خواه ناخواه، تیم شما رشد می‌کند و اطلاعات باید به‌جای ماندن در ذهن یک یا چند نفر، در سرتاسر تیم به اشتراک گذاشته شود؛ در همین ضمن مهم است که دانش تیمی به شکلی آگاهانه به اشتراک گذاشته شود. طبق گفته شرکت کلیِر، 97% کارمندان و مدیران اجرایی معتقدند که نبود و یا کمبود اتفاق‌نظر و وحدت بین اعضای تیم، روی نتیجه یک کار یا پروژه تأثیر می‌گذارد. اساساً، همه کارکنان طرز تفکری مشابه شما ندارند یا اینکه اعضای تیمتان نمی‌توانند ذهن شما را بخوانند.
درک دانش تیمی و استفاده مؤثر از آن باعث می‌شود همه کارکنان در کنار یکدیگر کار کنند، با حفظ دانش تیمی تمام اعضای تیم با کمترین امکانات آموزش داده می‌شود و به آنها این امکان را می‌دهد تا در رابطه با پروژه‌هایی که اهمیت بیشتری دارند، به شکل کارآمدتری عمل کنند. به‌علاوه کار دورکار، در طول 5 سال گذشته 44% رشد داشته است. وقتی شما کارمندان دورکار و در درجه اول روابط دیجیتالی را مَدنظر قرار می‌دهید، مستندسازی دانش به اشتراک‌گذاری شده اهمیت ویژه‌ای می‌یابد.
در این مطلب، به این موارد خواهیم پرداخت:
- «دانش تیمی» به چه معناست؟
- چرا به اشتراک‌گذاری دانش اهمیت دارد؟
- چهار گام ساده برای به اشتراک گذاشتن دانش تیمی
«دانش تیمی» به چه معناست؟
بسیاری از ما تاکنون به درک مبهمی از چیستی دانش تیمی رسیده‌ایم، اما بهتر است با یک تعریف مشترک آغاز کنیم.
«دانش تیمی»، به دانشی که بین گروهی از کارمندان جمع‌آوری‌شده است و درک مشترک کارمندان از موقعیت‌ها و راهکارهای ایده‌آل شان است اشاره دارد. همچنین می‌توان گفت: دانشی است که بین گروهی از کارمندان به اشتراک گذاشته می‌شود.
بیایید این مفهوم را تحلیل کنیم. برای نمونه یک گروه را تصور کنید؛ این گروه می‌تواند تیم رهبری مشارکتی، تیم بازاریابی یا کل شرکت باشد. سپس دانشی که در این گروه جمع‌آوری‌شده است را در نظر بگیرید. چه اطلاعاتی را به اشتراک می‌گذارند و چه دانشی ممکن است در حال حاضر خارج از دسترس یکی از افراد گروه قرار داشته باشد؟
در مرحله بعد، نحوه‌ای که تمام افراد آن گروه موقعیت‌های خاص و راهکارهای مشکلات را بررسی می‌کنند، در نظر بگیرید. آیا تمام افراد آن گروه می‌دانند چگونه با مشکلات رایج دست‌وپنجه نرم کنند؟ آیا دانشی درباره فرآیندها وجود دارد که به اشتراک گذاشته‌شده باشد؟
چرا به اشتراک‌گذاری دانش بین همکاران اهمیت دارد؟
شاید فکر کنید اگر فرآیند طی شده توسط اعضای تیمتان یا درک آنها از موقعیت‌های پیش‌آمده کمی با هم تفاوت داشته باشد، مسئله چندان بزرگی نیست. شاید حتی با خود فکر کنید که به اشتراک‌گذاری زیاد دانش، موجب شکل گرفتن تفکر گروهی و ذهنیت «شیوه‌ای که همیشه کارها انجام می‌شوند» می‌شود که به رشد و نوآوری می‌انجامد.
