آیا دوست دارید کسب‌وکاری که دارید کارآمدتر، معتبرتر و سودآورتر شود؟ برای رسیدن به این هدف باید به موضوعی بسیار با اهمیت به نام همکاری تیمی توجه داشته باشید.
همکاری تیمی اولین و مناسب‌ترین کاری است که سبب توسعه محیط کاری و تقویت فرهنگ تیمی شما می‌شود. با توجه به اهمیت این موضوع در اینجا به پنج مزیت اصلی همکاری تیمی در کسب‌وکارهای کوچک می‌پردازیم.
۱. بهبود فرآیندها و کارآمد شدن آنها
آیا تاکنون با سازمانی روبرو شده‌اید که اعضای آن از کار هم بی‌اطلاع باشند؟ در چنین فضایی چه اتفاقی میافتد؟ فعالیت‌های تکراری زیادی انجام می‌شود، برخی کارها مورد غفلت واقع شده و اجرا نمی‌شود. فردی اشتباه می‌کند و با این اشتباه مشکلی به وجود می‌آید. درنهایت، کار به‌جایی می‌رسد که کارمندان مجبور به انجام دوباره همان کارها یا رفع خطاهایی می‌شوند که در وهله اول می‌شد از وقوع آنها جلوگیری کرد. حال، تأثیر این اتفاقات بر شرکت چیست؟ اتمام پروژه‌ها بیشتر طول می‌کشد. مشتریان ناراضی می‌شوند و این احتمال وجود دارد که شرکت آنها را از دست بدهد. درنهایت، این شرکت بیش‌ازحد لازم منابع، پول و وقت افراد را تلف می‌کند و به مجموع کل درآمد سالیانه شرکت آسیب می‌رساند.
ایجاد شفافیت و تمایز در تیم با همکاری
اما در صورتی که همکاری گروهی در تیم جریان داشته باشد، افراد در نقش‌های خود شفافیت و تمایز می‌یابند. این تمایز و شفافیت در وظایف، به هر فرد کمک می‌کند تا بدانند قرار است چه‌کاری انجام دهد. درواقع افراد متوجه‌اند که دیگران چه می‌کنند یا چه‌کاری نمی‌کنند. شفافیت و تمایز وظیفه، از طریق همکاری گروهی به کارمندان این فرصت را می‌دهد تا در زمانی خاص، بدون اینکه کارهایشان با دیگر افراد همپوشانی داشته باشد، بر قسمت‌های خاصی از وظایف اصلی خود تمرکز کنند. درنتیجه کارها روان‌تر پیش می‌روند و همان دفعه اول درست انجام می‌شود. این فرایند، بدان معناست که هزینه‌های کسب‌وکار پایین‌تر آمده و شاهد کسب‌وکار سودآورتری هستید. همچنین بخوانید با ابزارهای همکاری تیمی (Collaboration team)، کسب‌وکارتان را رشد دهید.
ابزارهای همکاری گروهی راهکاری برای افزایش بازدهی
خبر خوب این است که ابزارهای ارزان‌قیمت فناوری، می‌توانند به روند همکاری گروهی یا تیمی کمک کنند. ابزارهای همکاری مبتنی بر ابر، فاصله‌ها را از بین برده و تحویل کار بین افراد را ساده‌تر می‌کند. درنتیجه، فرآیندهای کاری روان‌تر پیش می‌روند. اگر ابزارهای همکاری گروهی خوبی داشته باشید، اعضای گروه شما می‌توانند به شکلی باهم کارکنند که مؤثرتر و کاراتر باشند.
۲. برقراری ارتباطات مؤثرتر
اگر سیستم همکاری ثابتی برای تیم خود ندارید، احتمالاً به این معنی است که تیم شما مجبور است از روش‌های ارتباطی مانند تلفن، گفتگوی متنی یا ایمیل استفاده کند. درست است که تلفن و ایمیل ابزارهای مهمی هستند، اما می‌توانند منجر به پراکندگی، نقص یا ایزوله شدن اطلاعات شوند و به‌جای اینکه اطلاعات مهم به‌راحتی در دسترس همه افراد سازمان که باید آن را بدانند، قرار گیرد، در اینباکس کارکنان دفن شود. یا مثلاً موضوعی در مورد مطلبی به شخصی گفته‌شده است، اما هرگز این موضوع را با سایر اعضای تیم که باید از آن آگاهی داشته باشند، در میان نگذاشته است. به‌طور خلاصه، شما علیرغم وجود تمام ابزارهای ارتباطی، یک خلأ اطلاعاتی دارید. به یاد داشته باشید، اطلاعات فقط در صورتی ارزشمند است که در زمان مناسب، برای افراد مناسب در دسترس باشد، در این صورت است که کارکنان می‌توانند از این اطلاعات برای بهبود کسب‌وکار استفاده کنند.
