شروع ناگهانی کووید ۱۹ در جهان باعث شد که بسیاری از کسب‌وکارها روش‌های خود برای جذب کارمند جدید را از آنبوردینگ حضوری به آنبوردینگ آنلاین تغییر دهند. بدون داشتن تکنولوژی‌های درست، شما در آنبوردینگِ کارمندان خود به شکل مجازی، با مشکل مواجه خواهید شد و تأثیر اولیه ضعیفی از شرکت خود در ذهن کارمند ایجاد می‌کنید.
نکته مهم این است که بخش‌های اساسی آنبوردینگ باید به همان شکل سابق باقی بماند. کارمندان جدید همچنان باید قراردادهای خود را امضا کرده و تحویل دهند، با مواد آموزشی آشنا شوند و به ابزارهایی که برای انجام کار خود به آنها نیاز دارند دسترسی داشته باشند. آموزش کارمندان جدید برای موفقیتِ کسب‌وکار ضروری است. مهم نیست که کارمندان استخدامی جدید چقدر با تجربه هستند؛ آنها همچنان برای یادگرفتن جزئیات کار در شرکت شما و به دست آوردن بهره‌وری کامل، به کمک نیاز دارند.
دلایل اهمیت آنبوردینگ چیست؟
دلایل مهم و خوب زیادی وجود دارد که یادآور می‌شود روی فرآیند آنبوردینگ خود سرمایه‌گذاری کنید. تحقیق‌ها نشان میدهد سازمان‌هایی که فرآیند عملیاتی استانداردی دارند، 62% تقویت بهره‌وری در استخدامی‌های جدید و ۵۰% افزایش در نگه‌داشتن استخدامی‌های جدید در شرکت را تجربه می‌کنند.
از آن سو کارمندانی که تجربه آنبوردینگ منفی دارند دو برابر دیگران احتمال می‌رود که به دنبال فرصت‌های شغلی دیگر باشند. وقتی در نظر بگیرید که کارفرمایی مبلغ بسیار بالایی با صرف زمان ۲۴ ساعت برای استخدام یک کارمند در نظر می‌گیرد، این روند بسیار گران و سریع است.
متأسفانه ۸۸% کارمندان بر این باورند که سازمان آنها آنبوردینگ را خوب انجام نمی‌دهد و جای زیادی برای بهتر شدن وجود دارد.
چگونه با استخدامی‌های جدید ارتباط برقرار کنیم؟
فقط به این دلیل که آنبوردینگ به محیط ریموت انتقال داده شده است به این معنی نیست که کیفیت باید کاهش پیدا کند. به مقدار پولی که هزینه می‌کنید هم وابسته نیست. آموزش کارمندان جدید نباید هزینه‌ای گزاف روی دست شما بگذارد.
اشاره کردیم که سازمان‌ها می‌توانند میلیون‌ها تومان برای آموزش استخدامی‌های جدید هزینه کنند؛ و زمانی که آنبوردینگ موفقیت‌آمیز نباشد و کارمندان جدید به دنبال شغل‌های دیگر باشند، هزینه‌ها شروع به بالا رفتن میکند. خوشبختانه راهی برای کاهش هزینه‌های آنبوردینگ وجود دارد؛ می‌توانید از یک پایگاه دانش داخلی مثل کلیک مایند که اطلاعات ضروری مانند سیاست‌ها، فرآیندها، جزئیات مشتریان و غیره را در آن وجود دارد، استفاده کنید.
فواید یک پایگاه دانش برای آنبوردینگ و استخدامی‌های جدید
دسترسی به اطلاعاتِ دست اول را ممکن میسازد.
