بهره‌وری تیم برای شرکت‌ها در تمام صنایع موفقیت به همراه می‌آورد. وظیفه رهبر تیم این است که به اعضا کمک کند نتایج بهتری را بدون خستگی و دل‌زدگی شغلی به دست آورند. حالا سوال اصلی اینجاست که چگونه می‌توانیم بهره‌وری تیم را افزایش داده و یک جَوّ سالم در محیط کار برقرار کنیم؟
قرص جادویی افزایش بهره‌وری
نویسنده سخت‌کوشی به نام اِدی مورا در اواسط 30 سالگی‌اش، به‌جز اعتیاد به الکل و چند رمان منتشرنشده چیز دیگری نداشت. همسر اِدی زندگی بدبختانه با یک رمان‌نویس ناموفق را رها کرد و ناشر او نیز قصد داشت قراردادش با اِدی را فسخ کرده و او را بدون شغل رها کند. اما اتفاقی عجیب زندگی ادی را تغییر میدهد اِدی یک «قرص جادویی» می‌خورد که او را به شکل حیرت‌انگیزی موّلد و پربار می‌سازد، همه‌چیز ناگهان تغییر میکند. یک‌شب، او رمانی را تمام میکند که بسیار مورد توجه قرار می‌گیرد. با مصرف قرص‌های جدید، زندگی اِدی بهتر شده و در حرفه خود به اوج می‌رسد.
بله درست است این اطلاعات مربوط به شخصیت اصلی فیلم معروف «نامحدود» (2011) است که به خوبی توسط برَدلی کوپِر به تصویر کشیده شده است (اگر این فیلم را ندیده‌اید، توصیه می‌کنیم حتماً آن را تماشا کنید!). اگر این فیلم را دیده باشید، احتمالاً با این فکر مزاحم آشنا هستید که: چقدر بهره‌وری روزانه ما کم است! و چطور باید آن را بیشتر کنیم؟
آیا واقعا راهی برای ایجاد انگیزه و افزایش بهره‌وری هست؟
متأسفانه، هیچ قرص جادویی وجود ندارد که شما و تیمتان را دو برابر آنچه هم‌اکنون هستید، بهره‌ور سازد. البته ناگفته نماند که، کار تیمی باانگیزه، چند توصیه در مورد بهره‌وری و مجموعه‌ای از ابزارهای خاص می‌توانند مثل جادو عمل کنند.
در این مقاله، ما تاکتیک‌ها و توصیه‌های آزمایش‌شده و به اثبات رسیده‌ای را جمع‌آوری کرده‌ایم که کمک می‌کنند بهره‌وری شخصی خود را بهبود بخشیده و بهره‌وری تیمتان را نیز ترقی دهید. ضعف‌های بهره‌وری که هم‌تیمی‌هایتان در حال حاضر با آنها مواجه هستند را بشناسید و آنها را برطرف کنید.
بهره‌وری تیم چیست؟
بهره‌وری تیم، مقدار کار انجام‌شده توسط اعضای تیم در یک بازه زمانی مشخص است. بهره‌وری تیم به مجموعه‌ای از عوامل متفاوت بستگی دارد. اول از همه، بهره‌وری و توانایی‌های تک تک اعضای تیم است. دوم، وضوح و قابل‌دستیابی بودن اهدافی است که به‌طورکلی توسط شرکت و به‌طور خاص توسط رهبر تیم تنظیم می‌شوند. همچنین محیط کار، سطح انگیزه و روابط بین اعضای تیم روی بهره‌وری تأثیر می‌گذارند.
وقتی صحبت از کار تیمی می‌شود، بهره‌وری معمولاً به توصیف کمیّت کار می‌پردازد؛ درحالی‌که اثربخشی، کیفیت را توصیف میکند. بهره‌ور بودن در شرایطی که ساعات کاری طولانی است هیچ‌گونه نتیجه ملموسی به همراه ندارد.همچنین باید به خاطر داشته باشید که بهره‌وری یک معیار نسبی است و نمی‌توان آن را به‌عنوان عاملی برای سودآوری یا درآمد تلقی کرد.
چگونه بهره‌وری را پیگیری و اندازه‌گیری کنیم؟
از آنجا که عملکرد تیمی معیاری نسبی است، هیچ فرمول واحدی برای محاسبه آن وجود ندارد. به همین دلیل است که مدیران معمولاً از معادله کلی بهره‌وری نیروی کار استفاده می‌کنند تا هم بهره‌وری شخصی و هم بهره‌وری تیمی را اندازه‌گیری کنند:
این فرمول بسیار ساده است و درنهایت، شما دقیقاً نخواهید دانست چه چیزی می‌تواند به‌عنوان یک نتیجه کامل در نظر گرفته شود. همبستگی بین کل خروجی و کل ورودی، بیشتر برای شرکت‌های تولیدکننده کالا مؤثر است. از این رو، برای کسب‌وکارهایی که خدمات یا راهکارهای IT فراهم می‌کنند مفید نخواهد بود.