۳. بهره بردن از نقاط قوت کارکنان
هنگامی‌که در پروژه‌ها کارکنان خود را به همکاری گروهی با یکدیگر تشویق می‌کنید، عملاً باعث می‌شوید که هر شخص بتواند در فعالیت‌هایی که مناسب نقاط قوت خاص خودش باشد، کار کند. همچنین پروژه‌ها را می‌توان بر اساس مهارت‌ها به‌طور مؤثرتری تقسیم کرد. وقتی کارکنان کارهایی را انجام می‌دهند که مناسب آن‌هاست و در آن کارها مهارت کافی دارند، تلاش بیشتری انجام می‌دهند. به‌عبارت‌دیگر، می‌توانید از نقاط قوت کارکنان خود بهره‌مند شوید. درنتیجه، آنها برای خود و شرکت، دستاوردهای بیشتری خواهند داشت. این جریان باعث می‌شود که در درازمدت، بهره‌وری بیشتری داشته باشند و همچنین در هزینه‌ها ازجمله، استخدام و آموزش کارکنان جدید صرفه‌جویی کنید.
۴. دسترسی به کارکنان متخصص و استفاده از مزایای دورکاری
با استفاده از ابزارهای همکاری ابری، می‌توانید ظرفیت بالقوه کارکنان را افزایش دهید. به‌طور مثال، به‌وسیله ابزارهای همکاری جدید مانند Yammer، می‌توانید کارکنان دور کار بیشتری را استخدام کنید که در غیر این صورت مایل به جابجایی و همکاری نیستند. همچنین، کارکنان ممکن است بتوانند چند روز در هفته را، از خانه کار کنند (این موردی است که برای افراد دارای تعهدات و شرایط خاص خانوادگی مهم است). درواقع شما می‌توانید با دادن انعطاف‌پذیری در زمان حضور به کارکنان باارزش، آنها را جذب و حفظ کنید. همچنین به‌جای محدود کردن خودتان به افرادی که نزدیک منطقه جغرافیای شما هستند، صرف‌نظر از موقعیت مکانی آنها، شخصی که برای انجام این کار بهترین است را استخدام کنید. و اگر بتوانید بهترین کارکنان ممکن را استخدام کنید، به‌احتمال‌زیاد کارهای بیشتری انجام می‌دهید و به‌عنوان صاحب کسب‌وکار، مؤثرتر خواهید بود.
۵. رضایت هر چه بیشتر مشتریان را تجربه کنید
بین رضایت شغلی و کارآمدی کارکنان و میزان رضایتمندی مشتریان، همبستگی و ارتباط مستقیمی وجود دارد. وقتی گروه از کارش راضی است، در کاری که انجام می‌دهند تبحر دارند و می‌توانند به روشی کارآمد کار کنند؛ می‌توانند خدمات بهتری را به مشتریان ارائه دهند. پس بار دیگر، مزیت ابزارهای همکاری گروهی در راستای جلب رضایت مشتری روشن می‌شود. طبق توییت دیوید اسمیت، معاون حوزه فروش به کسب‌وکارهای کوچک و متوسط در مایکروسافت، تقریباً نیمی از کسب‌وکارهای کوچک تصور می‌کنند که همکاری ابری و ابزارهای مشابه مبتنی بر ابر، باعث رضایت بیشتر مشتریان شده است؛ 40% از صاحبان کسب‌وکارها اعتقاد دارند فناوری‌هایی مانند موبایل و ابر، موجب رضایت بیشتر مشتریان شده است.
جمع بندی:
با توجه به آنچه گفته شد ارتباطات بهتر در محیط کاری، بهره بردن از نقاط قوت و تمامی ظرفیت‌های کارکنان، همچنین در دسترس داشتن نیروهای کاری خلاق به‌واسطه دورکاری و درنهایت رسیدن به آرزوی نهایی هر کسب‌وکار یعنی رضایت مشتری، به‌واسطه سیستم‌های همکاری مبتنی برابر امکان‌پذیرتر و آسان‌تر شده است. اگر شما هم علاقه‌مند به ارتقای سطح کیفی عملکرد تیم و یا سازمانتان هستید استفاده از این فنّاوری‌ها را در اولویت کاریتان قرار دهید.