آنبوردینگ یک کارمند جدید ممکن است هفته‌ها طول بکشد. یک روش معروف، آموزش در کلاس درس است؛ که البته در زمان اوج گیری کووید ۱۹ امکان‌پذیر نیست. به جای این امر کارمندان جدید می‌توانند از پایگاه دانش داخلی شما استفاده کنند تا به تمام اطلاعاتی که نیاز دارند تنها با چند کلیک دسترسی پیدا کنند. ازآنجاکه تنها چیزی که نیاز دارند لینک پایگاه دانش شما و جزئیات ورود به‌حساب کاربری شان است، محتوا از هر جایی در دسترس آنها قرار می‌گیرد. این راحتی در استفاده، پایگاه دانش شما را برای استخدامی‌های جدیدتان ارتقا میدهد و آنها دیگر مجبور نیستند همه‌جا را برای پیدا کردن اطلاعات مورد نیازِ خود جستجو کنند.
اطلاعات اضافی را به حداقل می‌رساند.
وقتی کارمند استخدامی جدید شما برای اولین بار کار خود را آغاز میکند ممکن است از حجم بالای اطلاعات خسته شود. پس اگر چیزهای زیادی هست که باید یاد بگیرد، پایگاه دانش بهترین گزینه است تا اطلاعات را با یک روش بسیار ساده در اختیار او قرار دهید.
شما می‌توانید مقاله‌های کوتاه، دفترچه‌های راهنما و روش چگونه انجام دادنِ امور را به استخدامی‌های جدید خود ارائه دهید تا آنها بتوانند تنها اطلاعات مورد نیاز را دریافت کنند و نه چیزی بیشتر. این امر همچنین وظیفه پاسخ دادن به سؤالات استخدامی‌های جدید را از روی دوش سایر کارمندان شما برمی‌دارد. به جای اینکه از آنها بخواهید از کار خود بزنند تا به کارمندان جدید کمک کنند، پاسخ‌ها سریعاً و به‌راحتی در پایگاه دانش شما قابل دسترسی هستند.
مشوق همکاری داخلی بین متخصصان و کارمندان تازه وارد است.
یک پایگاه دانش نه تنها برای کارمندان شما مفید است بلکه همکاری داخلی بین متخصصان با تجربه شما را نیز تقویت میکند. آنها تشویق می‌شوند تا دانش خود را برای استفاده توسط همکاران مستندسازی کنند؛ به جای اینکه آن را در ذهن خود نگه دارند.
پایگاه دانش داخلی شما به یک منبع واحد از اطلاعات درست برای شرکت شما تبدیل می‌شود و درصورتی‌که کارمندان شرکت را ترک کنند، دانش آنها را دریافت میکند. کارمندان جدید شما می‌توانند به‌خوبی پایگاه دانش را ارزیابی کنند و میزان کارآمدی آن را بسنجند. آنها می‌توانند درصورتی‌که محتوا نیاز آنها را برآورده کرده باشد شما را در جریان بگذارند.
یادگیریِ فارغ از موقعیت مکانی را مقدور میسازد.
ازآنجاکه اکثر اداره‌ها در دوره همه‌گیری کوئید ۱۹ بسته‌شده‌اند، یک پایگاه دانش به کارمندان شما این اجازه را میدهد تا از خانه به مواد آموزشی دسترسی داشته باشند. اگر یک پایگاه دانشِ آنلاین داشته باشید که از طریق هر کامپیوتر یا موبایل بتوان به آن دسترسی یافت، نیاز به آموزش رو در رو نیست.
فایده یادگیریِ فارغ از موقعیت مکانی این است که کارمندان شما می‌توانند با سرعت مدنظرِ خود، یاد بگیرند. برخلاف جلسات آموزشی حضوری، کارمند می‌تواند مواد آموزشی را در زمان خاص خودش مرور کند که ممکن است سریع‌تر یا آهسته‌تر از دیگران باشد.
خطاها را از بین می‌برد.