البته که خود تیم به‌تنهایی می‌تواند عامل مؤثری باشد، چرا که هر فرد توانایی‌ها و پیش‌زمینه علمی متفاوتی دارد. اما اگر شما فرصتی برای دانش تیمی ایجاد نکنید، ممکن است نوعی همکاری مؤثر که به ایده‌های خلاقانه و روش‌های عملی بهتر و جدیدتر منجر می‌شود را از دست بدهید. به‌علاوه، مهم است که از خودتان بپرسید: اگر یک عضو تیم، شرکت را برای رسیدن به موقعیت دیگری ترک کند، آیا همکاران وی تلاش می‌کنند تا شکاف‌های دانش به جا مانده را پر کنند؟
وقتی شما دانش تیمی را در اولویت قرار بدهید، نه تنها تمام اعضای تیم خود را آموزش داده‌اید، بلکه به آنها این قدرت را نیز می‌بخشید تا مالک پروژه‌های خودشان باشند و تیم خودتان را در برابر هرگونه رویداد غیرمنتظره‌ای که ممکن است در آینده رخ بدهد، بیمه می‌کنید (مثلاً رفتن کارکنان از شرکت، یا از دست دادن اطلاعاتتان به علت هک شدن)
چگونه می‌توانید دانش را در یک تیم به اشتراک بگذارید؟
درست است که ارتقاء و مستندسازی دانش تیمی اهمیت دارد، اما بیایید به سراغ بخش عملی کار برویم: واقعاً چگونه می‌توانید دانش را در تیمتان به اشتراک بگذارید؟
چه دانش را در یک تیم خاص به اشتراک بگذارید چه در سرتاسر سازمانتان، پایه و اساس اشتراک‌گذاری دانش یکی است: ارتباطات. با ارتقاء فرهنگ مشارکتی و استفاده از ابزارهای ارتباطی درست، فضایی برای اشتراک‌گذاری دانش ایجاد کنید. در مرحله بعد، ضرورت دارد اشتراک‌گذاری دانش را در بستر زمان و مکان مستندسازی کنید. برای اینکه اطمینان حاصل کنید کارمندان دورکار نیز با کتابخانه «دانش تیمی» شما سازگاری دارند، بدون توجه به تعدیل نیرو و در گذشت زمان، به‌طور مداوم کارمندان را آموزش دهید و یک پایگاه دانش اساسی برای تیمتان خلق کنید.
چهار گام ایجاد فرهنگ دانش تیمی
گام اول: فرهنگ ارتباطات را ایجاد کنید.
مبنا و اساس اشتراک‌گذاری دانش تیمی در نام آن نهفته است؛ اشتراک‌گذاری. اگر در شرکت شما فرهنگ شرکتی و داشتن ارتباطات مؤثر تشویق نمی‌شود، یا مرکز همکاری در شرکت شما وجود ندارد، با این موضوع به مشکل بر خواهید خورد. بنابراین برای ساختن فرهنگی شرکتی که اشتراک‌گذاری دانش را تشویق می‌کند، با ارتباطات شروع کنید. برای ایجاد ارتباطات در فرهنگ شرکتتان، باید دانش را به اشتراک بگذارید و اطمینان حاصل کنید که همکاری چند منظوره، نقش‌ها و تیم‌های مختلف را در شرکت بسط می‌دهد. خصوصاً زمانی که شرکت شما در حال رشد است، ضروری است که راه‌های ارتباطی را باز نگه‌دارید تا تیم‌های مختلف بتوانند اطلاعات مهم را به اشتراک بگذارند.
با ایجاد گروه‌های بین دپارتمانی، تشویق کارمندان به حاضر شدن در جلسات مربوطه سایر دپارتمان‌ها یا حتی آموزش بین دپارتمانی، تمام کارمندان را تشویق کنید تا در دپارتمان‌های مختلف با یکدگیر ارتباط برقرار کنند. برای مثال، شما می‌توانید جلساتی با تیم بازاریابی و فروش ترتیب دهید تا تیم بازاریابی بتوانند بیشتر در رابطه با فرآیند فروش اطلاعات کسب کنند و محتوایی را بسازنند که از آن پشتیبانی می‌کنند.
یا جلسه‌ای بین تیم خدمات مشتریان خود و توسعه‌دهندگان برگزار کنید تا نظرات آنان در رابطه با مسیر پیشرفت محصول را بشنوید و آن ویژگی‌هایی که مشتریانتان بیش از همه می‌خواهند را به اشتراک بگذارید. اگر شروع به برقرار کردن این ارتباطات کنید، فضاهایی برای تیمتان به وجود می‌آورید (چه فضای دیجیتالی چه واقعی) تا روابط غیررسمی‌شان را با یکدیگر نیز افزایش دهند.
