اینکه شما بتوانید تمامی کارکنان مورد نظرتان را در یک جلسه دور هم جمع کنید، تنها نیمی از مسیر موثر کردن یک جلسه را طی کرده‌اید.بقیه ماجرا مربوط به صورت‌جلسه‌ای که تهیه‌کرده و با اعضای حاضر در جلسه به اشتراک می‌گذارید است.صورت‌جلسه‌ها مهمترین جنبه‌های یک جلسه را در بردارند؛ تصمیمات گرفته‌شده، حاضرین، محتوای جلسه و هر آنچه شرکت‌کنندگان (اعضای حاضر و اعضای دورکار) باید از آن اطلاع داشته باشند و آنچه که تصویب‌شده در یک صورتجلسه وجود دارد.
اما بهتر است بدانید بسیاری از صورت‌جلسه‌ها بسیار نامفهوم‌اند؛ مجموعه‌ای از افکار و ایده‌های نامرتبط که در 90% مواقع، پس از جلسه کاملاً بلااستفاده می‌شوند.بیایید هر یک از جنبه‌های یک صورتجلسه خوب و روش‌های اِعمال آن را بررسی کنیم تا ببینیم چگونه یک صورتجلسه میتواند تغییری در تیم شما ایجاد کند.
چرا صورت‌جلسه‌ها معمولاً تأثیرگذار نیستند؟
به نظر می‌رسد پس از اتمام جلسه‌ها، صورت‌جلسه‌ها درون مثلث برمودا کشیده می‌شوند و دیگر سخنی از آنها به میان نمی‌آید. اگر چنین چیزی پس از جلسات شما هم رخ می‌دهد، تمام آن صورت‌جلسه‌هایی که با دقت فراوان ثبت‌شده‌اند کاملاً بیهوده هستند.
مِری پولین یک استراتژیست دیجیتالی و طراح است که به کسب‌وکارها کمک می‌کند سیستم‌هایی برای خودشان خلق کنند. گاهی اوقات او در طول هفته در 18 جلسه شرکت می‌کند؛ از همگام‌سازی تیم داخلی گرفته تا مشاوره به مشتریان. با وجود این حجم از جلسات، مِری همیشه به دنبال دلایل ناکارآمدی‌های بعضی از جلسه‌های خود است. موارد اشاره شده در پایین برخی اشتباهات رایجی هستند که او به آنها پی برده است:
اشتباه‌های رایج در تدوین صورتجلسه از دید مری 🙂
استفاده نکردن از تمپلیت‌های سفارشی
هر جلسه نیازهای خاص خود را دارد. بر اساس نوع جلسه، مِری به جای نگرانی از این بابت که از چه تمپلیتی برای صورتجلسه استفاده کند، میتواند به‌سرعت یک تمپلیت درست کند. چرا که همه‌چیز از پیش در تمپلیت قرارگرفته است. این موضوع نه تنها همه امور را آسان می‌کند، بلکه فرآیندی خلق می‌کند که مِری و تیمش می‌توانند برای هر جلسه‌ای طبق آن پیش بروند.
مرتبط نبودن صورتجلسه با سایر مطالب ارائه‌شده
اکثر صورت‌جلسه‌ها با برخی از مطالب ارائه‌شده مرتبط هستند؛ اما معمولاً صورت‌جلسه‌ها فقط هدف کار را برای شما مشخص می‌کنند. این مطلب ارائه‌شده میتواند یک لینک یا یک اسکرین شات باشد. نرم‌افزاری که بتواند کار شما و بحث‌هایی که درمورد آن کار می‌کنید را به هم مرتبط سازد، باعث می‌شود گفت‌وشنودهای شما در طول جلسات معنادارتر شوند.
پیگیری نکردن متن یک صورتجلسه
شرکت‌کنندگانی که جلسه را ترک می‌کنند باید بدانند قدم بعدی چیست. مِری می‌پرسد: «شما با اطلاعاتی که جمع‌آوری کرده‌اید چه می‌کنید؟.»این اطلاعات باید با عمل همراه باشد. حق با اوست. اطمینان حاصل کنید که شرکت‌کنندگان می‌دانند چه کسی مسئول امور مهم است. چه از طریق نام بردن آنها (تَگ کردن آنها) در نرمافزار صورتجلسه و چه برقراری ارتباط با شکبه‌های اجتماعی (که البته نوعی اضافه کاری محسوب می‌شود)، قدم بعدی باید برای هرکسی که در کار دخالت دارد مشخص باشد. برای اِعمال کردن این موارد، می‌توانید یادآوری‌هایی تعیین کنید تا اعلان‌هایی (نوتیفیکیشن) مبنی بر بررسی صورت‌جلسه‌ها یا انجام کارهایی خاص، برایتان ارسال شود.
هدف ما از بررسی این بخش این است که با ناکارآمدی‌های صورتجلسه مقابله کنیم و اقدامات جدیدتر و بهتری انجام دهیم.