وقتی به دنبال راه‌هایی برای اندازه‌گیری بهره‌وری تیم خود هستید، در نظر داشته باشید که خروجی‌های کلی در تیم‌های مختلف، متفاوت است. عملکرد تیم به مشخصات صنعت شما و اینکه تیم شما دقیقاً در داخل شرکت مشغول انجام چه کاری است بستگی دارد. پس هر چه اعداد دقیق‌تری را کنار هم بگذارید، بهتر است.
چگونه بهره‌وری عملکرد تیم‌های مختلف را اندازه‌گیری کنیم؟
تیم فروش:
بهره‌وری تیم فروش به تعداد فروش‌ها (که بدیهی است)، قراردادهای امضاشده، حساب‌های فعال‌شده و … منتج می‌شود. این ارقام را با تعداد ساعات صرف شده بر روی کار مقایسه کنید.
تیم بازاریابی:
اندازه‌گیری بهره‌وری بخش بازاریابی دشوارتر است. بازاریابی برَندها در مقایسه با فروش‌هایی که ممکن است در آنها ارقام واقعی را مشاهده کنید، یک سرمایه‌گذاری بلندمدت است. در این زمینه، تعداد مشتریان و کسانی که از طریق کانال‌های مختلف بازاریابی هدایت‌شده‌اند (رسانه‌های اجتماعی، اَدوُردز-سیستم تبلیغاتی گوگل- نامه‌های ارسال‌شده، خبرنامه‌ها و غیره…) را پیگیری کنید.
تیم پشتیبانی مشتریان:
بهره‌وری تیم پشتیبانی، بر اساس تعداد مسائل و مشکلاتی که در یک دوره زمانی خاص برطرف می‌شوند، اهمیت پیدا میکند.
13 روش برای افزایش بهره‌وری تیم در حال حاضر
در این مقاله، ما 13 مورد از ساده‌ترین و مؤثرترین روش‌های ارتقاء عملکرد تیم شما را جمع‌آوری کرده‌ایم. هر چه بیشتر از آنها در کار روزمره خود استفاده کنید، زودتر به نتایج قابل اندازه‌گیری در بهره‌وری دست خواهید یافت.
تفویض مسئولیت‌ها.
حتی اگر شما فردی ماهر با توانایی‌های برجسته باشید، یک روز تنها 24 ساعت است. این بدان معناست که نمی‌توانید تمام کارها را به تنهایی انجام دهید (مگر اینکه هِرماینی گرینجِر-شخصیت مجموعه فیلم هری پاتر- باشید یا کارها را نصفه و نیمه به اتمام برسانید). از اینکه به اعضای تیمتان مسئولیت‌هایی محول کنید نترسید. با این کار، شما بهره‌وری شخصی را افزایش داده، زمان بیشتری برای امور مهم ذخیره می‌کنید و اعتماد خود به تیم را نشان می‌دهید. چراکه در غیر اینصورت، اصلاً به چه دلیلی این افراد با استعداد را استخدام کرده‌اید؟
به کارمندان خود گوش دهید.
به گزارش Salesforce کارمندانی که می‌دانند صدایشان شنیده می‌شود، 4.6 برابر انگیزه بیشتری برای عملکرد بهتر در کار خود دارند. ملاقات‌های دسته جمعی و شخصی با کارمندان خود ترتیب دهید و به ایده‌ها و بازخوردهای آنان در رابطه با پیشرفت‌های جدید و جَو محیط اداره گوش فرا دهید. البته به یاد داشته باشید که ملاقات‌های متعدد و وقت‌گیر می‌توانند بهره‌وری شخص و تیم را از بین ببرند.
اجازه دهید کارمندان زمانی برای استراحت داشته باشند.
استراحت منظم در طول یک روز کاری اهمیت دارد. اگر اعضای تیم شما مدام مشغول کار باشند ممکن است احساس خستگی کنند؛ که بر روی بهره‌وری و انگیزه بلندمدت آنها تأثیر می‌گذارد. یک‌راه حل ساده، تشویق اعضای تیمتان به استراحت پس از هر 45 تا 60 دقیقه هست. ممکن است این موضوع امری ضد تولید به نظر بیاید، اما به کارمندان اجازه میدهد دوباره انرژی بگیرند تا هنگام بازگشت به کار بتوانند بهتر تمرکز کنند.
