ویکی سازمانی در مقایسه با پایگاه دانش، چه تفاوتهایی دارد!؟

تفاوت اساسی بین ویکی سازمانی و پایگاه دانش

ویکی سازمانی یا شرکتی نوعی نرم‌افزار مدیریت دانش است: به عبارتی یک منبع قابل به‌روزرسانی از اطلاعات داخلی شرکت است. ویکی سازمانی یک دیتابِیس مرکزی مملو از محتوای خاص کسب‌وکار شماست که می‌تواند توسط اعضای تیم شما ساخته یا ویرایش شود. ویکی‌های شرکتی توسط کارمندان مورد استفاده قرار می‌گیرند تا با همکاری یکدیگر اطلاعات شرکت را ساخته و به اشتراک بگذارند. ویکی می‌تواند تعداد زیادی مشارکت‌کننده داشته باشد و حجم عظیمی از اطلاعات را ذخیره کند. از آن‌طرف، پایگاه دانش یک کتابخانه سِلف سِرو (خود خدمت) از اطلاعات مهمی در رابطه با کسب‌وکار شما، محصولات، خدمات و فرایندهای آن است. پایگاه دانش می‌تواند فقط در اختیار اعضای داخلی باشد و در دسترس تمام مشتریان؛ درهرصورت محتوا فقط توسط نویسندگان منتخب، تولید و ویرایش می‌شود.

ویکی سازمانی/ شرکتی چیست؟

اگر با نحوه عملکرد ویکی‌پدیا آشنایی دارید (تولید محتوای جدید و ویرایش برای همگان آزاد است)، اصول اولیه چیستی ویکی سازمانی را می‌دانید. در ویکی سازمانی به‌جای اینکه به همه افراد قابلیت دسترسی و ویرایش آن را بدهد، فقط به کارکنان شرکت این اجازه را می‌دهد. ویکی سازمانی یک دِیتابِیس مرکزی است که در آن مجموعه‌ای از کارمندان می‌توانند محتوای مربوط به فرایندهای شرکت، پروژه‌ها، محصولات و خدمات آن را ارائه کرده و یا ویرایش کنند.

هدف شرکتی که از نرم‌افزار ویکی استفاده می‌کند ایجاد فضایی برای متخصصان در زمینهٔ های مختلف است. (از اطلاعات مشتریان گرفته تا فرایندهای خاص آموزشی و مدل‌های قیمت‌گذاری درگذشته و حال)، تا اطلاعات به‌طور مرتب، افزوده و ویرایش شوند و به‌راحتی توسط سایر کارمندان قابل جستجو باشند. این امر، مدت‌زمانی که کارمندان برای جستجو و یافتن پاسخ سؤالاتشان طی می‌کنند را کاهش می‌دهد.

فواید ویکی‌های شرکتی

ویکی سازمانی/ شرکتی کارمندان را قادر می‌سازد تا به نفع کل کسب‌وکار، اطلاعات را به‌سرعت و آسان به اشتراک گذاشته، به‌روز رسانی کرده و جستجو کنند. زمانی که افراد دانش تخصصی خود در یک زمینه خاص را با یکدیگر به اشتراک می‌گذارند، آن دانش بدون جستجوهای وقت‌گیر، در اختیار فرد بعدی که به آن نیاز داشته باشد قرار می‌گیرد. سایر فواید آن شامل:

دانش حفاظت‌شده:

هرچقدر کارمندان شما دانش بیشتری داشته باشند، می‌توانند به نحو مؤثرتری به مشتریان خدمات‌رسانی کرده و نقش کاری خود را ایفا کنند. در ویکی شرکتی، داشتن یک نقطه مرجع برای مشکلات خاص مشتریان، سؤالات مربوط به فرایند یا جزئیات قیمت‌گذاری می‌توانند زمان و انگیزه زیادی را برای کارمندان حفظ کند.

نقطه جستجوی متمرکز:

اطلاعات مهم شرکت طبیعتاً در دفترچه‌های راهنما، وب‌سایت‌ها، کتابچه‌های فنی، ایمیل‌ها، مکالمات ضبط‌شده و حتی در ذهن کارمندان شما پراکنده‌شده است. ویکی سازمانی می‌تواند تمام این دانش را در یک موقعیت قابل جستجو گردآوری کند.

