نرم افزار به صورت سرویس (SaaS) از اوایل سال 2000 به‌عنوان گزینه‌ای ارزان قیمت به‌جای شیوه سنتی استفاده از نرمافزارها مطرح شد. شیوه‌ای که در آن مجبور بودید زیرساخت های IT خود را بخرید، راه بیندازید، نرم افزار را نصب کنید، پیکربندی کنید و یا اینکه برای نگهداری آن واحدی با نام فناوری اطلاعات در مجموعه خود ایجاد کنید.
به طور کلی استفاده از نرمافزارها به صورت SaaS نسبت به روش سنتی با فاصله زیادی مقرون‌به‌صرفه‌تر است. باوجوداینکه برنامه‌های SaaS مدت‌هاست در بازار وجود دارند و استفاده می‌شوند؛ اما کسبوکارها با سؤالات متعددی در مورد این نوع برنامه‌ها مواجه‌اند. در حال حاضر کسبوکارهای مختلف به خصوص در کشورمان ایران در مورداستفاده و یا عدم استفاده از نرم‌افزار به‌عنوان سرویس مرددند. به همین دلیل در این مقاله سعی می‌کنیم تا برخی سوالات مهم را بررسی کنیم که می‌تواند به شما در تصمیم‌گیری در مورد استفاده از نرم‌افزارهای SaaS کمک نماید.
اساسی‌ترین سؤال، نرم‌افزار به‌عنوان سرویس (SaaS) چیست؟
SaaS معادل فارسی نرم‌افزار به‌عنوان سرویس است؛ همچنین به‌عنوان خدمات ASP نیز شناخته می‌شود (اِی اِس پی به شرکت هایی اطلاق می‌شود که برنامه‌ها و نرمافزارها را به صورت خدمت ارائه می‌کنند). بعضا به آن Software On-Demand هم می‌گویند. همین عبارت نشان می‌دهد فقط وقتی به آن نیاز دارید هزینه آن را می‌پردازید و از آن استفاده می‌کنید. اگر بخواهیم ساده‌تر بگوییم در حالت ارائه خدمات روی ابر، به‌جای خرید، دانلود یا نصب نرم‌افزار روی سیستم‌های خودتان، اشتراک و امکان استفاده از خدمات IT را از طریق ابر و اینترنت انجام می‌دهید.
اغلب اوقات وقتی صحبت از SaaS می‌شود، نرم‌افزاری که قصد استفاده از آن را دارید توسط یک ارائه‌دهنده از راه دور به شما تحویل شده و مدیریت می‌شود و شما صرفا از طریق مرورگر وب می‌توانید به آن دسترسی یابید.
ابر چیست و چقدر مهم است؟
به سِرورها، نرمافزارها و پایگاه‌های داده‌ای که از طریق اینترنت در دسترس افراد قرار می‌گیرند ابر می‌گویند. سرورهای ابری روی دیتاسنترهای پراکنده در تمام دنیا قرار گرفته‌اند. برای مطالعه بیشتر در مورد ابر می توانید به سایت www.cloudflare.com مراجعه کنید. جالب است بدانید طبق مطالعات انجام شده اگر کسب‌وکار خود را به فضای ابری منتقل کنید، کسب‌وکار شما می‌تواند حداقل 20 درصد رشد کند. این آمار توسط گزارشی از وانسون بورن و بر اساس مصاحبه با 460 مدیر ارشد در رابطه با تأثیر انتقال کسب و کارشان به فضای ابری بدست آمده است.
چرا استفاده از ابر امری ضروری است؟
یک دهه پیش، تعداد اندکی از کسبوکارها در فکر فناوری‌های ابری بودند. درواقع، در سال 2008 فقط 12٪ از مشاغل از برنامه‌های مبتنی بر ابر استفاده می‌کردند. امروزه داستان کاملاً فرق کرده است و مسئله «اگر» از این سیستم استفاده کنیم نیست، مسئله «کی» استفاده کردن از این سیستم است.
