هر خطا و یا مشکلی که در روند کاری شما وقفه ایجاد کند مسئله است، اما اینکه مسئله ناشی از چه اتفاقاتی است بسیار مهم است. به‌عبارتی کلید اصلی تعریف مسئله، اطمینان از مقابله با مشکل واقعی است؛ به این معنی که شما راه‌حل اصلی مشکل را می‌دانید. برای عمیق‌تر شدن روی مشکلتان، می‌توانید از ابزاری مثل «۵چرا» استفاده کنید. سپس در فیلد مربوط به اتفاق پیش‌آمده مسئله را کاملا شفاف شرح دهید و اجازه ندهید هیچ ابهامی در مورد مسئله باقی بماند.