گام دوم: بر روی ابزارهای اشتراک‌گذاری دانش سرمایه‌گذاری کنید.
مهمترین ابزار اشتراک‌گذاری دانش پلتفرم ارتباطی شماست؛ خصوصاً وقتی با یک تیم دورکار کار می‌کنید. همه ما برای روابط حرفه‌ای به ایمیل نیاز داریم؛ اما گاهی اوقات فرستادن یک پیام یا برگزاری یک جلسه ویدئویی راه بهتر و سریع‌تری برای در ارتباط نگه‌داشتن همه کارکنان تیمتان است. در صورت لزوم برای برقراری تماس تصویری، ابزارهای زوم و یا گوگل میت گزینه‌های مناسبی هستند. اما در صورتی که میخواهید از طریق پیام، با تیمتان ارتباط برقرار کنید، و هم فایل‌ها را به اشتراک بگذارید، تقسیم وظائف کنید و تمام اطلاعات مهمی که از طریق پیامک به اشتراک گذاشته‌شده‌اند را ذخیره کنید، کلیک مایند گزینه‌ای امن و کارآمد است.
توصیه:
وقتی ابزار ارتباطی خود را انتخاب کردید، آن را با سایر برنامه‌هایی که استفاده می‌کنید تلفیق کنید؛ بدین ترتیب، اطلاعات به شکل خودکار بین ابزارهای شما همگام‌سازی می‌شوند. درنتیجه شما دیگر مجبور نیستید اطلاعات را از یک برنامه در برنامه دیگر کُپی کنید. اگر روی ابزارهای درستی برای اشتراک‌گذاری دانش تیمی سرمایه‌گذاری کنید و روابط آزاد را تشویق کنید، می‌توانید فرهنگ به اشتراک‌گذاری دانش را در شرکتتان به وجود آورید.
گام سوم: آموزش مداوم داشته باشید.
دانش تیمی با یک‌پایه مشترک که همه بر سر آن با هم توافق دارند آغاز می‌شود. این امر به معنای ایجاد آموزش مداوم است تا کارمندان جدیدی با توانایی‌های بالقوه به دست آورید که با سایر اعضای تیمتان همکاری می‌کنند.
این موضوع کمی نیازمند برنامه‌ریزی است، اما شما می‌توانید فرآیند آنبوردینگی ایجاد کنید که اشتراک‌گذاری دانش تیمی را تشویق می‌کند. به کارهای مختلفی که شما و تیمتان بر عهده‌دارید بیندیشید؛ به دانش‌پایه‌ای که می‌توانست در آغاز راه به شما یاری برساند و به اصول پایه اینکه محصول یا خدمات شما چگونه هستند. مهمترین بخش چیست؟ وقتی یک برنامه آموزشی سفت‌وسخت طراحی کردید، آن را با مداومت اجرا کنید.
وقتی همه کارکنان درک یکسانی در آغاز کار داشته باشند، می‌توانید بخشی از اضطراب کارکنان تازه‌کار را از بین ببرید؛ اضطرابی که وقتی اطلاعات کافی در مورد شغلشان یا کسب‌وکار شما ندارند، به سراغشان می‌آید. همه ما با این حس آشنا هستیم که سؤالی احمقانه بپرسیم یا بگوییم چیزی را نمی‌دانیم درحالی‌که که حس می‌کنیم باید آن را بدانیم. تصور کنید چقدر قدرتمندانه است تیم فروشی داشته باشید که می‌خواهند بدانند یک محصول دقیقاً چگونه کار می‌کند؛ به‌جای اینکه تظاهر کنند می‌دانند تا زمانی که خودشان سر دربیاورند.
البته موضوع فقط از بین بردن ناآگاهی نیست. اگر همه کارکنان در آغاز کار ذهنیت مشابهی داشته باشند، شما مفروضات را هم کاهش داده‌اید. مفروضات مشکلات موذی هستند که باعث ایجاد شکاف‌هایی در ارتباطات می‌شوند. مثلاً یک کارمند باید بداند یک فرآیند چطور پیش می‌رود یا اینکه کارکنان یک تیم با چه مشکلات مشابهی مواجه‌اند. اگر همه کارکنان را به همین طریق آموزش دهید، به کم کردن این مفروضات کمک می‌کنید تا اعضای تیم‌ها بیشتر بتوانند مسائلی که با آنها روبه‌رو هستند و راهکارهایی که یافته‌اند را بیان کنند.
