌کند.
محتوای تیمتون رو اصولی و با ساختار بسازید!!
ارتباط و همکاری تیمی
ارتباطات و همکاری مشکلاتی نیستند که به‌راحتی قابل‌حل باشند. حل این قبیل مسائل مستلزم ارائۀ راه‌حل‌های متفکرانه‌تری است. این‌طور نیست که شما فکر کنید تنها با استفاده از نرم‌افزارهایی مثل Slack یا Microsoft Teams (مایکروسافت تیمز) مشکل تیم حل شود. البته که نرم افزار‌های ارتباط داخلی، بخش مهمی از ایجاد ارتباط و همکاری خواهند بود، اما به‌تنهایی مشکلی را حل نخواهد کرد.
اسلک یا ام اس تیمز (یا هر برنامۀ دیگری)
خب، گفتیم که نرم افزار ارتباطِ داخلیِ شما نمی‌تواند چالش‌های موجود در زمینۀ ارتباطات و همکاری را حل کند، اما همچنان نیاز است از میان گزینه‌های موجود یکی را انتخاب کنید. ما در کلیک مایند از اسلک استفاده می‌کنیم. تصمیم‌گیری برای این انتخاب بیشتر به نوع ارتباط تیم و مزایایی است که نرم‌افزار برای شما فراهم می‌کند. نکته مهم‌تر در انتخاب این است که شما باید ابزار ارتباطی داشته باشید که با نیازهای داخلی شما مطابقت داشته باشد. به‌خوبی با پشته فناوری موجود یا مورد انتظارتان ادغام شده و جواب‌گوی رشد سازمان شما باشد. مثلا بهتر است تیم‌هایی که از نرم‌افزارهای موجود در اکوسیستم ماکروسافت استفاده می‌کنند، Microsoft Teams را انتخاب کنند.
سرمایه‌گذاری در یک پایگاه دانش
برای سرمایه‌گذاری روی پایگاه دانش داخل سازمان یا تیم باید روی دانش مرتبط با کارمندان دورکارتان هم سرمایه‌گذاری کنید. عملی کردنِ این کار نیازمند یک سری ملاحظات تاکتیکی است، با پیداکردن جواب صحیح این سؤالات می‌توانید به‌راحتی به این تاکتیک‌ها دست پیدا کنید.
- چه سؤالاتی پرسیده میشود؟
- چه کسی سؤالات را می‌پرسد؟
- به چه دلیل این سؤال را می‌پرسند؟
- چه کسی دانش را تأیید خواهد کرد؟
- چگونه دانش به‌روز میشود؟
- چطور می‌توان به دانش دسترسی داشت (آیا با ابزارهای دیگر ادغام شده است)؟
- چگونه دانش جستجو و به اشتراک گذاشته خواهد شد؟
- چه کسی بر فرایندهای کاری کارکنان نظارت می‌کند؟
- فرایندها چطور نوشته می‌شوند؟
در پایگاه دانش شما چه چیزهایی مطرح می‌شوند؟
یک پایگاه دانش قوی می‌تواند مقدار قابل‌توجهی از مشکلات مربوط به ارتباطات و همکاری را حل کند. البته باید محتوایی که درآن قرار داده میشود شامل مسائلی باشد که مانعی بر سر راه کارمندان دورکار است و یا مسائلی که سبب میشود کارمندان نتوانند در بالاترین سطح کیفیِ خود فعالیت کنند. برخی از راه‌های رسیدن به این محتوا شامل موارد زیر است.
- تدوین بِه‌روش‌ها
- اسنیپت‌ها (کدها) یا دستورالعمل‌های پرکاربرد
- دستورالعمل‌های اجرایی استاندارد (SOP)
- آموزش
- الگوها
تشویق اعضا برای همکاری تیمی و مشارکت در پایگاه دانش
بعد از شناسایی محل‌ها و موقعیت‌هایی که باعث ایجاد وقفه‌هایی در تیم میشود. اعضای تیمتان را تشویق کنید تا برای پرکردن این خلأها در پایگاه دانش همکاری کنند. با این کار، تدوین پایگاه دانش سرعت می‌یابد و مهم‌تر از آن، کیفیت دانش موجود در سیستم از طریق کسب تأیید و تصدیق مکرر کارکنان و خبره‌های این امر، افزایش می‌یابد. این فرایند جمع‌سپاری می‌تواند به‌نوعی سرمایه‌گذاری در فرهنگ پیاده‌سازی پایگاه دانش و نحوه استفادۀ روزمرۀ از آن تلقی شود.
سیلوهای دانش* مانعی سر راه همکاری تیمی
باید در ساخت سیلوهای دانش، چه توسط بخش‌های مختلف ساخته شده باشند و چه آنهایی که از فناوری‌های مختلف مبتنی بر ابر بهره برده‌اند، احتیاط کنید. این سیلوها اگر در جای درست و برای تیم مناسب ایجاد نشود، مانع ایجاد همکاری شده و موانع غیرضروری پیرامون ارتباطات را افزایش دهد. یک ابزار مدیریت دانش مانند کلیک مایند می‌تواند بسیاری از مشکلات مربوط به سیلوها که از پشته‌های ناسازگار دانش در سازمان‌ها نشئت می‌گیرند را حل کند. فقط به این نکته توجه کنید که هنگام طراحی استراتژی مدیریت دانش، باید تلاش کنید تا ساخت انبارهای دانش (knowledge stores) غیرقابل‌دسترس را به حداقل برسانید.
(*) مخازن ایزوله شده که در آن محدودیت، به‌خاطر امنیت اطلاعات و یا دادن دسترسی محدود به افراد خاص اتفاق می‌افتد.
محتوای تیمتون رو اصولی و با ساختار بسازید!!
نتیجه‌گیری😊
مطمئن باشید حتی با تمام شدن کرونا دورکاری به‌عنوان روندی در کسب‌وکارها و تیم‌ها به شکل ماندگار خواهد ماند و البته برای تازه‌کارها همواره چالش‌های شخصی و فنی به همراه خواهد داشت. پس با سرمایه‌گذاری بر روی تبدیل مدیریت دانش به بخشی از فرهنگ تیم خود، سعی کنید تا حدی زیادی هم از این مشکلات کاسته و هم از استرس تیم دورکار خود بکاهید.
