به لطف رواج مدل مبتنی بر ابرِ SaaS (سیستم به‌عنوان سرویس)، پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش (KM)، حالا از همیشه آسان‌تر است. راهکارهای مدرن برخلاف پیاده‌سازی‌های فنی که مورد نیاز نسل قبلی نرم‌افزار مدیریت دانش بودند، آپشن‌های ساده‌ای را برای نصب و اجرای این سیستم ارائه می‌دهند که به‌جای ذخیره دانش، برای تسهیل فرایند تسهیم یا به اشتراک‌گذاری دانش طراحی شده‌اند.اگر اطلاعاتی در مورد مدیریت دانش ندارید مقاله سیستم مدیریت دانش چیست؟ را مطالعه کنید.
روند پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش
فارغ از اینکه نیاز شما به پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش، برای یک تیم یا کل سازمان باشد، روند کار یکسان است: شما باید مخاطبانتان را بشناسید، دسترسی همه افراد را به آنچه نیاز دارند، آسان کنید و استفاده از سیستم را برای ایجاد پذیرش بالا نزد کارکنان، در سطح شرکت ترویج دهید. پیاده‌سازی مدیریت دانش در اصلی‌ترین مفهومش، یک رَویه‌ی مدیریت تغییر است اما در عین حال، یک راهکار نیز ارائه می‌دهد؛ زیرا تسهیم دانش، مدیریت تغییر را آسان می‌کند.
راهکار جدید مدیریت دانش در صورتی که به‌درستی پیاده‌سازی شود، باید فرایند دسترسی و به‌روزرسانیِ دانش‌های صریح و ضمنی و ایجاد قابلیت اعتماد را در آنها تسهیل کند؛ ترکیبی که به پذیرش و کاربرد گسترده‌ی آن راهکار منجر می‌شود.
طرح پیاده‌سازی مدیریت دانش
شما فرایند پیاده‌سازی مدیریت دانشتان را برای داشتن بیشترین شانس موفقیت و نرخ بازده طولانی‌مدت، چطور ساختاردهی می‌کنید؟ چه کسانی باید در تیم اجرایی شما حضور داشته باشند؟ کدام فرایندهای کسب‌وکار، تحت تأثیر قرار خواهند گرفت؟ عوامل موفقیتی که باید آنها را بسنجید، کدام‌ها هستند؟
در اینجا نیز مثل هر رویه‌ی دیگری در مدیریت تغییر، لازم است نتیجه دلخواهتان را بشناسید و از آنجا قدم‌به‌قدم پیشرفت را شروع کنید.
1. برای برنامه مدیریت دانش، یک هدف تعیین کنید
قبل از آغاز کار در هر شکلی از مدیریت پروژه، باید نتیجه نهایی مطلوب از فرایند بهبود مدیریت دانش را مشخص کنید. این امر نه‌تنها در چگونگی سنجش موفقیت کمکتان می‌کند، بلکه شما را قادر می‌سازد تا به‌جای موضوع مبهمی مثل «اشتراک‌گذاری بهتر دانش»، روی حل مشکلات خاص کسب‌وکارتان متمرکز شوید.
از خود (و تیمتان) سؤال کنید که «اشتراک بهتر» دانش چه چیزی عایدتان می‌کند؟ کاهش زمان تماس با تیم پشتیبانی؟ وقفه کمتر یا کارایی بهتر؟ افزایش نظم تیم‌ها یا کانال‌های ارتباطی در ابزار Slack؟ اشتراک فرایند اجرای امور؟ همسوسازی سریع‌تر؟ مطمئناً می‌توانید بیش از یک مورد از این مسائل را حل کنید، اما شناسایی همه این مسائل، اولین گام در این مسیر است.
2. تخصیص یک مسئول مستقیم
در حالی که نتیجه نهاییِ ایده‌ی مدیریت دانش باید اشتراک بهتر دانش بین همه افراد سازمان باشد، اما لازم است یک نفر را به‌عنوان تصمیم‌گیرنده نهایی درباره شروع و اجرای استراتژی انتخاب کنید. مشخص کنید که چه کسی در ارتباط با مواردی مانند تعیین نیازمندی‌های فناوری، پیشنهاد انتخاب پلتفرم به مدیر ارشد مالی و همین‌طور تعیین و گزارش معیارهای موفقیت حرف آخر را می‌زند؟ در شرکت‌های کوچک این فرد می‌تواند خودِ مدیر مالی ارشد و در شرکت‌های متوسط می‌تواند بخش IT باشد. شرکت‌های بزرگ‌تر ممکن است برای این منظور به یک مدیر دانش اختصاصی نیاز داشته باشند. خواندن مقاله مدیر دانش کیست و چه وظایفی دارد؟ را مطالعه کنید.