نیل تاپاریا، که راه اندازی بازی کارتی solitaire را بر عهده دارد، ساعات استراحتش با بازی کردن پیوندداده است. نیل تیمش را تشویق میکند به‌طور منظم استراحت کنند و در حین استراحتشان، بازی‌هایی مثل solitaire را بازی کنند. او توضیح میدهد: «تیم ما واقعاً عاشق این کار است. انجام بازی‌های سرعتی، یک‌راه عالی برای رفع خستگی و خوش‌گذرانی در طول روز کاری است. شاهد بوده‌ام که تیم ما با این کار توانسته است بهتر تمرکز کند و بهره‌وری خود را به مدت بیشتری حفظ کند.»
وفاداری ایجاد کرده و روابط موثر با اعضا را تقویت کنید.
دانستن این حقیقت که از کار شما قدردانی می‌شود، رضایت و انگیزه زیادی به همراه می آورد؛ درست است؟ و رضایت حرفه‌ای به بهره‌وری بیشتر منجر می‌شود. پس در تعریف کردن از کار خوب تیمتان، تردید نکنید. و البته که تیم شما باید بداند شما چقدر برای کار آنها ارزش قائلید. به یاد داشته باشید: رئیس خوب بودن، یعنی کارمندان نیازمند حمایت یا حتی دلسوزی به‌جا از جانب شما هستند.
ارتباطات مؤثر و آزاد را سازمان‌دهی کنید.
روابط آزاد و واضح برای انجام یک کار موفق و مولد (بهره‌ور) حائز اهمیت است. کمبود روابط بین بخش‌ها یا حتی روابط داخل یک تیم، می‌تواند منجر به شکاف‌هایی در محصول نهایی و ضررهای مالی برای شرکت شود. اطمینان حاصل کنید که روندهای به اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌ها، افکار و ایده‌ها و همچنین همکاری بین اعضای تیم به نرمی پیش روند.
انگیجمنت کارمندان را افزایش دهید.
بر اساس تحقیقات گالاپ، کسب‌وکارهای با انگیجمنت بالا، 17% رشد بهره‌وری و 21% سودآوری بیشتری دارند. به همین دلیل است که موفق‌ترین شرکت‌ها مشتاق‌اند انگیجمنت کارمندان را در مرکز استراتژی کسب‌وکار خود قرار دهند.چرا که کارمندان موثر و کارا سود بیشتری را به سازمان ارائه می‌دهند. آیا کارمندان شما از انگیجمنت بالایی برخوردار هستند؟
نقاط قوت و ضعف کارمندان خود را بشناسید.
شناخت نقاط قوت کارکنان، به شما کمک میکند تا کارهای مناسب را بر عهده آنها بگذارید. و دور کردن آنها از جریان کاری نامناسب، به شما کمک میکند با بهره‌وری کم مقابله کرده و از خستگی و دل‌زدگی حرفه‌ای جلوگیری کنید. کارمندان خود را بشناسید و وظایفی بر عهده آنها قرار دهید که بتوانند از تمام توان خود برای آن استفاده کنند. بدین صورت، شما بهره‌وری اعضای تیم را افزایش‌خواهید داد.
اهداف قابل‌دستیابی تعیین کنید.
هیچ‌چیز انگیزه‌بخش‌تر از دانستن این حقیقت نیست که شما هر روز به هدف نهایی خود نزدیک‌تر می‌شوید. در بهترین حالت، کارمندان شما باید هم از اهداف شرکت و هم از اهداف شخصی خودشان آگاه باشند. اهداف بلندمدت کسب‌وکار باید به نقاط عطف قابل‌دستیابی تقسیم شوند. در غیر این صورت، شما ریسک بهره‌وری پایین تیم را به جان خریده‌اید که ناشی از ناتوانی در اندازه‌گیری نتایج کار و تلاش است. برای هر چه بهتر و اصولی‌تر انجام دادن این کار می‌توانید از تعیین اهداف با متدولوژی OKR کمک بگیرید.
فرصت‌هایی برای آموزش و یادگیری فراهم کنید.
حتی سخت‌کوش‌ترین افراد هم به علت کمبود دانش، در بهبود عملکرد خود شکست می‌خوردند. این امر به معنی غیرحرفه‌ای بودن آنها نیست؛ موضوع این است که تکنولوژی‌ها، محصولات و راهکارهای جدیدتر و پیشرفته‌تری که هر ماه ظاهر می‌شوند، و تسلط بر آنها و به کار گرفتنشان در کار هر روزه، به‌شدت روی بهره‌وری تیم تأثیر می‌گذارد. بگذارید کارمندانتان چیز جدیدی یاد بگیرند. چه کسی می‌داند؛ شاید کلید بهره‌وری بیشتر، جایی در آن سوی دیوارهای ادارتان قرار داشته باشد.
نیازی به جلسات مداوم با کارمندان نیست.
