آرشیو کردن اسناد به شما کمک میکند هنگام مرتب کردن ادارهتان، اطلاعات مهم را در جایی امن ذخیره کنید. در این مقاله روش اِعمال یک سیستم آرشیو برای مرتب کردن ادارهتان را خواهید دید. آرشیو کردن اسناد، عملِ ذخیره اسناد در یک فضای امن فیزیکی یا دیجیتالی است. این کار بخش مهمی از هر سیستم مدیریت اسناد (DMS) به شمار میرود. کسبوکارها در صنایع و حیطههای مختلف، از آرشیو کردن اسناد استفاده میکنند؛ خصوصاً کسبوکارهایی که باید گزارشها و فایلهای بلااستفاده را نگهداری کنند. آنها میتوانند با این کار زمان را برای افزایش بهرهوری ذخیره کنند.
آرشیو کردن اسناد چیست؟
آرشیو کردن اسناد، شیوه انتقال فایلها به یک فضای ذخیرهسازی است؛ فایلهایی که دیگر مرتباً مورداستفاده قرار نمیگیرند، اما با این وجود باید نگهداری شوند. از جمله دلایلی که احتمالا شما را مجبور به نگهداری و حفظ اسناد میکند:
- نیازهای قانونی
- سوابق کسبوکار
- سوابق مالیاتی
- آزادسازی فضا (برای ثبت اطلاعات جدید یا بعبارتی بایگانی اسناد قدیمی)
- گزارشها و اطلاعات تیم
اسناد میتوانند فیزیکی یا دیجیتالی باشند؛ با این حال بسیاری از کسبوکارها در حال تغییرات عمده و مهاجرت از اسناد کاغذی به اسناد دیجیتالی هستند (مدیریت اسناد دیجیتالی) . صاحبان کسب و کار اسناد را آرشیو میکنند تا فضای ذخیرهسازی فیزیکی را کاهش داده و امور روزانه را آسان سازند. آرشیو کردن اسناد بخشی حیاتی در هر کسبوکار است که شما را قادر میسازد اسناد مهم را نگهدارید و آنها را به نحوی طبقهبندی کنید تا اگر در آینده به آنها نیاز داشتید، بتوانید بهراحتی پیدایشان کنید.
در زمان ایجاد این تغییرات، توجه به تفاوت بین داده پشتیبان و داده آرشیوشده اهمیت دارد. داده پشتیبان، نیاز به نرمافزار موقتی برای بازیابی اسنادی دارد که به طور فعال مورداستفاده قرار میگیرند. در مقابل، داده آرشیوشده شامل اسنادی است که شما و کارمندانتان به طور فعال از آنها استفاده نمیکنید (و در آیندهِ، به احتمال خیلی کم مورد استفاده قرار گیرند) اما هنوز هم باید آنها را نگهداری کنید.
روشهای آرشیو کردن اسناد
روشهای متعددی برای آرشیو کردن اسناد وجود دارد که هرکدام، مزایا و معایب خود را دارند. ما میتوانیم سه مورد از رایجترین شیوهها را با هم مقایسه کنیم تا دریابیم در صورت انتخاب هر یک از این سه روش، به چه چیزهایی دستیافته و چه چیزهایی را از دست میدهیم (شما مجبور نیستید فقط یک روش را انتخاب کنید؛ آرشیوهای متعدد و متنوع در کنار هم امری رایج است).
1. ذخیره کاغذی
قدیمیترین روش مطمئناً روش سنتی ذخیره اسناد کاغذی است (پر کردن کمدها با اسناد و کپیها). در جهان دیجیتالی، این امر، از ایمنترین شیوههای آرشیو کردن است: احتمال هک شدن نسخههای ذخیره کاغذی نزدیک به صفر است. در کنار این مزیت عالی، چند ایراد روی اعصاب را هم باید در نظر بگیریم، اولین مورد این است که ویرایش کردن اطلاعاتی که به شکل فیزیکی ذخیرهشدهاند، بدون به جا گذاشتن ردّ پا، به طرز فجیعی مشکل است.