به‌عنوان‌مثال ، نظرسنجی اخیر CIO در زمینهٔ فناوری توسط IDG نشان داده است که بیشترین محل هزینه در زمینه فناوری اطلاعات در سال 2019 به استراتژی‌های مرتبط با رایانش ابری اختصاص دارد. به همین دلیل است که تعداد شرکت‌هایی که کسب‌وکار خود را به فضای ابری انتقال داده‌اند به‌سرعت در حال رشد است. 73٪ از سازمان‌ها تا سال 2020 خواستار انتقال تقریباً تمام برنامه‌های خود به فضای ابری هستند.
SaaS بخش مهمی از بازار رایانش ابری را در اختیار گرفته است. (بد نیست بدانید در بازار رایانش ابری، الگوهای خدمت رسانی دیگری مانند PaaS، IaaS و FaaS هم وجود دارد). جای تعجب ندارد که، طبق گفته گارتنر در مقایسه با سال 2018 با 175.8 میلیارد دلار، بازار جهانی سرویس ابری در سال 2019 به بیش از 200 میلیارد دلار رشد داشته است.
چه کسانی از برنامه‌های SaaS استفاده می‌کنند؟
شرکتها خواه ناخواه، روزانه به‌طور متوسط از 16 برنامه SaaS برای مدیریت کارهای خود استفاده می‌کنند. اگر شما هم از SaaS چه به‌صورت شخصی و چه حرفه‌ای استفاده کرده‌اید، احتمالا دیده‌اید که این برنامه‌ها برای هر نوع کسب‌وکاری متناسب هستند.
مثال‌های متعددی برای استفاده از SaaS وجود دارد؛ از جمله اینکه اگر بازاریاب هستید و از یک بستر بازاریابی ایمیلی برای ارسال ایمیل به مشتریان خود استفاده می‌کنید، به‌احتمال‌زیاد از یک مدل بر پایه هزینه اشتراک (subscription-based model) استفاده می‌کنید.
SaaS گزینه‌ایی برای دغدغه و هزینه کمتر
برای سازمان‌های کوچک و متوسط، نرم‌افزار به‌عنوان سرویس امکانات نوین و هزینه‌های قابل‌انعطافی را فراهم کرده است. همچنین هزینه‌هایی مثل نگهداری و به‌روزرسانی نرم‌افزار را کاهش داده است. با استفاده از این سیستم‌ها دیگر نیازی به داشتن کامپیوتر فوق‌العاده قدرتمند، سرور داخلی یا استخدام فردی حرفه‌ای در زمینه فناوری اطلاعات (IT) که بتواند اطلاعات کسب‌وکارتان را درفضای ابری (Cloud) ذخیره کند، نیست.
امکان دسترسی آنی به اطلاعات
SaaS به شما و سایر اعضای تیم اجازه می‌دهد در هر مکان و زمانی از شبانه‌روز که تنها با اتصال به اینترنت، به امکانات نرم‌افزاری مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنید. به‌عبارت‌دیگر آنچه شما نیاز دارید: یک مرورگر وب و یک سیستم مجهز به اینترنت است. با داشتن این امکانات شما کارتان را با موفقیت پیش می‌برید. اگر هنوز هم در استفاده از نرمافزارها به‌صورت SaaS تردید دارید، می‌توانید مقاله پنج مزیت استفاده از نرم افزارها بصورت SaaS را مطالعه کنید.
استفاده از نرم‌افزار مدیریت دانش به صورت SaaS
وقتی صحبت از نرم‌افزارهایی پیش می‌آید که به گردش و بهره‌وری بهتر اطلاعات در تیم‌ها و شرکتها کمک می‌کنند، پیدا شدن سرو کله مدل SaaS در حد یک انقلاب بزرگ بوده‌است!. انقلابی که شرکت شما را از فضای خرید و مالکیت نرمافزارها و دردسرهای آن به سمت خرید اشتراک نرم‌افزار (و در پی آن رها شدن از تمام دردسرهای بعدی) سوق می‌دهد.