کلیک مایند
اجزای یک صورتجلسه عالی
بهترین صورت‌جلسه‌ها دارای سه مرحله هستند. صورت‌جلسه‌های خوب باعث می‌شوند بیشترین بهره را از جلسات خود ببرید؛ چرا که تضمین می‌کنند همه کارکنان پیش از جلسه آماده باشند و اینکه در طول جلسه بهترین ایده‌ها به دست آید و همه درمورد قدم بعدی آگاهی داشته باشند.
پیش از جلسه
چند بار جلسات خود را این‌طور شروع کرده‌اید: «بسیار خوب، این دفعه موضوع بحثمان چیست؟» یا به‌احتمال بیشتر «خب، چه ایده‌ای در سردارید؟». مِری پیشنهاد می‌دهد که تمام مطالب جلسه پیش‌تر به اشتراک گذاشته شوند تا همه کارکنان آماده باشند. اطمینان حاصل کنید که تمام این موارد در قالب صورتجلسه شما گنجانده‌شده‌اند؛ در این صورت هنگام آماده شدن متناسب با چک‌لیست (فهرست کارها) شما عمل می‌کنند.
دستور جلسه تهیه کنید
آیتم‌های یک صورتجلسه باید تمام موضوعاتی که می‌خواهید پوشش دهید را در برگیرد. برای یک جلسه هفتگی، این آیتم‌ها می‌توانند پروژه‌هایی باشند که تیم شما در طول هفته با آنها سروکار دارد. اگر هدف جلسه بررسی یک پروژه به اتمام رسیده است، موقعیت‌هایی که روند پروژه خوب پیش رفته و موقعیت‌هایی که می‌توانسته بهتر هم پیش برود را بررسی کنید.
شرکت‌کنندگان را تَگ کنید؛ احتمالاً نیازی به گفتن این مطلب نیست که «مطمئن شوید تمام شرکت‌کنندگان جلسه بدانند که در جلسه حضور دارند»؛ اما گاهی این موارد از دست خارج می‌شوند. شاید کارکنانی که در جلسه حضور می‌یابند عضوی از یک تیم باشند. با توجه به پلتفرمی که دارید از آن استفاده می‌کنید ممکن است حتی بتوانید تمام اعضای تیم را یک‌باره تَگ کنید.
اطلاعاتی که آماده کرده اید را به اشتراک بگذارید
علاوه بر دستور جلسه، حتماً تمام چیزهایی که باید پیش از جلسه بازبینی شوند را برای شرکت‌کنندگان مهیا کنید. چه این موارد مصاحبه‌های کاربران مربوطه باشند، چه ویژگی‌های یک محصول، داشتن پیش‌زمینه قبلی اهمیت دارد. به جای اینکه اعضای تیمتان به بحث‌های حاشیه‌ای بپردازند و مسلط صحبت نکنند، با آمادگی در جلسه حضور می‌یابند. این کارها را 24 ساعت قبل از جلسه انجام دهید تا همه کارکنان زمان کافی برای جمع‌کردن افکار و ایده‌هایشان داشته باشند و زمان حضور در جلسه با آمادگی آنها را به اشتراک بگذارند.
در طول جلسه
جلسات می‌توانند نوعی مسابقه دیوانه کننده پینگ‌پونگ کلامی باشند. شما قرار نیست تمام مطالب را به خاطر بسپارید. لازم نیست جلسات شما حتماً رسمی باشند؛ اما اگر هدف، موانع و آیتم‌های عملی در قالب صورتجلسه خود داشته باشید، صورتجلسه شما هدفمند خواهد بود. اگر چیزی گفته شد که به هر یک از این سه مورد مربوط می‌شد حتماً آن را یادداشت کنید.
هدف جلسه را مشخص کنید
این مورد میتواند جزء بخش آمادگی پیش از جلسه باشد؛ اما باید در ابتدای هر جلسه‌ای آن را مشخص کرد. چرا که باعث می‌شود جلسه از مسیر خود خارج نشود. سعی کنید هدفتان را تا حد ممکن عینی و قابل‌اندازه‌گیری تعیین کنید. برای یک جلسه غیررسمی، مثلاً جلسه ایده پردازی، هدف میتواند چنین چیزی باشد: «سه ایده برای کمپین‌های ایمیل مطرح کنید». برای جلسات کسب‌وکار رسمی‌تر ممکن است هدف «شناسایی اهداف رهبری» باشد. درهرصورت، هدف به جلسه جهت و سوی صحیح می‌دهد.
اگر جلسه شما دوباره قرار است برگزار شود، شاید مفید باشد که هرآن چه از جلسه قبلی تاکنون انجام‌شده است را بیان کنید. چه چیزی انجام‌شده است؟ چه چیزی انجام‌نشده است و چرا؟
تکرار مطالب مهم
موانع را بشناسید
اگر جلسه شما در رابطه با یک پروژه خاص است، درک موانع و وابستگی‌ها کلید پیشرفت است. در صورتجلسه خود بخشی برای نمایش موانع قرار دهید تا بتوانید تا جلسه بعدی بهترین راه برای برطرف کردن آنها را پیدا کنید.