3. استراتژی پیاده‌سازی مدیریت دانش را تدوین کنید
اینجا همان نقطه‌ای است که جنبه مدیریت پروژه و متعاقباً مواردی مثل تاریخ تحویل واقعی، رویدادهای مهم، معیارهای موفقیت و تغییرات قابل انتظار برای فرایندهای تجاری وارد صحنه می‌شوند. آیا در زمان‌های مختلف، تیم‌های مختلفی را ایجاد می‌کنید؟ آیا برنامه آزمایشی خواهید داشت؟ آیا می‌خواهید دانش را از سیستم مدیریت دانش قبلی، به سیستم جدید منتقل و همگام‌سازی کنید؟ آیا فرهنگ سازمانی نیاز به تغییر دارد؟ آیا افراد باید انتظار تغییرات کلی در فرایند مدیریت کیفیت را داشته باشند؟ نقشه راه طولانی‌مدت شما چیست؟
4. تیمتان را برای تغییر آماده کنید
زمانی که همه چیز روشن شد و به تأیید مسئول مستقیم رسید، وقت آن است که دیگران را نیز مطلع کنید. قبل از اقدام کردن و برای حصول اطمینان از مشارکت کافی تیم، از تکنیک‌های مدیریت تغییر بهره بگیرید. با اعضای تیم درباره اهداف تعیین‌شده و همین‌طور تأثیرات مشخصی که سیستم جدید روی کار خواهد گذاشت، صحبت کنید. از به‌کارگیری عبارات انتزاعی و آرمان‌گرایانه‌ای مثل «افزایش کارایی» یا «تسهیم بدون مشکلِ دانش» بپرهیزید. در عوض با آنها درباره مزایای عملی سیستم مدیریت دانشی که قرار است پیاده‌سازی شود، گفتگو کنید.
5. تیمتان را در خصوص سیستم جدید مدیریت دانش آموزش دهید
این کار باید ساده باشد. با توجه به نرم‌افزار KM و پلنی که انتخاب کرده‌اید، ممکن است به یک مدیر موفقیت مشتری دسترسی داشته باشید که در آموزش اعضای تیم به بهترین شکل ممکن کمکتان کند. اگر به چنین فردی دسترسی ندارید، ببینید آیا آکادمی سلف‌سرویس یا اسناد راهنما (مثل جزوات) برای امر آموزش وجود دارد؟ اگر سیستم ساده‌ای مثل یک ویکی در مدیریت دانش داخلی مد نظرتان است، مطمئن شوید همه افرادی که باید محتوا ارائه دهند، می‌دانند که محتوایشان از حیث طبقه‌بندی، در چه قسمت‌هایی باید قرار بگیرد. اگر هم سیستم پیچیده‌تری را پیاده می‌کنید، به اعضای تیم توضیح دهید که چطور قابلیت‌های مختلف آن به صرفه‌جویی در وقت کمک می‌کنند؟
6. پلن اجرا را فعال کنید
زمان راه‌اندازی و اجرای سیستم فرا رسیده! تیمتان را وارد سیستم جدید کرده و استفاده از آن را شروع کنید. معیارهای مرجع نهایی را (که از قبل تعیین کرده‌اید) مد نظر قرار دهید. پیگیری کنید که چه سؤالاتی در ارتباط با سیستم جدید مطرح می‌شوند و از بررسی مداومِ وضعیت کاربران، اطمینان حاصل کنید.
7. به‌کارگیری (پذیرش) سیستم را بسنجید و بهبود دهید
بعد از فاز اجرا، طبیعتاً باید ببینید که سیستم مدیریت دانش چطور عمل می‌کند؟ آیا تحقق نتایجِ از پیش تعیین‌شده‌ای مثل کاهش زمان رسیدگی به تماس، کانال‌های خلوت‌تر در Slack و… را در همان ابتدای فرایند بررسی می‌کنید؟ آیا تعداد نفراتی که از پلتفرم استفاده می‌کنند برای بهبود معیارهای موفقیت، کافی و مناسب است؟ آیا کاربران به‌درستی از پلتفرم استفاده می‌کنند؟ اگر پاسخ این سؤالات منفی بود، درباره ایجاد یک حلقه بازخورد مثبت برای کار با سیستم با مسئول مستقیم صحبت کنید یا برای استفاده درست از سیستم، برای اعضای تیم، تشویقی در نظر بگیرید.
پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت دانش چه زمانی مستلزم تغییر فرهنگ است؟
در نهایت، سیستم KM تنها یک تکه از معماست. اگر کارکنان شرکت شما نسبت به ایده اشتراک‌گذاری دانش، باور مثبتی نداشته باشند، آنگاه ممکن است مجبور شوید که برای تغییر فرهنگ سازمانی تلاش کنید. در برخی موارد، ممکن است پلتفرم مدیریت دانشی که قبلاً در شرکت مستقر بود، تا حدی باعث ایجاد دیدگاه منفی کارکنان شده باشد. اگر آن سیستم مقبولیت زیادی نداشته یا استفاده از آن آسان نبوده باشد، عجیب نیست که کاربران نسبت به تلاش برای حل مجدد مسئله بی‌میل باشند.
اگر می‌توانید، از فروشنده پلتفرم چند مطالعه موردی بخواهید که نشان دهند تیم‌های دیگر چطور توانسته‌اند با استفاده از این راهکار، مشکلات مشابه را حل‌وفصل کنند و در این میان، استفاده از الگوهای محتوایی را نیز مد نظر قرار دهید تا مجبور نباشید کار را از صفر آغاز کنید. در نهایت، پذیرش این ایده که فرهنگ مبتنی بر دانش می‌تواند عملکردهای تجاری و درآمد را افزایش دهد، برای تیم‌های مدیریتی امری مهم و لازم است. بنابراین آنها می‌توانند به‌جای اینکه سیستم مدیریت دانش را یک اولویت اجرایی نازل بدانند، آن را در صدر فهرست اولویت‌ها قرار دهند.
منبع: www.getguru.com