صرفه‌جویی در زمان:

ساده‌سازی و اثربخشی اطلاعات و داشتن یک منبع واحد از اطلاعات درست، نه‌تنها قدرت عملکرد مستقل کارمندان را افزایش می‌دهد بلکه به آن‌ها در صرفه‌جویی در زمان نیز یاری می‌رساند. به‌جای اینکه مجبور باشید از طریق کانال‌های متنوع از کارمندان سؤالات متعددی در این مورد بپرسید که سیاست رسمی شرکت شما وقتی مشکلی کلی یا خاص به وجود می‌آید چیست، ویکی سازمانی می‌تواند پاسخ سؤالات رایج را جمع‌آوری کند و تیم شمارا قادر سازد تا با سرعت و اعتمادبه‌نفس به‌پیش روند.

از بین رفتن سردرگمی:

ضمن تکامل یافتن شرکت شما، یک ویکی شرکتی که خوب حفظ‌شده است، به حذف سردرگمی در رابطه به نسخه‌های قدیمی اسناد که ممکن است منسوخ‌شده باشند کمک می‌کند. مؤسساتِ در حال رشد معمولاً روش انجام کارها یا شیوه جمع‌آوری دانشِ بیشتر، در زمینه‌های خاص را تغییر می‌دهند. استفاده از یک ویکی شرکتی به‌عنوان منبع واحد اطلاعات درست تضمین می‌کند که تیم شما در هر زمانی، به دقیق‌ترین و بروزترین اطلاعات حول موضوع موردنظر دسترسی دارد.

افزایش مشارکت:

ویکی شرکتی اعضای تیم را تشویق می‌کند تا آنچه آموخته‌اند را باهدف بهتر ساختن کسب‌وکارتان به اشتراک بگذارند. در این صورت، ممکن است کارمندان انگیزه همکاری در این موفقیت مشترک را پیدا کنند و افرادی که از این محتوای بالقوه پیوند یافته استفاده می‌کنند به مشارکت‌کنندگان در پروژه‌های آینده تبدیل شوند.

منابع لینک‌شده:

توانایی لینک‌کردن محتوای تولیدشده توسط کاربر در ویکی شرکتی، برای جستجوگر، گستره عمیق‌تری فراهم می‌کند. جستجوگران می‌توانند در رابطه با یک موضوع خاص بیشتر بیاموزند و یا اطلاعاتی که در بیش از یک حوزه موردبحث قرار می‌گیرند را تصدیق کنند.

چالش‌های ویکی‌های شرکتی مرسوم

برای ساختن یک ویکی شرکتی کارآمد، تشکیل یک تیم جلب مشارکت ضروری است. چرا؟ چون شما به مشارکت‌کنندگان منظمی نیاز دارید که اطلاعات مفید و کافی به منبع ذخیره داده اضافه کنند. و به کارکنانی محتاجید که در صورت نیاز به تازه‌سازی(رفرش)، محتوا را بروز رسانی و ویرایش کنند. برخی چالش‌هایی که ممکن است شرکت‌ها حین جلب مشارکت این ویکی‌های مرسوم با آن‌ها مواجه شوند عبارت‌اند از:

عامل کار اضافی:

کارمندان باید دانش را در اختیار ویکی قرار دهند؛ حتی اگر این امر بخشی از وظیفه اصلی آنان نباشد. تولید و ویرایش محتوا برای یک ویکی زمان‌بر است؛ به همین جهت ممکن است یک کارمند نخواهد وقت ارزشمند خود را صرف این امر کند. بیانِ این امر که یک ویکی شرکتی قدرتمند و کارآمد، درنهایت در وقت همه افراد صرفه‌جویی می‌کند و انجام کمی کار در حال حاضر، حجم کاری که در آینده موردنیاز خواهد بود را کاهش می‌دهد، یک نکته کلیدی است.

نظارت بیش‌ازحد:

درعین‌حال که رهبران باید بر کیفیت کلی ویکی شرکتی نظارت داشته باشند، هدف این است که ویکی شرکتی باید رویکرد مشارکتی داشته باشد. اگر رهبر تیم از کارمندان بخواهد دقیقاً آنچه می‌توانند یا آنچه نمی‌توانند را به اشتراک گذاشته یا ویرایش کنند، هدف ویکی داخلی از بین می‌رود.