هنگامی‌که اطلاعات از طریق جلسات آموزشی زنده منتشر می‌شود همیشه این احتمال وجود دارد که مدرس دچار اشتباه شود. از آنجا که استخدام کارمندان هیچ‌گاه متوقف نمی‌شود، فرآیند آنبوردینگ باید بارها تکرار شود؛ که ممکن است به لحاظ روانی و مالی بسیار چالش‌برانگیز باشد. اگر اطلاعات در یک پایگاه دانش ذخیره‌شده باشد، شما درک کاملی از محتوا دارید و می‌توانید هرگاه نیاز به تغییر داشت آن را به‌روزرسانی کنید. احتمال رخ‌دادن اشتباهات کاهش می‌یابد و استخدامی‌های جدید می‌دانند که به‌روزترین اطلاعات را در اختیار دارند.
سایر ابزارهای آنبوردینگ ریموت
امیدواریم هم‌اکنون قانع شده باشید که داشتنِ یک پایگاه دانش برای استراتژی آنبوردینگ مجازی، از چه اهمیتی برخوردار است. این امر نه تنها در زمان شما صرفه‌جویی میکند بلکه کارمندان را قادر میسازد دسترسی فوری به تمام اطلاعات مورد نیاز را داشته باشند. پایگاه دانش یک راهکار مقرون‌به‌صرفه برای آنبوردینگِ ریموت شماست و شما می‌توانید تنها با چند کلیک تنظیمات آن را انجام دهید.
یک نرم‌افزار پایگاه دانش این امکان را فراهم میکند تا به آسانی محتوای مورد نظرتان را به آن افزوده و به سادگی یکپارچه‌سازی آن با هر اپلیکیشنی امکان‌پذیر است. علاوه بر پایگاه دانش، ابزارهای دیگری نیز هستند که شما برای آنبوردینگ به صورت مجازی و از راه دور (ریموت) به آنها نیاز دارید.
نرم‌افزار آموزش آنلاین
نرم‌افزار آموزش آنلاین یا سیستم مدیریت یادگیری می‌تواند نرم‌افزار پایگاه دانش داخلی شما را تکمیل کند. چرا که به مربیان شما این امکان را میدهد که جلسات آموزشی را برای استخدامی‌های جدیدتان از پیش ضبط کنید تا در هر زمان و هر مکان مورداستفاده قرار گیرد. یک سیستم مدیریت یادگیری، شما را قادر به کنترل پیشرفت کارمندان از طریق یک داشبورد متمرکز (فضای اطلاعاتی) میسازد. همچنین گزینه‌ای برای میزبانی جلسات آموزشی زنده شما، با امکان دسترسی به جلوه‌های بصری تعاملاتی، مثل وایت برد، اشتراک‌گذاری صفحه، اتاق‌های جداگانه و چت دارد که روند آموزش را جذاب‌تر میکند.
نرم‌افزار ویدئوکنفرانس
فقط به این دلیل که کارمندان شما نمی‌توانند رابطه چهره به چهره داشته باشند به این معنا نیست که شما نمی‌توانید یکدیگر را ببینید. به جای آن از نرم‌افزار ویدئو کنفرانس استفاده کنید تا استخدامی‌های جدید را به همکارانشان معرفی کنید و این روابط بسیار مهم را شکل دهید.
ازآنجاکه شرکت‌کننده‌ها می‌توانند رابطه چشمی داشته باشند و حالات چهره را از روی صورت یکدیگر بخوانند، ویدئوکنفرانس، تعاملات فردی را بازتاب میکند. ویدئوکنفرانس بهترین جانشین برای تعاملات فردی است که به شکل طبیعی در فرایند آنبوردینگ جای می‌گیرد و باعث می‌شود استخدامی‌های جدید شما حس کنند جزئی از تیم هستند.
به‌روش‌های فرآیند آنبوردینگ کارمندان دورکار
در اینجا برخی از کارهایی که باید در آنبوردینگ ریموت کارمندان جدید انجام دهید را ذکر کرده‌ایم:
- پیش از اینکه استخدامی‌های جدید شروع به کار در شرکت شما کنند فرآیند انگیجمنت آنها را شروع کنید. یک بسته تبلیغاتی شرکت یا کتاب برای آنها بفرستید که فرهنگ شرکت شما را نشان میدهد و از این طریق کاری کنید کارمندان شما حس کنند پیش از شروع به کار هم جزئی از سازمان شما هستند.