جلسات و ملاقات‌ها به‌عنوان یکی از زمان‌برترین عوامل در طول یک روز کاری محسوب می‌شوند. از یک‌سو، به بروزرسانی‌ها و یافتن راهکارهایی برای مسائل پیچیده کمک میکند. از سوی دیگر، تکرار جلسات باعث حواس‌پرتی از کار می‌شود؛ خصوصاً زمانی که کارکنان از موضوع بحث خارج می‌شوند و دلیل واقعی جلسه را از یاد می‌برند. هاروارد بیزنس ریویو 182 مدیر ارشد را در تعدادی از صنایع موردتحقیق قرارداد و 65% معتقد بودند که جلسات مانع کامل کردن کارشان می‌شود. درحالی‌که 71% فکر می‌کنند جلسات روزانه غیر مولد (بدون بهره‌وری) هستند.
وقتی خواستید جلسه بعدی با تیم خود را برنامه‌ریزی کنید از خودتان بپرسید: آیا واقعاً لازم است حواس تمام آن کارکنان از کاری که در حال انجام دادنش هستند، پرت شود؟ برای وقت کارمندانتان ارزش قائل باشید. جلسات را کوتاه کنید و تنها کسانی را دعوت کنید که واقعاً درگیر موضوع هستند.
مراقب زمان باشید.
وقتی صحبت از بهره‌وری تیم باشد، زمان باارزش‌ترین منبع است. اگر زمان را به‌درستی اندازه‌گیری نکنیم، دقیقاً نخواهیم دانست که در طول روز کاری، چند ساعت را هدر داده‌ایم. به همین علت هم داشتن یک برنامه زمان بندی درست برای کنترل عملکرد تیم ضروری است. این برنامه باید در پس‌زمینه به‌طور خودکار پیگیر زمان و فعالیت‌های کامپیوتری باشد تا از اختلالات غیرضروری جلوگیری کند. علاوه بر این، بررسی کنید که آیا محدوده گسترده‌ای از گزارش‌ها را ارائه میدهد تا برای شما بینشی جزئی در رابطه با ظرفیت کارمندان فراهم کند.
محیط کاری مثبتی ایجاد کنید.
باور این امر که محیط کار می‌تواند مانعی برای رشد شرکت باشد سخت است. چرا که بعضی از اتفاقات در لایه پنهان و روابط پشت پرده کاری اتفاق می‌افتد.اتفاقاتی مانند سروصداهای پیاپی، صحبت‌های اختلال ایجادکننده و حتی شایعات بر روی بهره‌وری تیم تأثیر منفی می‌گذارند. پس اگر رئیس هستید، جَو محیط را برای انجام کار، مولد (بهره‌ور)، دوستانه و مفید نگه‌دارید.
نمونه خوبی از یک رهبر باشید.
نیازی نیست میراندا پریستلی (فیلم شیطان پرادا می‌پوشد) یا بادی آکِرمَن (شنا با کوسه‌ها) باشید تا کاری کنید که کارکنان عملکرد مفیدتری داشته باشند. در حقیقت کاملاً برعکس است؛ برای تشویق کارکنان به عملکرد بهتر شما باید به یک نمونه برجسته از یک رهبر متفکر تبدیل شوید. مسئولیت‌ها را مدیریت کنید، با آنها گپ بزنید، کمکشان کنید، به آنها یاد دهید، حمایتشان کنید و به آنان انگیزه ببخشید. مهارت‌های عالی مدیریت زمان و سطح بالایی از حرفه‌ای بودن را از خود نشان دهید. همیشه قدردانی خود از کار تیمتان را ابراز کنید و منتظر دیدن نتایج این اقدامات باشید.
چیزهایی که هرگز نباید انجام دهید.
برای ایجاد سطح بالایی از بهره‌وری در تیم و شکل گیری جَوّی سالم در اداره، بهتر است از موارد ذیل خودداری کنید:
- تحمیل فشار بر کارمندانتان
- انتقاد کردن (خصوصاً در جمع)
- داد زدن (هرگز و تحت هیچ شرایطی)
- نشان دادن ناامیدی‌تان
- مجبور کردن کارکنان به‌اضافه کاری در شرایطی که توانش را ندارند.
- مخالفت شدید با معوق کردن امور
نتیجه گیری:
همانطور که در ابتدا هم به آن اشاره شد هیچ جادو و قرصی برای افزایش بهره‌وری تیم وجود ندارد و تنها این ممارست و رعایت اصولی است که به تجربه برای شرکت‌ها ثابت شده است. از طرفی ابزارهایی هم وجود دارد که به تیم و یا شرکت شما برای رسیدن به نتیجه مطلوب کمک میکند، از این بین کلیک‌مایند نرم‌افزاری است که با مدیریت محتوا و اطلاعات در جریان تیم کمک میکند تا تجربه متفاوتی از بهره‌وری را شاهد باشید.