مشکلات راهبردی:

برخی ویکی‌های شرکتی، به‌خصوص آن دسته‌ای که به نرم‌افزارهای قدیمی‌تر متّکی هستند، بسیار پیچیده‌اند و برای جستجوی کاربر، قابل‌مشاهده نیستند. برای غلبه به این مشکل نرم‌افزارهای جدیدتر و ورودی مشارکتی در استراتژی سازمان شما می‌تواند راهگشا باشد.

خارج از جریان کاری:

ویکی‌های مرسوم معمولاً خارج از جریان کاری روزمره شما هستند. این امر به معنای افزودن یک برنامه وب دیگر است که شما را از محلی که در آن مشغول به کار هستید خارج می‌کند. سیستم‌های مدیریت محتوا که با برنامه‌های موجود یکپارچه نیستند به بهره‌وری تیم صدمه می‌زنند. دسترسی آنی به دانش، در حین انجام فعالیت ضروری است؛ خصوصاً برای خدمات‌رسانی مدرن به مشتریان و تیم‌های فروش.

کمبود تجزیه و تحلیل:

ویکی‌های شرکتی مرسوم، بینش چندانی در رابطه با نحوه‌ی استفاده کارمندان از محتوا ارائه نمی‌دهند. این امر به شکاف محتوا منتج می‌شود. یک پایگاه دانش با ابزار تجزیه و تحلیل، به شما اجازه می‌دهد بفهمید که اعضای تیم شما چه چیزی را مکرراً جستجو می‌کنند. با پرده برداشتن از این سؤالاتِ پاسخ داده نشده، شما می‌توانید اشتراک گذاری دانش داخلی خود را قوی‌تر کرده و آن شکاف‌های محتوا را بپوشانید.

پایگاه دانش چیست؟

پایگاه دانش یک منبع آنلاین اطلاعات است که تیم شما می‌تواند هر زمان که بخواهد برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با محصولات شرکت، سیاست‌ها، خدمات و موارد بیشتر به آن دسترسی پیدا کند. این

پایگاه معمولاً آنلاین عمل می‌کند، به شرکت کمک می‌کند تا به شکل مؤثری اطلاعات را جهت استفاده داخلی یا استفاده مشتریان و عموم مردم، جمع‌آوری کرده، طبقه‌بندی و بازیابی کند.

نرم‌افزار پایگاه دانشِ شرکتی، به شرکت‌های سلف‌سرویس برای مشتریان کمک می‌کند؛ درنتیجه کارمندان می‌توانند زمان کمتری برای پاسخ دادن به سؤالات استاندارد صرف کرده و وقت بیشتری روی مشکلات پیچیده‌تر بگذارند. انواع مختلفی از پایگاه دانش وجود دارد. پایگاه دانش داخلی کارمندان را قادر می‌سازد تا اطلاعاتِ مأموریت محرمانه، آموزش‌های مهم، سؤالات پرتکرار (FAQs) در رابطه با جزییات محصولات، روش‌های آنبوردینگ برای کارمندان جدید و موارد دیگر را دریافت کرده و به اشتراک بگذارند.

فواید پایگاه‌های دانش

نرم‌افزار پایگاه دانش مدرن در مقایسه با ویکی شرکتی، مزایای قابل‌توجهی برای کارمندان و کلیّت کسب‌وکار شما به ارمغان می‌آورد.

عملکرد جستجوی سریع و مطمئن:

نرم‌افزار پایگاه دانش در مقایسه با ویکی شرکتی، معمولاً یک موتور جستجوی اسناد پیشرفته‌تر همراه با قابلیت‌های مرتبط با آن ارائه می‌دهد.