از سال 2016 تا کنون، تغییر شکل نرم‌افزارهای بهره‌وری اطلاعات، از حالت نصبی به حالت اجاره‌ای (یا همان SaaS) به طور مرتب رشد کرده است. دلیل این رشد به خاطر مزایای بی‌شماری است که برنامه‌های ابری در اختیار کسبوکارهای گوناگون قرار داده‌اند. در سال‌های ابتدایی ظهور SaaS، شرکت‌های ارائه‌دهنده نرم‌افزار، لزوم تغییر مدل ارائه محصول را حس نمی‌کردند. ولی با گسترش سیستم‌های ابری به‌مرور مدل SaaS تبدیل به یک الزام اجتناب‌پذیر شده‌است. نکته جالب اینجاست: اگرچه همواره در سال‌های اخیر شرکت‌های کوچک و متوسط در استفاده از نرم‌افزارهای SaaS پیشگام بوده‌اند، اما روند فعلی نشان می‌دهد شرکت‌های بزرگ هم در حال نشان دادن اقبال به SaaS و حتی جلو زدن از شرکت‌های کوچک هستند.
بیایید نگاهی بیندازیم به اینکه چگونه با انتخاب برنامه‌های ابری مدیریت دانش و بهره‌وری اطلاعات، کسب‌وکار شما به سود می‌رسد.
مزایای اصلی SaaS برای کسب‌وکار شما
نیازی به سرمایه‌گذاری هنگفت اولیه ندارید.
SaaS، با روشِ پرداخت به ازای میزان مصرف شما کار می‌کند و هزینه بالایی برای راه‌اندازی ندارد (حتی بعضا صفر است). شما مثلا برای استفاده از سیستم مدیریت اسناد (DMS) به‌عنوان سرویس، فقط هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه را پرداخت می‌کنید. این‌یکی از دلایل محبوبیت SaaS در میان شرکت‌های کوچک‌تر و شرکت‌های نوپایی‌ست که منابع کمی برای سرمایه‌گذاری در زیرساخت‌های مورد نیاز برای نصب و راه‌اندازی نرم‌افزار دارند.
صرفه‌جویی در هزینه
یکی از جذاب‌ترین مزایای SaaS CRM این است که می‌تواند یک صرفه‌جویی تمام عیار باشد. وقتی هزینه راهکارهای SaaS را با هزینه خرید لایسنس و پشتیبانی دائم نرم‌افزارهایی مثل مدیریت اسناد، مدیریت دانش، و… مقایسه می‌کنید به شدت از تفاوت آنها متعجب می‌شوید. خصوصا چون اکثر پلن‌های اجاره‌ای در نرم‌افزارهای SaaS به صورت هزینه به ازای کاربر است. هرچه شرکت یا تیم شما کم‌جمعیت‌تر باشد این صرفه‌جویی بیشتر خودنمایی می‌کند.
دسترسی یکپارچه به اطلاعات
مدل SaaS به تیم شما امکان می‌دهد از هرجایی، با استفاده از هر دستگاهی و هر زمانی از شبانه‌روز به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنید. وقتی مطمئن باشید نرم‌افزار SaaS شما در 99٪ بدون وقفه کار می‌کند، تمام آنچه نیاز دارید فقط اتصال به اینترنت و یک مرورگر وب است؛ (این عدد و حتی بیش از آن، تعهدی است که شرکت‌های سرویس‌دهنده به مشتری می‌دهند). دسترسی همیشگی به اطلاعات کاریِ مورد نیاز از طریق اینترنت برای کارکنانی که مدام در ماموریت یا جلسات هستند و در دفتر کار شما حضور ندارند یک موهبت است. کارکنانی مثل نیروهای فروش، خدمات مشتری، تیم‌های عملیاتی و اجرایی و …
دیگر مشکل IT ندارید.
خلاصی از مشکلاتی مثل قطعی، بروز خطا، اشکال در سرورها و … قطعاً یکی از اصلی‌ترین انگیزه‌ها برای استفاده از یک نرم‌افزار SaaS است. در روش خرید اشتراک، شما هیچ یک از هزینه‌های تعمیر و نگهداری برای سیستم، مانند هزینه تهیه نسخه پشتیبان، به‌روزرسانی و امنیت را نمی‌پردازید. کاربر دیگر نیازی به خرید، نصب یا به‌روزرسانی هرگونه سخت‌افزار یا نصب یک سرور محلی را ندارد. یعنی شما نیازی به استخدام کارمند اختصاصی فناوری اطلاعات هم ندارید.