دومین مورد که مشکل اصلی استفاده از ذخیره کاغذی است، استفاده کُند و مایه دردسر آن است. کامپیوتر میتواند اسناد دیجیتالی را نگهداری کند، محتوای آنها را جستجو کند و اطلاعات را در چند ثانیه مرتب کرده و دستهبندی کند. در حالی که پیدا کردن همین اطلاعات در اسناد کاغذی ممکن است ساعتها (در برخی موارد حتی روزها) زمان ببرد. اسناد کاغذی امنیت را افزایش میدهند اما کارآمدی را قربانی میکنند.
2. آرشیوهای دیجیتالی
ذخیرهسازی دیجیتالی احتمالاً رایجترین شیوه آرشیو کردن در حال حاضر است. شما از تمام اسنادتان کپیهای دیجیتالی دارید و این فایلهای دیجیتالی میتوانند در هارد ها، سِروِرهای محلی، فضای ابری یا هر سیستم کامپیوتر دیگری ذخیره شوند. آرشیوهای دیجیتالی بسیار قابلدسترسی و کارآمد هستند. آنها دقیقا به همین دلایل اختراع شدند.
نکته منفی آرشیوهای دیجیتالی این است که ممکن است هَک شده یا مورد رخنه قرار گیرند. همچنین، اگر اطلاعات شما در چندین دستگاه ذخیره نشده باشند، ممکن است در یک حادثه از دست بروند.
3. اسکن فوری
یکی دیگر از روشهای رایج ذخیرهسازی اسکن فوری است. این روش ترکیبی از آرشیو کردن کاغذی و دیجیتالی است. اسکن فوری سرویسی است که اطلاعات شما را به شکل اسناد کاغذی ذخیره میکند و همچنین آنها را اسکن کرده و بهعنوان اسناد دیجیتالی ارسال میکند. شما امنیت و قابلاعتماد بودن اسناد کاغذی را به همراه راحتی اسناد دیجیتالی خواهید داشت.
البته که داشتن سوابق کاغذی و دیجیتالی به معنای دستوپنجه نرم کردن با معایب هر دوی آنهاست. اسکن فوری بههیچعنوان بهاندازه آرشیوهای دیجیتالی سرعت ندارد. در نظر داشته باشید که اسکن فوری، آرشیوهای کاغذی شما را در معرض ریسک امنیتی دیجیتالی قرار میدهد.
مدیریت اسناد چیست؟
آرشیو کردن اسناد بخشی از مدیریت اسناد است؛ که یک رویکرد طبقهبندی شده برای پر کردن و ذخیره کردن اسناد است. سیستم مدیریت اسناد نرمافزاری است که اسناد را نگهداری کرده، ذخیره و بایگانی میکند و آنها را میان اعضای سازمان شما توزیع میکند. آیا به دنبال نرمافزار مدیریت اسناد برای کسبوکار کوچک خود هستید؟
مدیریتِ دانشِ تیم یعنی کلیک مایند
آرشیو کردن الکترونیکی اسناد چه فایدهای برای کسبوکار شما دارد؟
آرشیو الکترونیکی به دلایل بسیاری اهمیت دارد. اولین و مهمترین دلیل این است که این امکان را به شما میدهد تا فایلهای مهم را طبقهبندی کنید و راه آسانی پیش روی شما میگذارد تا اگر زمانی به این فایلها نیاز داشتید بهراحتی آنها را پیدا کنید. مهم نیست در چه صنعتی هستید، کسبوکار شما دادهها و اسناد فردی بسیاری تولید میکند و بهعنوان صاحب یک کسبوکار کوچک این وظیفه شماست که اطمینان حاصل کنید، دادههایتان به شکلی ذخیره شوند که بتوانید از آنها به شکل کارآمد استفاده کنید.
آرشیو کردن اسناد میتواند از چند طریق به کسبوکار شما سود برساند:
1. فضای اداره و فضای ذخیرهسازی را آزاد میکند.
اگر کسبوکار شما از مدیریت اسناد فیزیکی استفاده میکند، بهاحتمال بسیار زیاد بخش عظیمی از اداره شما با زونکنهای ذخیرهسازی یا کمدهای پر از اسناد و کاغذها پرشده است که گشتن بین آنها ساعتها طول زمان میبرد. استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد میتواند این فضا را آزاد کند. یا اگر در حال حاضر از یک سیستم دیجیتالی استفاده میکنید، آرشیو کردن دیجیتالی میتواند فضای ذخیره را برای اسناد فعال آزاد کند.