گام چهارم: یک پایگاه دانش قابل جستجو ایجاد کنید.
و اکنون که اعضای تیم شما مسائل و مشکلاتی که با آنها مواجه هستند را برای شما ذکر کرده‌اند، زمان مناسبی است که تمام آن دانش تیمی را در یک پایگاه دانش گردآوری کنید. پایگاه دانش یک شرکت مکرراً به سمت کادر پشتیبانی هدایت می‌شود. در برخی سازمان‌ها شاید این پایگاه دانش ساخته شود ، در یک شبکه داخلی (اینترانت) قرارگرفته و برای همیشه فراموش شود.
این مطلب نیازمند کمی اراده است اما ساختن یک پایگاه دانش عالی برای شرکت و آسان‌سازی استفاده از آن، یک راه بسیار خوب برای اشتراک‌گذاری دانش تیمی و پاسخ سریع دادن به سؤالات است. به‌علاوه، پایگاه دانش شما ممکن است برای کارمندانی که مستقل‌تر هستند و هم‌زمان با ساعات کاری سایر اعضای تیم کار نمی‌کنند یا ترجیح می‌دهند با خواندن، یاد بگیرند جذاب باشد.کلید موفقیت پایگاه دانش شما این است که رهیابی آن را آسان کنید. اگر برای یافتن پاسخ، باید بیش از چند بار مطلب را جستجو کنید، این‌طور فکر کنید که تیمتان قرار نیست اصلاً به آن مطلب دست پیدا کند.
ایجاد بخش‌های مختلف یا پایگاه‌های دانش متفاوتی برای تیم‌ها
- یک راهنمای بازاریابی که فرآیند و سؤالات رایج مربوط به امور بهینه‌سازی موتور جستجو (SEO)، دستورالعمل‌های طراحی‌شده و خبرنامه های ایمیل را به مسیر درست هدایت می‌کند.
- یک پایگاه دانش برای خدمات‌رسانی به مشتریان که در بردارنده تمام سؤالات رایج مشتریان از شماست.
- یک کتابخانه اسناد فروش که رایج‌ترین سؤالات و اهداف مربوط به فروش را برطرف می‌کند و دربردارنده فهرستی از مطالعات موردی و سایر منابع برای مشتریان است.
این دانش تیمی، فقط در صورتی گسترش می‌یابد که شما اعضای بیشتر و بیشتری برای تیم استخدام کنید؛ بنابراین پایگاه دانش را مرتب به‌روز رسانی کنید. شما می‌توانید تیمتان را تشویق به ارائه پیشنهاد کنید یا از مدیرانتان بخواهید مراقب چت‌ها و پیام‌رسانی‌های اعضای تیم باشند و به دنبال هرگونه راهکار هوشمندانه یا سؤالات پرتکرار بگردند. درنهایت، کاری کنید پایگاه دانشتان به‌راحتی قابل یافتن باشد. در این صورت آن را در عمیق‌ترین لایه‌های عملیات‌های کسب‌وکارتان گنجانده‌اید. اطمینان حاصل کنید که کارمندان جدید در مورد محل و چگونگی استفاده از آن آموزش‌دیده‌اند و وقتی پایگاه دانش بروز رسانی شد، اعضای تیم را در جریان قرار دهید. مطمئن باشید که این کار موجب افزایش بهره‌وری می‌شود.
تشویق کردن اعضا و مستندسازی دانش تیمی
یکی از دشوارترین تحولات، هم‌زمان با رشد یک کسب‌وکار، لزوم به اشتراک گذاشتن دانش بین چندین نفر از اعضای تیم است. هر یک از کارکنان در تیم شما پیش‌زمینه علمی خاص خود را داشتند؛ این همان چیزی است که تیم‌ها را عالی می‌کند. اما همچنین نشانه‌ای برای به اشتراک گذاشتن آن دانش به‌عنوان یک تیم است.
جمع‌بندی 😊
با ارتقاء فرهنگ ارتباطات، سرمایه‌گذاری روی ابزارهای درست، آموزش مداوم کارمندان و مستندسازی دانش تیمی، می‌توانید تضمین کنید که تمام اعضای تیم به دانش موردنیاز برای رسیدن به موفقیت، دسترسی دارند.