ابزارهای ویرایش کاربرپسند:

نرم‌افزار پایگاه دانش به کاربران اجازه می‌دهد محتوا را بدون استفاده از زبان نشانه‌گذار خاص(زبان نشانه گذاری سیستمی برای حاشیه نویسی یک سند است. به روشی که از نظر بصری از محتوای آن قابل تشخیص باشد. این فقط برای قالب‌بندی متن استفاده می شود ، به طوری که وقتی سند برای نمایش پردازش می‌شود ، زبان نشانه‌گذاری ظاهر نمی‌شود.) به‌روز رسانی کنند. تیم نظارت محتوای شما از این نوع گزینش و کنترل تولیدِ سفارشی سود می‌برد. به‌علاوه، هنگامی‌که اعضای تیم شما توانایی ویرایش محتوا را داشته باشند، می‌توانند آن را قابل هضم‌تر و کاربرپسندتر سازند.

توانایی تعریف وظایف و مجوّزها:

با در اختیار داشتن یک پایگاه دانش، شما می‌توانید مجوزهایی صادر کنید که به افراد خاص اجازه تولید و ویرایش انواع موضوعات خاص محتوا را بدهید. این امر، کیفیت محتوا را بالابرده و صحت سنجی را آسان‌تر می‌سازد. همچنین به کاربران اطمینان می‌دهد که اطلاعاتی که پیداکرده‌اند، دقیق و بروز است.

یکپارچه‌سازی تجزیه‌و تحلیل‌ها:

درک بهتری نسبت به محبوب‌ترین و مفیدترین محتوای خود و مکانی که کاربرانتان بعدها به‌سوی آن حرکت خواهند کرد داشته باشید. تجزیه‌و‌تحلیل‌های تعبیه‌شده در پایگاه دانش می‌تواند به شما بینشی در رابطه با مکان‌هایی که در آن‌ها به محتوای بیشتر و پیوندهای بَصَری نیاز دارید ارائه دهد.

یکپارچه‌سازی جریان‌های کاری:

ویکی‌های مرسوم معمولاً خارج از جریان کاری روزمره شما هستند. سیستم‌های مدیریت محتوا که با برنامه‌های موجود یکپارچه نیستند به بهره‌وری تیم صدمه می‌زنند. دسترسی آنی به دانش، در حین انجام فعالیت ضروری است؛ خصوصاً برای خدمات‌رسانی مدرن به مشتریان و تیم‌های فروش. یک پایگاه دانش قدرتمند باید اطلاعات موردنیاز شمارا درست همانجایی که هستید در اختیارتان قرار دهد.

مرور محتوا و صحت سنجی:

عملکرد یک نرم‌افزار پایگاه دانش از شناسایی خودکار محتوای تکراری، منسوخ یا متناقض پشتیبانی می‌کند؛ درنتیجه کاربران می‌توانند آن محتوا را راحت‌تر حذف یا اصلاح کنند و تجربه یک جستجوی بهینه را برای آنان رقم می‌زند.

چالش‌های پایگاه‌های دانش

باوجوداینکه پایگاه دانش در مقایسه با ویکی شرکتی مزایای بسیاری دارد، تأسیس یک پایگاه دانش چالش‌هایی به همراه می‌آورد که با داشتن یک برنامه اجرایی روشن‌بینانه می‌توان آن‌ها را حل‌وفصل کرد:

جلب مشارکت کارمند:

آیا کارمندان، پایگاه دانش جدید شما را فقط به‌عنوان قانونی جدید در شرکت و راهکاری با بازده کوتاه مدت میبینند؟ آیا آن‌ها از روش‌های یافتن و به اشتراک گذاشتن اطلاعات، که جایگزین روش‌های خودشان شده است ناراحت خواهند شد؟

برنامه اجرایی پایگاه دانش شما باید شامل راه‌هایی باشد که شما بتوانید استثنائاتی را برای استفاده از پایگاه دانش، آموزش کارمندان برای نحوه استفاده از آن و پاداش دادن به عملکردهای مثبت قائل شوید.

امنیت پلتفرم:

پایگاه دانش شما فقط به شما تعلق دارد. باید مجوّزهای امنیتی صادر شود تا دانش در اختیار کارمندان درستی قرار بگیرد؛ نه در اختیار رُقبای شما.

دقت دانش:

اطمینان حاصل کنید که پایگاه دانش شما هم قوانینی برای تعدیل و اعتبار سنجی تمام محتوا داشته باشد و هم محتوا را برای بروز رسانی علامت‌دار کند.

منبع:www.getguru.com