2. در صورت استفاده صحیح به ایجاد امنیت اطلاعات کمک میکند.
بسیاری شرکتها با اسنادی روبهرو هستند که نیاز است در جایی امن نگهداری شوند؛ خصوصاً صنایعی مثل مراقبتهای بهداشتی، صنایع قانونی یا مالی. آرشیوکردن اسناد و راهکار سیستم مدیریت اسناد، در بطن خود معیارهای امنیتی دارند که دسترسی کاربران را مدیریت میکند، ویرایشها را رهگیری کرده و پَسوُردها را کنترل میکند.
3. اسناد از خطرات فیزیکی در امان هستند.
زونکن اسناد فیزیکی مستعد خطرات یا فاجعههای فیزیکی مانند آتشسوزی، سیل یا سرقت هستند. البته مورد آخر که همان سرقت است در حالت دیجیتال هم وجود دارد. اما در صورتی که از همان ابتدا با حساسیت بیشتری نرمافزار را انتخاب کنید، دیگر امکان سرقت و یا دستیابی به اطلاعات شما به صفر میرسد. در نهایت اینکه آرشیو اسناد به طور دیجیتالی و یا در فضای ابری تضمین میکند اسناد شما در هر شرایطی ایمن هستند.
4. کارآمدی کسبوکار شما افزایش مییابد.
جهان روز به روز در حال دیجیتالی شدن است و اوضاع برای کسبوکارهایی که هنوز هم از سیستمهای آنالوگ برای رفع نیازهایشان استفاده میکنند دشوارتر میشود. استفاده از سیستم آرشیو دیجیتالی به شما و کارمندانتان این اجازه را میدهد که تنها با چند کلیک به هر سندی دست پیدا کنید؛ بدون اینکه نیاز باشد زونکن به زونکن بگردید و از این طریق میتوانید جریانهای کاریتان را بهبود بخشید.
5. قابلیت انطباق با قوانین ذخیره سازی اطلاعات را فراهم میکند.
برای کسبوکارهای صنایع قانونی، پزشکی یا مالی، معمولاً قوانین سختگیرانهای درزمینهٔ چگونگی ذخیرهسازی دادههای کارمندان و اطلاعات وجود دارد؛ از آنجا که شما بهسختی کپیهای کاغذی را کنترل و ذخیره میکنید، همگام شدن با این قوانین میتواند سخت باشد. سیستمهای آرشیو اطلاعات معمولاً اقدامات خودکاری درزمینهٔ این انطباق دارند که کمک میکنند کسبوکار شما قوانین و مقررات را رعایت کنند.
مدیریتِ دانشِ تیم یعنی کلیک مایند
چگونگی آرشیو کردن اسناد در کسبوکارهای کوچک
آرشیو اسناد و مدیریت سوابق از اهمیت بالایی برخوردارند، همین امر باعث شده این کار بهسرعت انجام نشود. در نتیجه شما باید زمان و منابع خود را وقف این کار کنید و متعهد شوید که این کار را به درستی انجام میدهید تا به بالاترین منافع دست یابید.
مراحلی وجود دارد که میتوانید آنها را طی کنید تا این فرآیند تا حد امکان بدون دردسر صورت پذیرد و زمان بلااستفاده به کمترین مقدار برسد.
1. سیستم فعلی خود را ارزیابی کنید.
در ابتدا، سیستم مدیریت اسناد فعلی خود را ببینید. آیا قرار است از این سیستم دائما استفاده کند یا اسناد به صورت موقت ذخیره ( مثلا گوگل درایو) میشوند؟ به نحوه تولید، دریافت، پردازش، ذخیرهسازی و حذف اسناد نگاهی بیاندازید. به این توجه کنید که چه چیزی خوب کار کرده و چه چیزی خوب کار نمیکند. بعد از آن، شما باید فهرستی از اسناد موجود تهیه کنید تا مشخص شود چقدر فضا نیاز دارید (فیزیکی و دیجیتالی). همچنین باید فهرست خود را برحسب عملکرد طبقهبندی کنید، مثلاً بر اساس امور مالی، کارکنان، بودجه و …
2. اهداف خود را شناسایی کنید.