- ارتباطات چهره به چهره را تا جایی که می‌توانید با نرم‌افزار ویدئوکنفرانس انجام دهید. شاید شما میزبان یک جلسه آنبوردینگ، قرار نهار یا ساعت تفریح مجازی باشید.
- در حد امکان استخدامی‌های جدید را به کار بگیرید و با آنها ارتباط برقرار کنید. با روابط خود در آنها حس تعلق ایجاد کنید و برای آنها فرصتی برای کار با سایر اعضای تیم را فراهم کنید.
- فرهنگ شرکت خود را برای استخدامی‌های جدیدتان معرفی کنید؛ چه از طریق جلسات نهار و ساعت تفریح مجازی چه از طریق بازی‌ها و رقابت‌های آنلاین. از یک برنامه مربیگری استفاده کنید تا استخدامی‌های جدید با شرکت و فرهنگ آن آشنا شوند.
- از تکنولوژی‌های ضروری مثل پایگاه‌های دانش و سیستم‌های مدیریت یادگیری استفاده کنید تا اطلاعات را در اختیار استخدامی‌های جدید خود قرار دهید.
هنگام آنبوردینگ ریموتِ کارمندان از چه چیزهایی باید خودداری کنید؟
ما در آنبوردینگ کارمندان مسیر درستی را طی کرده‌ایم؛ بنابراین اکنون به برخی مواردی که باید از آنها خودداری کنید می‌پردازیم:
گمان نکنید روشی که شما برای آنبوردینگ کارمندان جدید به کار گرفته‌اید، تنها روش درست است. آماده تغییر باشید و استراتژی آنبوردینگ جدیدی خلق کنید که در فضای دورکاری، کار کند. فکر نکنید که مدیران فعلی شما می‌دانند چگونه با استفاده از ابزارهای ریموت آنبوردینگ را انجام دهند. بر روی آموزش نیروی انسانی سرمایه‌گذاری کنید تا مطمئن شوید همه کارکنان می‌دانند که چه انتظاری از آنها می‌رود.
در اِعمال استراتژی آنبوردینگ ریموت خود تأخیر نکنید. اکنون زمان عمل است. کسانی را که اخلاق کاری مستقل و قدرتمندی ندارند استخدام نکنید. شما برای انگیزه دادن به آنها درکنارشان نخواهید بود بنابراین آنها باید کارمندانی متعهد باشند که به فرد منتور دیگری چندان نیاز نداشته باشند. با وجود تمامی این موارد اگر باز هم نیاز دارید بیشتر در مورد آنبوردینگ بخوانید، توصیه میکنم مقاله 6 راه برای آموزش و همراه کردن کارمندان تازه وارد به تیم. را مطالعه کنید.
نتیجه‌گیری😊
توانایی یک پایگاه دانش در کمک به آموزش کارمندان جدید و سرعت بخشیدن به آنها را نادیده نگیرید. پایگاه دانش را با یک سیستم مدیریت یادگیری و نرم‌افزار ویدئوکنفرانس ترکیب کنید تا تجربه آنبوردینگی که استخدامی‌های جدید لایقش هستند را به آنها ارائه دهید. کووید 19 چالش‌های زیادی را برای متخصصین نیروی انسانی به وجود آورد؛ اما با نرم‌افزارهای درست شما می‌توانید در برابر چالش‌ها بایستید و استراتژی آنبوردینگ ریموت خود که عملی است را اِعمال کنید. این امر تأثیر مثبتی در نگه‌داشتن کارمندانِ شرکت و بهره‌وری دارد و در زمان و هزینه سازمان شما صرفه‌جویی میکند.