سیستم را آن‌گونه که مدنظرتان است توسعه داده و ترکیب کنید.
تا چند سال قبل این نگرانی وجود داشت که ممکن است برنامه‌های مبتنی بر ابر با برنامه‌هایی که شما در حال حاضر با آنها کار می‌کنید همخوانی نداشته باشند. این مورد به‌ویژه برای برنامه‌هایی که شما با نوع کارکرد آنها آشنایی داشتید بیشتر موردتوجه بوده است. با تکامل فناوری، برنامه‌های SaaS خصوصا ابزارهای مدیریت اطلاعات و دانش توانستند با نرم‌افزارهای رایج در بازار ادغام‌شده و مثل نرم‌افزاری شوند که روی سرورِ سازمانی شما قرار دارد و یکپارچه است. حتی با این روش مزیت‌های خیلی بیشتری در اختیار کاربران قرار می‌گیرد چرا که با تکنولوژی‌ها و سرویس‌های واسطه جدیدی مانند Zapier، عملا می‌توانید بین هر دو اپلیکیشن SaaS ارتباط و یکپارچه‌سازی ایجاد کنید.
سطح امنیتی بالا در سیستم‌های مبتنی بر ابر
طبق مطالعه انجام‌شده توسط LogicMonitor دغدغه اصلی 66 درصد از متخصصان فناوری اطلاعات در استفاده از نرم‌افزارهای ابری، امنیت بوده است.
مشتریان به شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات SaaS اعتماد کرده و داده‌ها، اطلاعات و مستندات خود را به آنها می‌سپارند. در پاسخ به این اعتماد، شرکت ارائه‌دهنده SaaS باید داده‌های مشتری را با امنیت ویژه‌ایی محافظت نماید.
بقاء فروشنده SaaS به امنیت داده بستگی دارد، بنابراین طبیعی است که محافظت از داده‌ها در درجه اول اهمیت باشد. به همین خاطر است که ارائه‌دهندگان SaaS، سرورهای خود را در چندین مکان جغرافیایی پراکنده می‌کنند و سیستم‌های آنها از پشتیبان گیری خودکار برخوردار بوده و سطح امنیتی در این سرورها بالاتر از شرکت شماست.
سهولت در افزایش مقیاس
زمانی که از راهکارهای ابری یا SaaS استفاده می‌کنید، به راحتی می‌توانید مقیاس کارِ خود را افزایش بدهید. به این معنا که اگر تیم یا سازمان شما تصمیم گرفت تعداد کاربران را افزایش دهد، این کار با چند کلیک انجام می‌شود. بدون نیاز به درخواست‌های طولانی‌مدت، آزمایش، تغییر در معماری IT ، نصب نرم‌افزار اضافی و انتظار، فقط اشتراک را تغییر دهید و کاربران بیشتری به راهکار SaaS دسترسی پیدا می‌کنند. اگر به فضای ذخیره‌سازی یا خدمات اضافی بیشتری نیاز دارید، روند کار همان است: تقریباً بلافاصله قابل‌استفاده است.سرعت جزو اصلی‌ترین دلیل‌هایی است که باعث می‌شود شرکتها به سمت مدل SaaS روی بیاورند.
نتیجه‌گیری:
SaaS دارای مزایای زیادی است. کسبوکارها در سراسر جهان در حال انتقال سیستم‌های خود به سرویس‌های مبتنی بر ابری هستند که در آن می‌توانند به‌راحتی خدمات مورد نیازشان را اجاره کرده و بدون دغدغه IT از تمرکز بر کار اصلی خود لذت ببرند. با توجه به نکاتی که با هم مرور کردیم، مشخص است که نقش سیستم‌های مبتنی بر ابر به طور روزافزونی در زندگی و کسبوکارهای امروز و آینده ما پررنگ‌تر می‌شود. ما در کلیک‌مایند سرویسی مبتنی بر ابر ارائه کرده که به کمک آن می‌توانید اطلاعات و دانشِ تیم خود را مدیریت و سامان‌دهی کنید. می‌توانید با پیوستن به جمع نوتیم‌های کلیک مایند از این نرم‌افزار استفاده کنید.