مرحله بعدی این است که تصمیم بگیرید، از سیستم میخواهید چهکاری برای شما انجام بدهد. آیا به دنبال کاهش هزینهها هستید؟ افزایش بهرهوری اولویت شما است؟ یا میخواهید سیستمی داشته باشید که استفاده از آن آسانتر باشد؟ اهداف خود را بر اساس اولویت فهرستبندی کنید. همچنین باید مشخص کنید که چه کسی در تیمتان مسئول مراقبت و اداره این سیستم جدید خواهد بود و آنها را در برنامه خود جای دهید.
3. برنامهای برای نگهداری تعیین کنید.
برنامه نگهداری مدتزمان نگهداری یک سند را مدیریت میکند. اسناد مشخص، برنامههای نگهداری دارند که به صورت خارجی تنظیمشدهاند؛ بقیه اسناد با اصول بهروشها پیش میروند؛ بنابراین مهم است که این امر را بخش کلیدی سیستم آرشیو کردن خود قرار دهید. برای مثال، شما باید سوابق دائمی گزارشهای مالی یا اسناد مالکیتی را نگهداری کنید. درحالیکه تمام مالیاتها و اسناد مربوط به خدمات درآمد داخلی باید حداقل به مدت 7 سال نگهداری شوند.
4. تمام اسناد کاغذی را دیجیتالی کنید.
این امر ممکن است زمانبر و خستهکننده باشد؛ اما تبدیل اسناد کاغذی به فایلهای دیجیتالی نتیجه خود را در طولانیمدت نشان میدهد. با این کار درعینحال که دسترسی به اسناد مهمتان آسانتر میشود، هزینهها کاهش یافته و فضای ذخیرهسازی فیزیکی بیشتری به دست میآورید. البته شما میتوانید کپیهای فیزیکی اسنادتان را هم نگهدارید ولی مطمئن باشید در حالت دیجیتالی امنیت بیشتری دارند. برای دیجیتالی کردن اسناد کاغذی، میتوانید از اسکنر یا نرمافزارهای موبایل برای اسکن اسناد استفاده کنید. آسانترین راه برای اطمینان حاصل کردن از دسترسی دائمی به اسناد آرشیوشده، اسکن کردن آنها در قالب پیدیاف است.
5. ارائهدهندهای برای ذخیرهسازی اطلاعات پیدا کنید.
اگر کسبوکار کوچکی دارید، درعینحال که میتوانید فایلها را در کامپیوترهای شرکتتان ذخیره کنید. بیشترین منفعت برای شما در این است که ارائهدهندهای پیدا کنید تا آن اطلاعات شما را ذخیره کند. استفاده از سیستم مدیریت اسنادی که اسناد را آرشیو میکند، ویژگیهای زیادی از جمله امنیت بیشتری به نسبت حالت اول ارائه میدهد و میتواند زمانی که به اصلاح و رفع مشکل نیاز داشتید، همراه شما باشد.
6. فرآیندها و فضای ذخیرهسازی را ارزیابی کنید.
آرشیو کردن اسناد یک فرآیند فعال و ادامهدار است و محتاج توجه مداوم است تا اطمینان حاصل شود که روند کار همانگونه که باید، پیش میرود. این را بخشی از سیاست شرکت خود قرار دهید که تمام رویههای آرشیو کردن و مدیریت اسناد سالانه بررسی میشوند و هرگونه اصلاحات لازم را اِعمال کنید.
این کار را بخشی از روند آنبوردینگ خود قرار دهید و مطمئن شوید که روند کار از ابتدا تا انتها برای کارمندانتان مشخص است. همچنین شما باید فایلهای آرشیوشده را به طور دورهای بررسی کنید تا مطمئن شوید این اطلاعات، ایمن و قابلدسترسی هستند و همچنین میخواهید بررسی کنید که چه کسانی به این اسناد دسترسی دارند (یا ندارند).
بِهروشهای آرشیو کردن اسناد
آرشیو کردن و مدیریت اسناد، فرآیندی است که دائماً در حال تحول است و نیازمند کنترل و اصلاحات مداوم است. با این روشها، کاری کنید آرشیو اسناد شما بهترین خودش باشد.