آیتم‌های عملی را یادداشت کنید
مسلماً مهمترین بخش یک جلسه آیتم‌های عملی هستند که در پایان جلسه، درکی از شفافیت اجرایی در اختیار همه افراد می‌گذارند. این آیتم‌ها را بزرگ، جسورانه و برای همه قابل‌مشاهده سازید. حتی می‌توانید اعضای تیم‌ها را تَگ کنید تا بر روی آنچه می‌دانند وظیفه آن‌هاست، دو بار کلیک کنند. همچنین یادآوری‌هایی برای پیگیری آیتم‌های عملی تعیین کنید. آیا این آیتم‌ها انجام شدند؟ اگر نه، چه موانعی بر سر راه قرار داشتند؟
چیز دیگری که می‌توانید اضافه کنید چیست؟ بخش افتخارات. مِری علاقه‌مند‌است با افزودن بخش «افتخارات» در قالب صورتجلسه خود، فضای بیشتری در جلسات تیم داخلی خود به وجود آورد. این‌یک روش عالی برای توجه به سخت‌کوشی همه کارکنان است.
پس از جلسه
وقتی همه افراد از جلسه خارج‌شده‌اند و شما مثل فیلمهای کمدی مات و مبهوت به تصویر خودتان در دوربین زل زده‌اید که هنوز کلی کار مانده، بله کار شما هنوز هم تمام نشده است.در حقیقت مهمترین بخش جلسه پس از اتمام آن است. شما باید تمام نوشته‌ها را پاک‌کنید و آیتم‌های عملی را بر عهده کارکنان مشخص بگذارید تا گفت‌وگوهای حین جلسات را به خدمات عینی تبدیل کنید.
صورت‌جلسه‌های خوانا تهیه کنید
درست مثل نوشته‌های دست‌نویس، فهمیدن صورت‌جلسه‌ای که به‌صورت تندنویس تهیه‌شده نیز دشوار است. کسی که یادداشت برمی‌دارد، باید برای کاربرد بیشتر، متن را ویرایش کند. سرفصل‌های مختلف، جمع‌آوری منابع خارجی که ممکن است ذکر شوند، تکمیل ایده‌های پراکنده، افزودن جلوه‌های بصری یا کاراکتر با استفاده از ایموجی ها. تمام این موارد باعث می‌شوند صورتجلسه خواناتر و پرکاربردتر گردد.
آیتم‌های عملی را بر عهده افراد درستی بگذارید. این مورد باید اولین چیزی باشد که از یک جلسه بیرون می‌آید. مهم نیست یک نفر یا یک تیم در کار دخیل هستند؛ تمام افراد باید بدانند پس از جلسه چه مسئولیتی بر عهده‌دارند. این مورد در گوگل داکیومنت (اسناد گوگل) میتواند به‌راحتی از دست برود. نرم‌افزاری را پیدا کنید که بتوانید از طریق آن به‌راحتی آیتم‌های عملی، دِدلاین ها و… را به کارمندان ابلاغ کنید. همچنین چند روز پس از جلسه پیگیری کنید و وضعیت این آیتم‌ها را بررسی کنید.
«نکته مفید: صورت‌جلسه‌های خود را به پروژه‌های درست متصل کنید.»
کلیک مایند
با استفاده از نرمافزار کلیک مایند شما می‌توانید به‌راحتی تمام صورت‌جلسه‌های خود را به پروژه‌هایی که موردبحث قرار داده‌اید متصل کنید.
تمپلیت صورتجلسه
در نرمافزار کلیک مایند، شما می‌توانید چارچوبی برای تمام صورت‌جلسه‌هایتان به وجود آورید؛ در این صورت، می‌توانید تمام آنها را متمرکز کنید تا همه تیم‌های پرمشغله (کارکنانی که جلسه را ازدست‌داده‌اند) بتوانند سریعاً به‌صورت‌جلسه‌ها دست پیدا کنند و در جریان امور قرار بگیرند. در عین حال شما دانشی سازمان‌یافته خلق می‌کنید که کارکنان می‌توانند همیشه به آن مراجعه کنند.
تمپلیت صورتجلسه در کلیک‌مایند
در اینجا یک تمپلیت صورتجلسه برایتان آورده‌ایم که به تیم شما یا شرکتتان برای شروع کمک می‌کند. این‌یک سیستم برای تمام صورت‌جلسه‌هاست که تاریخ جلسه، نوع جلسه و شرکت‌کنندگان را مشخص می‌کند. همچنین شامل تمپلیت‌هایی برای جلسات فردی است که شما می‌توانید بر اساس نیاز خود آنها را سفارشی‌سازی کنید.
نتیجه گیری 🙂
اگر به دنبال تمپلیت‌های اختصاصی‌تری برای تیم خود بودید، با ما در ارتباط باشید. این تمپلیت را می‌توان کاملاً سفارشی‌سازی کرد. این تمپلیت را به‌عنوان نمونه برای شروع در نظر بگیرید که به شما کمک می‌کند پتانسیل حقیقی جلسه خود را کشف کنید.