1. الزامات مدت زمان حفظ سوابق را بدانید.
با قوانینی که نشان میدهند هر نوع سند تا چه زمانی باید نگهداری شود آشنایی داشته باشید. معمولا قانون کلی بهاستثنای قراردادها، سوابق خاص مالی و اسناد مالیاتی، مدت 10 سال است؛ اما بسیاری از صنایع و سازمانها قوانین و مقررات خاصی خود را دارند.
2. تعیین کنید چه چیزی سابقه کسبوکار شما را تشکیل میدهد.
ذخیره اطلاعات در هر کسبوکاری متفاوت است. سندی که آرشیو کردنش برای یک کسبوکار ضروری است ممکن است برای شرکت شما مهم نباشد. زودتر مشخص کنید که سابقه کسب و کار شما چیست ( این که چگونه میخواهید از این سابقه نگهداری کنید) و مطمئن شوید که این تعریف برای کارمندانتان روشن و واضح باشد.
3. سیستم ذخیرهسازی شفافی داشته باشید.
بعد از اینکه مشخص کردید کدام سوابق نگهداری شوند، به دقت سیستمی برای نحوه نگهداری آنها ایجاد کنید. میتوانید اسناد را بر اساس نوع، عملکرد، تیم یا مشتری دستهبندی کنید و فایلها را بر اساس آن نامگذاری کنید. هر تصمیمی که میگیرید، آن را به فهرست خطمشیهای شرکت خود اضافه کنید و مطمئن شوید که در سراسر شرکت اجرا میشود.
4. سیاستهای مربوط به نگهداری اسناد را شکل دهید.
کارمندان در مدتزمان کار با شرکت شما، اگر نگوییم به هزاران، به صدها سند دسترسی دارند. کنترل این که چه کسی یک سند را میبیند یا آن را ویرایش میکند و مدتزمانی که هر کارمند باید به فایلها دسترسی داشته باشد به شما بستگی دارد. سیاستها باید بر اساس استفادهها و نیازهای خاص شرکت شما تعیین شوند؛ اما این موارد برخی سیاستهای رایج مربوط به مدیریت اسناد و آرشیو کردن است:
- نگهداری ایمیلها
- استفاده از سیستم های شخصی افراد
- مدیریت موبایل
5. نیازهای امنیتی خود را در نظر بگیرید.
در آرشیو کردن ایمنِ فایلها، اولین قدم، یادگیری انطباق است. هر صنعتی استانداردهایی دارد که معمولاً توسط قوانین مدیریتی تعیینشدهاند. شما باید این قوانین را بشناسید و از آنها پیروی کنید تا از مشکلات عمده جلوگیری کنید. وقتی میدانید به چه چیزهایی نیاز دارید، باید امنیت فایلهای خود را بررسی کنید تا نقصها و منابع عدم مطابقت را بیابید. میتوانید ممیزیهای امنیتی بایگانی خود را به گروههای حرفهای برون سپاری کنید، این کار اغلب راه خوبی برای مشخص کردن نقاط کوری است که با ممیزیهای داخلی به راحتی از دست میدهید.
مدیریتِ دانشِ تیم یعنی کلیک مایند
چگونه تصمیم بگیریم چه فایلهایی را آرشیو کنیم
درعینحال که باید طبق نظر خودتان تعیین کنید که چه فایلهایی نیاز به آرشیو شدن دارند، میتوانید از این دو قانون اصلی برای قطعیشدن تصمیمتان کمک بگیرید.
1. هر چیزی که به لحاظ قانونی یا صنعتی (مقررات خاص) به آن نیاز دارید را آرشیو کنید و تا زمانی که مقررات امر میکنند گزارش آن فایلها را نگهداری کنید.
2. هرآنچه برای ایجاد، تداوم و حیات کسبوکار شما ضروری است را نگهدارید؛ مانند اسناد مالکیتی، کپی گواهینامهها، مالیات کارمندی و فرمهای اشتغال و گزارشهای مالیات کسبوکار.
نتیجهگیری 🙂
امیدواریم بتوانید با توجه به اطلاعات حاصل از این مقاله سرمایه محتوایی و اطلاعاتی شرکت و تیمتان را به درستی مدیریت و ذخیره کنید.
